De la préinscription au quotidien,
les parents en autonomie.

Un secrétariat de crèche passe encore trop de temps au téléphone. Le portail parents de sai DayCare rend donc les familles autonomes, sans rien vous faire perdre. Il s’articule en deux parties, reliées à tout sai DayCare. Le portail de préinscription accueille d’abord les familles. Le portail de communication prend ensuite le relais, riche de nombreuses fonctionnalités. Crèches, garderies, UAPE et AES y trouvent également leur compte, en préscolaire comme en parascolaire.

La préinscription en ligne, porte d’entrée des familles

Le portail parents s’ouvre d’abord sur la préinscription, réalisée par la famille elle-même. Le parent renseigne les informations de base sur l’enfant, puis les données des intervenants. L’adresse et les revenus mensuels servent notamment au calcul de la facturation. Il précise ensuite ses besoins de fréquentation, à savoir les jours et les horaires souhaités. En échange, il obtient une estimation du prix de pension. Il met en ligne les documents nécessaires : assurances, certificats et fiches de salaire.

À l’envoi, le parent reçoit une quittance par mail. Votre administration voit alors la notification sur son tableau de bord, et par mail en option. Un dossier de l’enfant se crée automatiquement, en statut « En préinscription ». Des données complémentaires se définissent lors de l’analyse initiale du déploiement.

Le portail de communication, activable à la carte

Le portail parents comprend ensuite un second volet, le portail de communication. Votre réseau active d’ailleurs ou non chaque fonctionnalité, pour l’ensemble des parents et à n’importe quel moment. Elles se répartissent en quatre familles.

Famille et enfants

Le parent annonce d’abord une nouvelle demande d’inscription, sans repasser par la préinscription. Il visualise ensuite certaines données de l’enfant, puis il les modifie. Le nom, la date de naissance, l’état du dossier et le carnet de vaccination restent accessibles. Il annonce la personne autorisée à venir chercher l’enfant. L’espace « bon à avoir » met à disposition les informations clés de l’institution : règlement, formulaires et liens utiles.

Santé et soins

Le parent indique d’abord les médicaments à administrer sur une période d’un à plusieurs jours. Il annonce ensuite les allergies de l’enfant et les aliments proscrits. Les vaccins reçus se transmettent également depuis le portail. Une prise ponctuelle de médicaments se signale aussi, avec un retour de l’équipe encadrante. L’équipe précise l’heure exacte de la prise. Le nom et le numéro du médecin pédiatre restent accessibles à tout moment.

Le quotidien de l’enfant, sans un coup de fil

L’agenda de l’enfant se consulte d’abord simplement, pour toute la période d’inscription. Le parent choisit ensuite ses plannings irréguliers, selon les périodes que vous mettez à disposition. Il demande par ailleurs ses présences de vacances pour les périodes à venir. Un dépannage motivé hors contrat de base se demande aussi. Votre administration répond alors positivement ou non, selon les disponibilités du planning.

Les retards s’annoncent en temps réel, quand le parent tarde à venir chercher l’enfant. Les absences suivent le même chemin, courtes ou longues : vacances, maladie. Votre administration consulte ces saisies et agit le cas échéant. Le journal de vie donne accès aux faits marquants de la journée, saisis par l’équipe ou l’administration. Le parent transmet aussi ses informations et ses questions au réseau ou directement aux structures. Il inscrit l’enfant ou la famille aux événements : fêtes, sorties, soirées de parents. Cette inscription pèse parfois sur la facturation. Les news relaient les actualités du réseau : soirées de parents, nouvelles directives, demandes de renouvellement.

Les activités, le sport et les devoirs surveillés

La structure publie d’abord son programme d’activités culturelles et sportives. Chaque activité porte alors sa période, son encadrant, ses places et son résultat financier, sur un seul écran. Le parent inscrit ensuite l’enfant depuis le portail parents, puis suit sa demande. Quand les demandes dépassent les places, l’attribution se fait par tirage au sort, et la liste d’attente affiche le rang de chacun. Les devoirs surveillés fonctionnent de la même manière, à l’année ou à la période. L’encadrant retrouve enfin sa liste du jour et pointe les présences sur place, si bien que les heures effectuées rejoignent la facturation sans ressaisie.

Les repas, du menu au nombre d’assiettes

La gastronomie scolaire commence par le menu. Celui-ci se prépare d’abord en brouillon, puis se publie vers les seules structures concernées. Chaque variante porte ensuite ses allergènes, reliés au référentiel du dossier de l’enfant, si bien qu’une allergie déclarée une fois reste visible partout. Le parent confirme alors le repas depuis le portail, ou l’annule. La cuisine obtient enfin le nombre de repas à préparer par jour, par site et par variante. Les repas effectivement pris rejoignent également la facture, au même titre que les présences.

Administratif, contrats et factures

Le parent visualise d’abord les fréquentations actuelles et passées de l’enfant. Il signe ensuite digitalement un contrat qui fait foi devant la loi. Il suit ses échéances, ses paiements comptabilisés, ses factures ouvertes et son historique. Les factures restent en outre disponibles en PDF. La liste d’attente accueille alors un souhait de changement de fréquentation, avec la date et le nouveau planning. En période de renouvellement, votre administration sollicite les parents pour valider ou renouveler des informations. Cette étape rend d’ailleurs de grands services en parascolaire, dans les UAPE et les AES. Le parent dispose aussi des articles de résiliation. Il autogénère alors le template, l’imprime, le signe, le scanne et le remonte dans le portail.

Le portail parents laisse toujours le dernier mot à l’administration

Le portail guide surtout le parent dans ses choix, dès qu’il entre dans une fonctionnalité. La charge cognitive baisse dès lors très fortement, et les saisies gagnent en justesse. Pour chacune de ces fonctionnalités, un mail avertit l’administration dès qu’une donnée arrive. Les familles saisissent beaucoup, mais votre administration conserve toujours le dernier mot. Elle modifie donc n’importe quelle information, et un traçage indique qui l’a changée en dernier. Le portail parents s’inscrit enfin dans le secteur accueil préscolaire et extrascolaire. Il sert aussi le parascolaire et s’appuie sur la facturation des prestations. Pour les remplacements de dernière minute, il se complète enfin avec SosJack. L’Office fédéral de la statistique documente par ailleurs l’accueil extrafamilial des enfants en Suisse.