eBill SAINet : la facturation digitale débiteurs ++, sans toucher à vos processus

Chaque mois, votre équipe administrative édite les QR-factures débiteurs, les imprime, les met sous pli, colle les timbres, dépose les plis à la poste. Puis vient la phase des retards : les factures arrivées tardivement, les bulletins oubliés au fond d’un tiroir, les relances à organiser.

Le module eBill SAINet supprime cette part de votre processus. Vos QR-factures ne sont plus imprimées ni envoyées par email : elles atterrissent directement dans l’e-banking du client, prêtes à être validées en un clic. Le service est celui de PostFinance, utilisé aujourd’hui par plus de 3,8 millions d’utilisateurs d’e-banking en Suisse.

Ce guide explique exactement ce que fait eBill SAINet, comment il s’intègre dans votre installation SAINet actuelle et comment l’activer.

eBill, c’est quoi concrètement ?

eBill est le service suisse de facture électronique opéré par PostFinance. Du côté de votre client, il s’agit d’une entrée qui apparaît dans son e-banking habituel : la facture y est affichée avec toutes ses informations (montant, échéance, référence), et peut être validée d’un simple clic pour déclencher le paiement à la date choisie.

eBill n’est pas un moyen de paiement, ni une application à installer. C’est un canal de livraison de la facture, reconnu et sécurisé par le système bancaire suisse. Il remplace, pour les clients inscrits, l’envoi postal ou l’email avec PDF.

Ce que le module eBill apporte à votre direction financière

Quatre effets directs, tous mentionnés dans le descriptif fonctionnel du module :

• Coûts d’affranchissement et de papier supprimés pour les clients inscrits à eBill.
• Délais d’encaissement raccourcis : la facture arrive instantanément, au bon endroit.
• Taux de recouvrement amélioré.
• Réduction mesurable de l’empreinte environnementale de votre facturation.

L’impact se construit débiteur par débiteur, à mesure que vos clients s’inscrivent à eBill dans leur propre e-banking – ce qui se fait de leur côté, sans action de votre part.

Comment eBill SAINet s’intègre dans votre installation

Une intégration native, sans refonte

Le module est conçu pour coexister avec votre flux de facturation actuel. Papier, email et eBill utilisent la même tâche d’édition STO3E, avec des codes édition dédiés (aperçu, édition, réédition) qui sécurisent chaque envoi. Vos modèles de factures, vos étapes de validation interne et vos règles métier restent identiques.

Configuration centralisée dans DEB09

L’activation passe par l’écran DEB09, qui centralise la configuration par banque. Concrètement, vous renseignez un identifiant Biller ID fourni par PostFinance et vous lancez un test de connexion en un clic. L’émission est active immédiatement, au niveau système, sans impact sur les processus existants.

Synchronisation automatique via DEBEB

La tâche DEBEB interroge automatiquement PostFinance pour identifier, parmi vos débiteurs, ceux qui sont déjà inscrits à eBill dans leur e-banking. Cette détection est automatique : aucune saisie manuelle, aucune coordination bilatérale à organiser avec vos clients. Ceux qui s’inscrivent sont détectés à la prochaine synchronisation, ceux qui ne le sont pas continuent à recevoir leur facture par le canal habituel.

Visibilité dans DEB02

Chaque débiteur dispose d’un indicateur de statut eBill visible dans sa fiche DEB02. Vous savez, à tout moment, qui reçoit quoi.

Traçabilité en GED

Chaque synchronisation produit un rapport traçable, automatiquement archivé en GED. Votre piste d’audit est complète, sans manipulation supplémentaire.

Une bascule progressive, pilotée, sans rupture opérationnelle

Contrairement à une refonte, le module eBill ne vous oblige à rien. La bascule se fait débiteur par débiteur, à votre rythme :

• Les clients inscrits à eBill reçoivent leurs QR-factures électroniquement.
• Les clients non inscrits continuent à recevoir leurs factures par le canal habituel (papier ou email).
• Aucune formation lourde à organiser, aucune communication spécifique à orchestrer avec vos clients.
• L’activation se fait en quelques heures à partir du moment où vous disposez d’un Biller ID PostFinance.

Pour les dirigeants SAINet, c’est un levier de modernisation concret, qui valorise immédiatement l’image de l’entreprise auprès de ses clients – sans refonte, sans formation lourde, sans risque.

Comment est facturé le module eBill

Par exemple, dans sai DayCare, eBill est un module optionnel facturé en abonnement annuel forfaitaire – pas à l’acte. Les paliers sont définis selon le nombre de places de la structure, de la petite structure jusqu’à 100 places au grand réseau au-delà de 1’500 places. Si vous souhaitez une offre, veuillez nous solliciter via notre formulaire de contact ou directement auprès de votre responsable de projet ou votre conseiller commercial.

A noter que le calcul des prix facturé par PostFinance reposent sur la somme totale des factures numériques livrées par client et par mois. Jusqu’à 1’000, CHF 0.40 / facture / mois | Jusqu’à 5’000, CHF 0,35 / facture / mois, etc.

FAQ – vos questions fréquentes

Qu’est-ce qu’eBill SAINet et qui peut l’utiliser ?

eBill est le service suisse de facture électronique opéré par PostFinance et accessible depuis l’e-banking. Selon les informations fournies par PostFinance, plus de 2,5 millions d’utilisateurs d’e-banking en Suisse y ont accès aujourd’hui.

Dois-je demander à mes clients de s’inscrire ?

Non. Vos clients s’inscrivent à eBill directement depuis leur e-banking, pour tous leurs créanciers. La tâche de synchronisation DEBEB détecte automatiquement ceux qui sont déjà inscrits – aucune saisie manuelle, aucune coordination bilatérale à organiser de votre côté.

eBill remplace-t-il la QR-facture ?

Non : eBill est le canal, la QR-facture reste le format. Les informations de la facture restent les mêmes (IBAN, référence, montant). Pour vos clients non inscrits à eBill, SAINet continue à produire des QR-factures papier ou PDF exactement comme avant.

Combien de temps faut-il pour activer eBill ?

Quelques heures. La configuration est centralisée dans DEB09 par banque : un Biller ID, un test de connexion en un clic, et la fonctionnalité s’active au niveau système sans impact sur les processus existants.

Dois-je former mes équipes ?

Non, pas de formation lourde. Le module coexiste avec vos canaux papier et email dans la même tâche d’édition STO3E. Vos équipes continuent à travailler dans le même écran, avec les mêmes codes édition (aperçu, édition, réédition).

En conclusion

Le module eBill dans SAINet est une modernisation de votre chaîne de facturation débiteurs qui ne demande ni refonte, ni coordination avec vos clients, ni formation lourde. Il ajoute un canal là où il y en avait un seul, et bascule progressivement vos débiteurs vers un mode plus rapide, plus propre, et plus économique pour tout le monde.

Vous faites votre métier. eBill SAINet gère la facturation débiteurs. Do what you do.