Un compte par dossier.
Chaque franc retracé.

La comptabilité personnelle tient enfin un compte individuel par dossier. Elle gère les allocations, les dettes, les bourses et les prêts d’une personne ou d’une famille. La dette d’origine et les compléments d’aides forment donc les crédits octroyés. Les remboursements, les amortissements et les dons viennent ensuite les diminuer. Le détail des dépenses, à savoir loyers, achats ou caisse maladie, éclaire alors chaque compte.

Trois réalités, un même module

En EMS ou en institution, on tient d’abord les dépenses courantes et les versements mensuels. Le coiffeur, les médicaments et l’argent de poche entrent donc dans le journal de caisse du résident. En action sociale, le détail des dépenses suit le budget de l’assisté. Vous connaissez ainsi la masse de la dette d’assistance, commune par commune. L’analyse porte ensuite sur les types de dépenses par type d’assisté. Les statistiques fédérales de l’aide sociale deviennent alors comparables à vos propres chiffres. Quant aux bourses et aux prêts, la comptabilité du boursier démarre à l’octroi. Elle se termine au dernier remboursement, et l’historique livre enfin le solde exact de la dette.

La comptabilité personnelle vit dans le dossier

Tout ce qui explique le dossier se paramètre en amont, à l’implantation. Les données personnelles, la parenté, le cursus scolaire et professionnel y figurent donc. Vous y trouvez également les contraintes budgétaires et les intervenants. Les étapes suivent ensuite le rythme réel : ouverture, demande, acceptation, compléments, clôture.

Vos intervenants aussi, avec leurs prestations valorisées

Les collaborateurs font partie intégrante du système. Leurs prestations se valorisent, puis se portent sur les comptes des dossiers. La ventilation se fait par type de charges : prestations médicales, conseils, assistance ou formation. Chaque intervenant garde en revanche un accès limité aux dossiers. Ses droits dépendent donc de son métier, de sa hiérarchie et de son secteur d’activité.

Un plan de rubriques libre, donc vraiment parlant

Chaque dossier forme une comptabilité individuelle, bâtie sur un plan de rubriques unique. Ce plan reprend les charges et les recettes d’une comptabilité financière ; le solde donne alors la dette. Vous construisez librement classes, groupes, sous-groupes et rubriques. L’analyse croisée devient donc très fine. Vous connaissez par exemple le loyer type par âge du bénéficiaire, ou la masse des dettes par profil.

Des budgets par dossier, désormais suivis en temps réel

Vous attribuez un budget par dossier et par rubrique. Le suivi porte ensuite sur les dépenses, la dette et les restants dus. Tout reste visible en temps réel, donc sans attendre une clôture. Les comparaisons se font par type de dossier, de charges ou de recettes.

Reliée aussi à toutes les comptabilités de l’ERP

Une saisie en comptabilité financière alimente alors en parallèle l’analytique et la comptabilité personnelle. La facturation débiteurs nourrit les recettes. La facturation fournisseurs nourrit de même les charges. Les éléments comptables reviennent ensuite dans le compte de chaque dossier.

Le budget de la dette, puis les paiements automatiques

La connexion au système de salaires et dettes calcule donc les budgets selon les critères du dossier. Les règles du service s’appliquent en parallèle. Au-delà du budget, le système génère périodiquement les paiements ou les versements. Trois voies existent : le paiement direct DTA, les interfaces vers d’autres comptabilités, ou encore les ordres de paiement fournisseurs. Les résultats remontent ensuite dans les pages du dossier, historisés. Ils déclenchent des factures débiteurs, si nécessaire.

La paie révèle enfin le coût effectif du dossier

Les variables de la paie chargent la comptabilité personnelle depuis l’activité des collaborateurs. Les heures effectuées et valorisées, les heures supplémentaires et les frais remontent donc au dossier. Vous connaissez ainsi le coût réel, charges internes de l’entreprise comprises.

Documents, décomptes et analyses, toujours disponibles

La GED associe les pièces entrantes aux écritures : factures, décomptes, frais, certificats. Elle conserve aussi les documents produits. Une comptabilité personnelle n’a par ailleurs aucune limite dans le temps. L’interrogation ciblée produit donc le décompte exact d’un dossier, daté. L’ensemble des comptabilités livre enfin des analyses par type de dossier, de charges ou de recettes. Totaux et graphiques s’exportent vers Word et Excel.