Chaque enfant suivi.
De la liste d'attente à la facture aux parents.

sai DayCare, c’est le logiciel de gestion de crèche des structures d’accueil de jour de Suisse romande. Crèches, garderies, unités d’accueil pour écoliers, accueils extrascolaires et accueils familiaux l’utilisent donc au quotidien. Direction, comptabilité, administration, réception et secteur éducatif y travaillent également. Chaque métier dispose alors de ses outils et de ses accès.

Vos équipes passent aujourd’hui trop d’heures sur l’administratif. sai DayCare reprend donc ces tâches, une par une. Vous, vous vous occupez des enfants.

Le logiciel de gestion de crèche qui suit chaque enfant

Un dossier de l’enfant toujours au centre

Le dossier structure les données utiles au quotidien. Informations de base, intervenants, places, temps, santé et facturation s’y retrouvent donc. Parents, grands-parents et personnes autorisées figurent également au dossier. Fratries et liens familiaux se saisissent une seule fois, puis se réutilisent partout.

• Les coordonnées administratives réunissent adresses, liens familiaux et intervenants.
• Côté santé, médications, allergies et vaccins restent à jour.
• Les présences prévues se planifient à court et à moyen terme.
• Subventions, part parentale et part communale figurent dans la facturation.

Chaque structure ajoute aussi ses propres champs, grâce à un paramétrage personnalisé. Carnets de vaccination, fiches d’inscription, contrats et courriers rejoignent la gestion électronique des documents.

Préinscriptions et listes d’attente : répondre avant que les parents relancent

Les parents déposent leur demande en ligne, depuis le portail de préinscription. Ils renseignent l’enfant, les intervenants et la fréquentation souhaitée. La liste d’attente centralise ensuite le flux des demandes. Les familles reçoivent alors un e-mail automatique sur l’avancement de leur dossier. Les places disponibles pilotent donc les réponses. L’inscription se complète enfin au fil des échanges avec la direction.

Présences et badgeage : l’effectif connu en direct

Les prévisions de présences régulières organisent le planning par unité. Vacances et absences de longue durée entrent donc dans le calcul. À l’arrivée, le personnel badge l’enfant, puis précise la personne autorisée. Un second badgeage clôture ensuite la présence au départ. La structure connaît alors son effectif réel, minute après minute. Les absences imprévues remontent aussitôt, comme les présences supplémentaires. Un moteur d’analyse exploite enfin l’historique d’assiduité pour affiner la planification.

Facturation aux parents et aux communes, quand le mois se termine

La facturation s’adresse aux parents comme aux organismes de subvention. Les règles s’appuient donc sur le dossier de l’enfant et ses présences contractuelles. Les présences supplémentaires entrent également dans le calcul. Plusieurs enfants se regroupent alors sur une même facture. La tarification respecte ensuite les règles de la structure et de la commune. Métiers, salaires, commune des parents, fratries et présences effectives comptent aussi. Le système se connecte enfin aux dispositifs cantonaux et communaux, puis reprend les barèmes en vigueur. Ces barèmes varient d’un canton à l’autre, comme le montre par exemple Genève.

Les encaissements s’automatisent grâce aux QR-factures. Rappels, relevés et sommations suivent ensuite. Le suivi des débiteurs par enfant s’intègre donc à notre comptabilité financière et analytique.

Personnel éducatif : ajuster les effectifs même au jour le jour

Le dossier des collaborateurs reste complet : éducatrices, éducateurs, gestionnaires, administration, direction. Informations contractuelles, planification et gestion du temps s’y ajoutent donc. Les décomptes horaires se calculent ensuite automatiquement. Un moteur de règles gère alors le parascolaire et les contrats multiples. Les plannings du personnel croisent également les présences prévues des enfants. Vous organisez ainsi le travail à long terme, puis vous corrigez au jour le jour. Sous-effectif et sureffectif se repèrent donc avant de poser problème. Les collaborateurs disposent enfin d’un portail self-service, dans la continuité de sai People.

Portail parents et journal de vie : la crèche parle aussi aux familles

Le portail donne aux familles un accès permanent aux informations de leur enfant. Nouvelles de la structure et invitations aux événements y arrivent donc. Les parents annoncent également les absences et demandent des fréquentations ponctuelles. Factures, contrats, attestations et formulaires restent par ailleurs disponibles. Sur tablette, le journal de vie consigne alors arrivées, départs et événements marquants. Les remarques des parents s’y ajoutent aussi. La fiche de la journée part aux familles connectées.

Conformité, mobilité et pilotage

sai DayCare automatise l’archivage, l’anonymisation et la suppression des données. Les règles s’adaptent donc à chaque secteur, selon vos obligations légales. Traçabilité, sécurité et droit à l’oubli restent ainsi garantis. La web application sur tablette donne également des données fiables en tout temps. Fiches d’allergies, contacts d’urgence et personnes autorisées s’affichent alors sur place. Les tableaux de bord exploitent enfin les données en temps réel. Votre direction pilote donc la structure sur des chiffres, jamais sur des impressions.

Le logiciel de gestion de crèche, concrètement

La même logique métier équipe nos solutions voisines. Les écoles et établissements scolaires en profitent donc également. Vous gérez une crèche, une garderie, une UAPE ou un accueil extrascolaire ? sai DayCare s’adapte alors à votre organisation, jamais l’inverse.

Envie de voir concrètement votre structure dans l’outil ? Réservez dès maintenant une démonstration avec un conseiller sai.