Prendre soin des bénéficiaires dans le domaine de l’action sociale.

sai Care est aujourd’hui le logiciel action sociale des institutions qui accompagnent des personnes en situation de handicap. Comme l’ensemble des produits sai, il s’appuie sur un corpus commun. Vous y trouvez notamment l’identification des utilisateurs, la gestion fine des droits et l’aide contextuelle. S’y ajoutent les notes libres (textes, images, fichiers) sur n’importe quel enregistrement. Les workflows et les procédures métiers restent quant à eux personnalisables.

À cela s’ajoutent ensuite la génération de vues et de listes, l’export Office et un système de templating. Vous disposez aussi de la gestion des tâches automatiques, de la configuration personnalisée et des fiches d’enregistrement. La gestion multi-sociétés et un dashboard paramétrable complètent enfin ce socle. Ce socle commun fait donc la robustesse d’un logiciel action sociale.

Le dossier du bénéficiaire forme en effet le pilier du CRM. Des thèmes et des pages paramétrables le constituent ensuite, en coordination avec les autres modules. Certaines pages restent uniques, tandis que d’autres sont multiples ou datées. Le système conserve ainsi toutes les données et les utilisateurs les exploitent selon leurs besoins.

Le dossier contient également l’historique de chaque bénéficiaire, son environnement et les intervenants associés. Vous y suivez notamment les dates des contacts, les dossiers et les événements notables. Un carnet d’adresses centralisé complète l’ensemble, avec une connexion directe aux modules financiers, RH et portails.

Le gestionnaire dispose désormais de toutes les pages nécessaires au bon traitement des données. Le journal de bord collaboratif côtoie donc des rapports, de la simple description administrative au suivi méthodologique complexe. Au-delà de la simple génération de courriers, sai intègre la création et la modification de documents par glisser-déposer. Le lien avec Microsoft Word reste d’ailleurs direct. Vous concevez ainsi des modèles personnalisés : lettres types, listes, fiches, étiquettes, statistiques, rapports. Ces modèles s’ajoutent aux documents officiels et restent modifiables à tout moment.

La mise en place de flux dépend en pratique de la situation ou de l’état du dossier. Les utilisateurs décrivent ensuite toutes les étapes de la vie du bénéficiaire et les attribuent à des rôles. Le suivi reste détaillé, notamment via les pages, le journal de bord et les rapports. Ce journal regroupe par ailleurs des événements paramétrables : incidents, accidents, hospitalisations. Une notion de temporalité garantit la traçabilité complète. Concrètement, en cas de changement de date de retour, le système génère automatiquement un e-mail aux acteurs concernés.

L’utilisateur définit aussi des prestations, par exemple un atelier à places limitées. Une comparaison en temps réel affiche ensuite les places restantes, les statuts et les dates d’acceptation. La prestation acceptée s’intègre automatiquement dans les plannings. Une demande refusée reste en revanche en attente, et le système en conserve les données.

Tous les intervenants internes ou externes figurent dans une base d’acteurs centralisée : médecin, assistant socio-professionnel, ergothérapeute, responsable administratif. sai admet plusieurs acteurs de même type et en conserve l’historique. Une table unique à rôles multiples permet ainsi qu’un acteur soit à la fois père, tuteur et médecin. Vous mutualisez par ailleurs les acteurs entre les sites, en ne rendant visibles que certaines informations.

Dans un logiciel action sociale, le planning de type agenda intègre d’abord les besoins spécifiques du bénéficiaire : rendez-vous, prestations. Après réalisation, ces événements s’ajoutent automatiquement à son journal. Vous obtenez ainsi une vision complète des prestations passées et à venir. L’agenda se partage en outre avec le bénéficiaire et le lieu concerné. Il reste également consultable en mobilité par sujet, période ou bénéficiaire.

De multiples ressources s’intègrent également à la planification : acteurs, salles de réunion, ateliers, résidences, lieux d’accueil de jour, bus. La gestion centralisée optimise dès lors leur utilisation, évite les conflits et alimente la facturation.

Le système conserve en effet les admissions sous forme de dossiers simplifiés. Vous suivez ainsi la traçabilité des inscriptions, les statistiques et l’anticipation des arrivées, des départs et des mutations. La mise à jour des listes d’attente suit automatiquement. Une demande validée devient enfin un dossier effectif.

La comptabilité personnelle gère par ailleurs le budget de chaque bénéficiaire : allocations, subventions, revenus, dépenses catégorisées. Des rapports adaptés accompagnent ce suivi, avec un accès sécurisé pour les encadrants et les tuteurs légaux. Le tout respecte évidemment les obligations réglementaires de l’action sociale.

Sur le terrain, le badgeage des bénéficiaires (tablette ou smartphone) gère les présences et les activités en temps réel. Il alimente ensuite directement la facturation. Le personnel accède ainsi au dossier : informations de base, intervenants, planning, santé. Le journal de bord et le planning court, moyen et long terme restent également accessibles. Pour les employés itinérants, l’application alimente le calcul du salaire (trajets, validation des rendez-vous) et optimise les itinéraires.

Le logiciel action sociale de sai dispose en outre d’un portail web pour les personnes extérieures à l’institution : bénéficiaires, entourage, tiers payants. Le déploiement s’adapte à chaque client. Un portail de demandes d’admission conserve les dossiers simplifiés, puis édite statistiques et prévisions. Le portail demandeur offre quant à lui une gestion évoluée des missions personnelles ponctuelles aux bénéficiaires et aux tiers payants.

Le système d’archivage générique et de compilation centralisée gère notamment les périodes de rétention. Il garantit la conformité avec les lois en vigueur, souvent spécifiques selon les bénéficiaires accompagnés. L’Office fédéral des assurances sociales en rappelle d’ailleurs le cadre. L’utilisateur applique deux niveaux d’archivage : niveau 1, suppression des données sensibles ; niveau 2, anonymisation des informations personnelles identifiables. La fiche d’enregistrement permet également de récupérer toutes les données, documents inclus, au format zip. Un mécanisme de signature électronique horodate enfin les PDF générés pour en garantir l’intégrité.

La facturation suit toujours un plan paramétré lors du déploiement. Ce plan se relie à la planification théorique et effective des prestations du bénéficiaire, rétroactif compris. Les utilisateurs visualisent et saisissent aussi les factures débiteurs, en complément de la génération automatique. Ils les éditent, puis les envoient par e-mail ou les impriment. Tout s’intègre dès lors à la comptabilité financière et analytique. La gestion couvre également les débiteurs et les postes ouverts, avec encaissement manuel ou automatique des QR-factures. Les rappels et les notes de crédit font partie du module.

Le suivi des fournisseurs gère les créanciers et leurs adresses de paiement. Il couvre aussi l’automatisation des ordres de paiement, les conditions de règlement et les clés de répartition financière et analytique. Le scanning en masse des factures complète ce module. La paie s’appuie par ailleurs sur le plan de salaire Swissdec. Elle génère les bulletins, transmissibles par e-mail, ainsi que les paiements au format XML ISO 20022. Les certificats de salaire officiels suisses en font également partie. La comptabilité générale, financière et analytique couvre enfin plan comptable, écritures, bilan, grand livre, budgets et comparaisons annuelles.

Les modules RH couvrent quant à eux tout le parcours du collaborateur. Le dossier employé regroupe notamment l’identité, les contrats multiples, les présences, la situation familiale et fiscale. Il inclut également les assurances LPP, AVS et CAF, les impôts à la source, les salaires, les compétences et les formations. S’y ajoutent la planification et le décompte des temps, puis la gestion des absences, des vacances et des incapacités. Un portail employé en self-service complète enfin l’ensemble.

La gestion électronique des documents (GED) fonctionne par ailleurs de façon décentralisée. Elle accueille notamment les documents entrants et sortants liés au métier, à la finance et aux RH. Vous les déposez n’importe où dans l’application, puis le système les indexe pour une recherche rapide. S’y ajoutent par ailleurs les processus de transmission, les notifications par e-mail et des droits basés sur les pages. Un second niveau de GED permet enfin le scanning en masse des factures fournisseurs. Voyez également le détail de notre solution pour les institutions du handicap. Un logiciel action sociale doit en effet coller au quotidien de vos équipes, jamais l’inverse.