Tout l'enfant,
dans un seul dossier.

Une structure d’accueil vit d’abord de la qualité de ses dossiers. La gestion des enfants de sai DayCare joue donc le rôle d’un véritable CRM de la petite enfance. Elle réunit en effet la base d’adresses et le suivi des dossiers. Les saisies des parents et les calculs de facturation s’y rattachent. Le dossier de l’enfant en reste toujours le pilier, avec son carnet d’adresses centralisé. Ses pages, uniques, mixtes et datées, suivent ensuite l’enfant de la crèche à l’UAPE.

Le dossier de l’enfant, pilier de la gestion des enfants

Chaque enfant dispose d’un dossier unique. Les pages uniques, mixtes et datées conservent ainsi tout l’historique. Rien ne se perd, et tout se retrouve désormais au même endroit. Le carnet d’adresses centralisé complète enfin le tableau : intervenants, parents et partenaires se déclarent une seule fois.

Les informations générales et les intervenants

Le dossier réunit d’abord les données de l’enfant. L’intervenant responsable et l’intervenant secondaire y figurent : père, mère, grand-parent. Vous y détaillez toutes les personnes qui interviennent, de près comme de loin, dans la vie de l’enfant. L’écolage suit, pour les réseaux et les fondations. Les documents complètent enfin le dossier : préinscription, contrats et avenants, santé et médicaments, facturation et communications. L’attestation de frais de garde s’y range. Vous suivez par ailleurs les documents reçus, avec les scans référents intégrés.

La planification et la fréquentation

Vous définissez d’abord la fréquentation souhaitée, lors de la préinscription ou en cours de contrat. Le secteur de l’enfant se précise par période, avec son planning et ses créneaux. Les heures d’arrivée et de départ se calculent alors selon le contrat et un algorithme de prédiction. Le bus concerne les réseaux et les fondations. Les prestations, comme la gestion des repas, restent enfin indépendantes de la présence. Ces mêmes données servent par ailleurs à la facturation.

La base de la facturation

La fréquentation, les créneaux et les prestations vivent déjà dans le dossier. Celui-ci constitue donc la base des calculs de facturation. Un récapitulatif des factures émises chaque mois donne ensuite une vision claire. La facturation des prestations prend enfin le relais, pour l’édition et l’encaissement.

Le suivi de la santé : médication, vaccins et allergies

Côté santé, le dossier suit d’abord la médication. Vous y notez la date de début et de fin du traitement, puis le type de médicament et la posologie. Les vaccins arrivent ensuite, avec leur type et les doses administrées. Le plan de vaccination suisse relève d’ailleurs de l’Office fédéral de la santé publique. L’alimentation et les allergies complètent enfin le tableau, avec leurs dates et leurs champs détaillés. L’information vitale reste disponible pour les équipes, à tout moment.

Une gestion des enfants reliée à tout l’écosystème

Le dossier de l’enfant reste évidemment la source de vérité. Le portail parents l’alimente d’abord côté familles. L’application encadrants fait de même côté équipes, sans aucune ressaisie. De nombreuses statistiques s’exportent ensuite, pour piloter la structure et rendre des comptes. Réseaux, fondations et collectivités y trouvent leur compte. L’ensemble s’inscrit enfin dans le secteur accueil préscolaire et extrascolaire de sai.