Chaque enfant suivi.
De la liste d'attente à la facture aux parents.

sai DayCare est le logiciel de gestion de crèche conçu pour les structures d’accueil de jour de Suisse romande : crèches, garderies, unités d’accueil pour écoliers (UAPE), accueils extrascolaires et accueils familiaux de jour. La solution s’adresse à tout le personnel des structures, de la direction à la comptabilité, en passant par l’administration, la réception, le secteur éducatif, le personnel encadrant et les parents. Chaque métier dispose d’outils intégrés et conviviaux, avec des accès adaptés à ses responsabilités.

Le dossier de l’enfant, colonne vertébrale du système

Le dossier de l’enfant structure toutes les données utiles au quotidien : informations de base, intervenants (parents, grands-parents, personnes autorisées), planification des places, gestion des temps, données de santé et éléments de facturation. Les données se classent en quatre grands thèmes :

• les coordonnées administratives (adresses, liens familiaux, intervenants) ;
• les informations de santé (médications, allergies, vaccins) ;
• les présences prévues à court et moyen terme ;
• les éléments de facturation (organismes de subvention, part parentale et communale).

Chaque structure ajoute ses propres champs grâce à un paramétrage personnalisé. Tous les documents essentiels (carnets de vaccination, fiches d’inscription, contrats, courriers) sont conservés dans la gestion électronique des documents.

Inscriptions et listes d’attente : du portail de préinscription à la place attribuée

Le portail de préinscription permet aux parents de déposer une demande en ligne en renseignant les données de l’enfant, les intervenants et la fréquentation souhaitée. La liste d’attente centralisée gère le flux des demandes et informe automatiquement les familles par e-mail de l’avancement de leur dossier en fonction des places disponibles. Les inscriptions se complètent progressivement, au fil des échanges entre les parents et la direction.

Un logiciel de gestion de crèche qui pilote les présences en temps réel

Les prévisions de présences régulières organisent le planning par unité, en tenant compte des vacances et des absences de longue durée. À l’arrivée, le personnel badge chaque enfant et précise la personne autorisée à venir le chercher ; au départ, un nouveau badgeage clôture la présence. La structure connaît ainsi en temps réel l’effectif prévu, repère immédiatement les absences imprévues et identifie les présences supplémentaires. Un moteur d’analyse exploite l’historique d’assiduité pour affiner la planification future.

Facturation aux parents selon les barèmes communaux et les subventions

La facturation s’adresse aux parents comme aux organismes de subvention. Les règles s’appuient sur le dossier de l’enfant, sa présence contractuelle et ses présences supplémentaires, et peuvent consolider plusieurs enfants sur une même facture. La tarification respecte les règles de la structure et de la commune (métiers, salaires, commune des parents, fratries, présences effectives). Le système se connecte aux dispositifs cantonaux et communaux et reprend les éléments de facturation et les barèmes en vigueur. Les encaissements s’automatisent grâce aux QR-factures, et le suivi des débiteurs (rappels, relevés, sommations) s’intègre directement à la comptabilité financière et analytique de la crèche.

Gestion du personnel éducatif et planification des effectifs

Le suivi du dossier des collaborateurs (éducatrices, éducateurs, gestionnaires, administration, direction) est complet : informations contractuelles, planification de l’activité, gestion du temps de travail et calcul automatique des décomptes horaires, à partir d’un moteur de règles adapté au parascolaire et aux contrats multiples. La mise en relation des plannings du personnel avec les présences prévues des enfants permet d’organiser le travail à long terme et d’ajuster les effectifs au jour le jour en cas de sous-effectif ou de sureffectif. Les collaborateurs bénéficient d’un portail self-service, dans la continuité de notre solution de gestion des ressources humaines sai People.

Communication avec les familles et journal de vie

Le portail de communication parents donne aux familles un accès permanent aux informations concernant leur enfant : nouvelles de la structure, invitations aux événements, annonces d’absence, demandes de fréquentation ponctuelles ou régulières, factures et documents (contrats, attestations, formulaires). Sur les tablettes mises à disposition du personnel encadrant, le journal de vie consigne les arrivées, les départs, les événements marquants et les remarques des parents, et transmet la fiche de la journée aux familles connectées.

Conformité, mobilité et tableaux de bord

sai DayCare automatise l’archivage, l’anonymisation et la suppression des données selon les obligations légales, avec des règles adaptées à chaque secteur pour garantir traçabilité, sécurité et droit à l’oubli. La web application sur tablette donne au personnel des données fiables en tout temps (fiches d’allergies, contacts d’urgence, personnes autorisées). Les tableaux de bord intégrés exploitent les données en temps réel pour aider la direction à piloter financièrement la structure. La même logique métier équipe nos solutions voisines, notamment pour les écoles et établissements scolaires.

Vous gérez une crèche, une garderie, une UAPE ou un accueil extrascolaire en Suisse romande ? Contactez-nous pour découvrir comment sai DayCare s’adapte à votre organisation et vous fait gagner du temps sur l’administratif. Vous, vous vous occupez des enfants.