Tous vos documents,
au bon endroit, pour de bon.

La gestion électronique des documents (GED) de sai centralise, classe et sécurise tous vos documents. Elle réunit donc les pièces entrantes, les documents produits, les médias et les pièces jointes. Chaque document reste relié à son dossier métier. Vous le retrouvez ainsi instantanément, sur poste comme en mobilité.

Un dossier documentaire unique par tiers

Le principe reste simple. Chaque document rejoint son dossier métier : contrats, courriers, rapports, certificats, pièces jointes. Peu importe, d’ailleurs, qu’il arrive de l’extérieur ou qu’il naisse chez vous. Le résultat donne alors un point d’accès unique et à jour, pour tous les collaborateurs concernés. Fini enfin les fichiers éparpillés sur les postes, les clés USB et les boîtes mail. Une seule source, donc une seule vérité.

Retrouver un document sans jamais le chercher

Un classement hiérarchisé organise d’abord les pièces par dossier, par tiers ou par correspondant. Ensuite, la recherche instantanée fait le reste. Vous tapez ce que vous cherchez, puis vous l’obtenez. Ce détail change en pratique le quotidien d’un service administratif. Le temps passé à reconstituer un dossier avant une réunion disparaît.

Savoir quelle version fait foi

Un document évolue toujours. Une convention se renégocie, un rapport se corrige, un certificat se renouvelle. La gestion électronique des documents conserve donc l’historique complet des modifications et des consultations. Elle gère également les versions successives des documents évolutifs. Vous savez qui a fait quoi, et quand. Surtout, vous savez quelle version fait foi.

Des droits d’accès pensés pour le métier

Tous les documents ne concernent pas tout le monde. Un dossier ressources humaines, un rapport social et un contrat commercial n’ont évidemment pas le même public. Des permissions granulaires par métier et par département garantissent donc la confidentialité. Chacun accède à ce qui le concerne, rien de plus. Cette rigueur protège ainsi vos collaborateurs autant que vos clients.

Capturer un document depuis le chantier

Beaucoup de documents naissent en effet hors du bureau. Une photo de chantier, un bon signé, un constat, un justificatif. Vos équipes les ajoutent désormais directement au bon dossier. Elles utilisent alors une tablette, un ordinateur portable ou un smartphone. Elles y joignent aussi un commentaire si nécessaire. La pièce arrive donc classée, sans étape de tri au retour.

Archivage et conformité dans la durée

La conservation ne s’improvise pas. La gestion électronique des documents structure donc l’archivage et respecte les obligations légales. Elle gère également les durées de conservation, la suppression et le droit à l’oubli. Vos documents restent disponibles aussi longtemps qu’il le faut. Ensuite, ils disparaissent quand la loi l’exige. Le module d’archivage et droit à l’oubli prolonge d’ailleurs cette démarche.

Ce que la protection des données exige

Les documents contiennent souvent des données personnelles. Le Préposé fédéral à la protection des données publie notamment les informations utiles aux entreprises suisses. Une gestion électronique des documents bien réglée répond donc à ces attentes. Les droits d’accès limitent en effet la diffusion interne. Les durées de conservation encadrent quant à elles la suppression.

Un socle commun à tous vos modules

La GED n’est pas un silo à part. Elle irrigue au contraire chaque module métier, financier et RH. En comptabilité financière et analytique, elle conserve d’abord les pièces justificatives et les documents édités. Sur un chantier, elle rassemble aussi plans, rapports et bons. Côté RH, elle porte enfin le dossier de l’employé. Chaque pièce vit ainsi dans son contexte : client, immeuble, chantier, employé, bénéficiaire ou écriture comptable.

Ce que la gestion électronique des documents change

Un dossier réunit d’abord tous les documents d’un tiers au même endroit. Les versions et la traçabilité sécurisent ensuite chaque pièce, donc zéro perte. L’archivage conforme arrive par conception, plutôt qu’après coup. Pour découvrir concrètement la GED sur vos propres dossiers, contactez-nous.