Chaque bénéficiaire, chaque dossier :
une histoire complète.

Le dossier social constitue aujourd’hui le CRM de sai Care. Il enregistre et suit ainsi dans le temps toute l’histoire des bénéficiaires, des unités d’allocation et des personnes. Le dossier conserve par ailleurs les liens inter-personnes et historise les informations passées. L’archivage les préserve enfin sur le long terme. C’est la même logique que le CRM de sai, simplement configurée pour l’action sociale.

Le journal de vie, partie vivante du dossier social

Le journal de vie suit tous les événements marquants : ouverture, courriers, entretiens, téléphones, alertes, clôture, archivage. Il permet donc la transmission du dossier aux collègues et la gestion des urgences. Il relie également les intervenants, leurs actions et leurs prestations avec les usagers. Chaque événement comporte ensuite une échéance, afin d’agender l’action suivante. Un système d’accès protège cependant le journal, selon les métiers et les services.

Une base d’adresses enfin centralisée

Vous déclarez chaque adresse une seule fois, puis toutes les bases la reprennent par connexion. Dossiers, intervenants, fournisseurs, médecins, gérances, services sociaux cantonaux et comptables partagent donc le même carnet. Cette gestion centralisée contrôle les redondances et évite les doubles saisies. Elle donne de plus une vision globale des liens interpersonnels.

Le dossier, endroit unique, et ses documents

Le dossier reste toujours l’endroit unique pour tout savoir sur les unités d’allocation. Chaque bénéficiaire de l’unité y figure d’ailleurs individualisé. Rapports et courriers produits s’y attachent, comme les certificats, attestations et décisions entrantes. Chacun y accède toutefois selon ses droits. Vous y trouvez les coordonnées, le budget de fonctionnement, le budget d’allocations, l’historique, les objectifs et les synthèses. La GED conserve tous ces documents et les retrouve.

Budgets mensuels et comptabilité personnelle

La gestion des budgets mensuels établit d’abord les ressources détaillées à verser. Elle les répète ensuite de mois en mois, en tenant compte des évolutions. Elle effectue les paiements, puis alimente la comptabilité personnelle et celle du service. Cette comptabilité se connecte à chaque personne : parents, enfants, colocataires. Elle se consolide alors au niveau de l’unité d’allocation, pour une vision analytique des charges et des recettes. Les prestations des intervenants et les factures à charge des dossiers l’alimentent. Vous connaissez donc les coûts effectifs, les soldes de dettes et les montants à facturer.

Refacturation, débiteurs et fournisseurs

La comptabilité du dossier se connecte aux débiteurs et aux fournisseurs. Elle reçoit donc la facturation des recettes et des charges, par facturations automatiques périodiques ou ponctuelles. Les éléments comptables reviennent ensuite dans le compte de chaque dossier. Les paiements partent en automatique, par e-banking. La refacturation aux offices nationaux, assurances, offices de tutelle et parents devient alors possible. Un système de calcul intégré budgète enfin les charges, allocations, bourses et prêts. Il planifie aussi les paiements périodiques, repris dans le journal de vie.

Décomptes, analyses et statistiques officielles

Les outils d’analyse et les listes paramétrables produisent notamment des statistiques, totaux et graphiques compris. Toutes les données des dossiers permettent en outre une exploitation analytique, exportable vers Word et Excel. Surtout, un système d’extraction alimente les organismes officiels : OFS, ODAS, OFAS, communes et cantons. L’Office fédéral des assurances sociales publie d’ailleurs ses propres statistiques officielles. La comptabilité de chaque unité d’allocation se conserve dans le temps. Vous analysez donc la dette sociale, par individu ou par catégorie.

Le dossier social sur le terrain, jamais au bureau

Le dossier social ne reste donc pas au bureau. Avec le module Application mobile des intervenants, vos équipes y accèdent directement sur le terrain. Elles l’alimentent aussi en temps réel. L’ensemble s’inscrit enfin dans le secteur action sociale et handicap de sai Care, paramétrable au profil de votre organisation.