Tout l'immeuble,
dans une seule tâche.

Une régie perd souvent un temps fou à sauter d’un outil à l’autre. La gestion des immeubles et bons de sai Estate rassemble donc tout dans une même tâche. Vous accédez ainsi au dossier d’un ou de plusieurs immeubles, puis vous l’éditez directement. Immeubles, chauffage, objets, locations et acteurs cohabitent enfin au même endroit. Vous y saisissez les écritures et vous tenez la comptabilité immeuble. Le module sert évidemment les régies comme les fonds de placement immobilier de Suisse romande.

Le dossier de l’immeuble, tout au même endroit

Les données de base ouvrent d’abord le dossier : immeuble, données OFS, décompte des frais, augmentation de loyer et confort. Les acteurs suivent ensuite : propriétaire, concierge, gérant et administrateur PPE. Le bail arrive alors avec ses options, décompte ou forfait, refacturation, compléments et dispositions particulières. Les cas du commerce et du garage y figurent. La partie technique couvre enfin l’assurance, les codes d’entrée et la boîte à clés. Le contrat d’entretien, le crédit hypothécaire, le maître d’état et les compteurs s’y ajoutent. Des pages spécifiques traitent par ailleurs le registre foncier, la parcelle, les textes et templates et le numéro de référence Fonds. Les copropriétés closent la liste, à savoir la répartition de base 900 et les frais à répartir 901 à 949. Les renseignements PPE y figurent aussi.

Un carnet d’adresses centralisé

Toutes les adresses se déclarent d’abord en un seul endroit. Tous les intervenants les utilisent ensuite : propriétaires et fonds, locataires, concierges, entreprises, fournisseurs et administrations. Les données restent complètes, avec les coordonnées et l’historique des contacts. Elles alimentent donc l’e-mailing, les listings internes et les contacts courants. La gestion des immeubles s’appuie désormais sur un carnet unique.

Propriétaires et fonds de placement

Les propriétaires reçoivent d’abord les nombreux documents de la solution. Décomptes mensuels et annuels, états locatifs, détail des charges : tout leur parvient. Les fonds demandent souvent des états et des exports particuliers. Le paramétrage souple des documents leur offre des présentations, des fichiers d’export et des statistiques propres. Les immeubles s’organisent enfin par propriétaire, pour des statistiques consolidées.

Objets, vacants et historiques

Chaque objet porte d’abord sa description technique : étage, surface, volume et unités pour le décompte de chauffage. L’historique des loyers suit, avec les libellés spécifiques pour le bail. Les travaux liés à l’objet restent également rattachés. La liste des objets vacants se génère puis s’exporte. Vous alimentez votre site web et vous informez les locataires des disponibilités.

Locataires, baux et loyers

Une location réunit d’abord un ou plusieurs locataires signataires. Les codébiteurs solidaires s’y ajoutent parfois, toujours depuis le carnet d’adresses. La description couvre les dates de présence, le mois de renouvellement et l’échéance du bail. La fixation du loyer et le rythme d’encaissement suivent ensuite. Le module génère alors le bail, ses dispositions particulières et les lettres aux services concernés. Les notifications de modification de loyer partent de la même façon. Le droit du bail relève d’ailleurs du Code des obligations, publié sur Fedlex.

Les QR pour loyers et factures spécifiques se génèrent aussi. L’encaissement fonctionne ensuite en automatique ou en manuel. Les lettres de rappel et de mise en demeure partent enfin quand il le faut. Le décompte de chauffage se calcule selon les options du bail. La liste des entrées et sorties des locataires complète par ailleurs le tableau.

Facturation, comptabilité et suivi des paiements

La solution intègre d’abord une comptabilité financière, débiteurs et fournisseurs. Toutes les opérations permettent l’édition de factures avec BVR. Les encaissements de paiements s’exécutent alors en automatique. Vous suivez les postes ouverts, avec rappels et sommations. Différentes listes et vues complètent le suivi des paiements. Les templates se paramètrent quant à eux lors du déploiement : baux, factures locataires, rappels, QR loyer, BVR chauffage, notifications et courriers. Pour les impayés, le module se prolonge d’ailleurs avec le contentieux.

La gestion des immeubles jusqu’au bon de travaux

Ce module se connecte d’ailleurs directement au module fournisseurs, à l’intérieur de la régie. Le gestionnaire saisit d’abord un bon de travaux, puis il l’attribue. Le bon documenté part ensuite au fournisseur, avec copie au gérant, au locataire et au concierge. Chaque intervention reste enfin tracée au dossier de l’immeuble. L’ensemble s’inscrit dans le secteur régie immobilière de sai.