Tous les acteurs de la régie, sur un même portail.

Une régie vit d’abord de la confiance de ses mandants. Le portail propriétaire de sai Estate leur ouvre donc un accès web, partout et à tout moment. Propriétaires, copropriétaires, collaborateurs, techniciens et locataires relèveront d’ailleurs à terme du même outil. Chacun y retrouve, selon ses droits, les informations et les documents qui le concernent. En toute transparence : l’espace propriétaire fonctionne aujourd’hui, tandis que les autres figurent sur notre feuille de route.

Le portail propriétaire, disponible aujourd’hui

Le propriétaire reste évidemment le principal client de la régie. Lui offrir un portail riche en données crée donc un lien supplémentaire avec la gérance. Cela facilite également de nouvelles acquisitions. Par un simple accès web, il consulte et valide en mobilité les états que vous publiez pour lui. La porte d’entrée reste toujours la même : un dashboard des statistiques de son patrimoine.

Le détail des immeubles, des objets et des baux

Chaque immeuble se consulte individuellement, avec son adresse, son propriétaire et son début de mandat. Vous y trouvez également la date et la valeur d’achat, puis les dates de construction et de rénovation. La typologie suit : logements, locaux commerciaux, caves, arcades, parkings et niveaux. Les données techniques, à savoir le cadastre et les parcelles, complètent le tableau. Les documents d’assurance y figurent aussi. Le gérant et le concierge assignés apparaissent enfin avec leurs coordonnées.

Les écritures immeubles affichent tous les produits et toutes les charges. Vous y lisez la date, le fournisseur, le détail et le montant, puis vous téléchargez la facture en PDF. Chaque objet loué se détaille ensuite : type, étage, nombre de pièces et surface. Le locataire apparaît alors avec son bail, son loyer et ses charges. Le bail précise l’entrée en vigueur, l’échéance, le mois de renouvellement et celui de résiliation. Les objets non loués restent signalés, avec leur date de début de vacance.

Des documents à jour, exportables quand vous voulez

Écritures immeubles, décompte propriétaire, bouclement des locations et états locatifs existent en PDF. Ils restent toujours à jour jusqu’au dernier trimestre. Vous exportez par ailleurs l’essentiel vers Office ou OpenOffice, à la volée. Chaque nouvel événement déclenche enfin un e-mail, pour que le propriétaire accède directement à la webapp.

Sur la feuille de route : les copropriétaires et la PPE

Plusieurs espaces arrivent ensuite. Les copropriétaires retrouveront les documents officiels de la PPE. Règlement, convocations et procès-verbaux d’assemblée générale, comptes et décomptes de chauffage y figureront. La répartition des frais, les budgets, la part aux comptes pour l’impôt, les plans et la police d’assurance suivront. Les factures d’acomptes et l’état des paiements deviendront alors consultables. L’état du fonds de rénovation et le comparatif des charges compléteront l’espace.

Une webapp pour les collaborateurs, puis l’état des lieux

La direction, les gestionnaires, les techniciens et les collaborateurs de terrain disposeront d’une webapp. Sur tablette, ils consulteront d’abord les dossiers d’objets, de locataires et de locations. Ils saisiront ensuite leurs remarques et leurs actions, puis géreront les urgences et les demandes des locataires. Le planning et les rendez-vous suivront également, synchronisés en ligne. L’état des lieux sur tablette simplifiera par ailleurs l’entrée et la sortie. Vous évaluerez pièce par pièce et élément par élément : comme neuf, usure normale ou défaut. Photos et vidéos annotées, frais forfaitaires ou au pourcentage : tout reste documenté. Le récapitulatif signé par les parties verrouille alors la clôture, avant l’envoi d’un PDF par e-mail.

Un espace locataire pour fluidifier la vie de l’immeuble

Toujours sur la feuille de route, l’espace locataire accueillera les déclarations d’incident. Le locataire précisera d’abord le lieu, l’élément concerné, la description, les photos ou vidéos et le niveau d’urgence. Il adressera aussi des demandes libres. Son dossier et son bail resteront accessibles : entrée, échéance, renouvellement et délai de résiliation. Il consultera également ses documents, à savoir le bail, les règlements et les modes d’emploi. Ses factures de loyer et ses décomptes de chauffage suivront ensuite, avec les échéances et les éventuels rappels. Une tuile de contacts complétera en outre l’ensemble.

La validation des décisions à distance arrive ensuite

Le propriétaire pourra d’ailleurs consulter et valider les devis à distance. L’adjudication des travaux, la validation des autres frais et l’attribution des baux suivront, selon accord avec la régie. Conçu pour les régies de Suisse romande, ce portail propriétaire réunira ainsi tous les acteurs autour d’un même outil. Il respecte la nLPD. L’Office fédéral de la statistique publie aussi le taux de logements vacants. Cet indicateur reste par ailleurs précieux pour vos mandants.