Comment le module eBill digitalise enfin votre facturation débiteurs : PostFinance nativement intégré à votre ERP métier, en quelques heures, sans refonte.
Chaque mois, votre équipe administrative édite les QR-factures débiteurs, les imprime, puis les met sous pli. Elle colle ensuite les timbres et dépose les plis à la poste. Puis vient la phase des retards : les factures arrivées tardivement, les bulletins oubliés au fond d’un tiroir. Il faut aussi organiser les relances.
Le module eBill supprime donc cette part de votre processus. Vous n’imprimez désormais plus vos QR-factures et vous ne les envoyez plus par e-mail. Elles atterrissent en effet directement dans l’e-banking du client, prêtes à être validées en un clic. PostFinance opère ce service, utilisé aujourd’hui par plus de 3,8 millions d’utilisateurs d’e-banking en Suisse.
Ce guide explique donc exactement ce que fait eBill, comment il s’intègre dans votre installation sai actuelle, puis comment l’activer.
eBill, c'est quoi concrètement ?
eBill est avant tout le service suisse de facture électronique opéré par PostFinance. Du côté de votre client, eBill apparaît ainsi comme une entrée dans son e-banking habituel. La facture affiche déjà toutes ses informations : montant, échéance, référence. Il la valide ensuite d’un simple clic pour déclencher le paiement à la date choisie.
eBill n’est donc pas un moyen de paiement, ni une application à installer. C’est plutôt un canal de livraison de la facture, reconnu et sécurisé par le système bancaire suisse. Il remplace ainsi, pour les clients inscrits, l’envoi postal ou l’e-mail avec PDF.
Facturation débiteurs : ce qu’eBill apporte à votre direction financière
Concrètement, quatre effets directs :
- Coûts d’affranchissement et de papier supprimés pour tous les clients déjà inscrits à eBill.
- Délais d’encaissement raccourcis, car la facture arrive instantanément au bon endroit.
- Taux de recouvrement également amélioré.
- Réduction mesurable, enfin, de l’empreinte environnementale de votre facturation.
L’impact se construit ainsi débiteur par débiteur, à mesure que vos clients s’inscrivent à eBill dans leur propre e-banking. Cette inscription se fait d’ailleurs de leur côté, sans action de votre part.
Comment eBill s'intègre dans votre installation
Une intégration native, sans refonte
Le module coexiste en effet avec votre flux de facturation actuel. Papier, e-mail et eBill utilisent la même tâche d’édition. Des codes dédiés (aperçu, édition, réédition) sécurisent par ailleurs chaque envoi. Vos modèles de factures, vos étapes de validation interne et vos règles métier restent quant à eux identiques.
Configuration centralisée par banque
L’activation passe ensuite par un écran de configuration centralisé par banque. Vous y renseignez un identifiant Biller ID fourni par PostFinance, puis vous lancez un test de connexion en un clic. L’émission devient alors active immédiatement, au niveau système, sans impact sur les processus existants.
Synchronisation automatique
Une tâche de synchronisation interroge automatiquement PostFinance pour identifier, parmi vos débiteurs, ceux qui sont déjà inscrits à eBill. Cette détection reste toujours automatique : aucune saisie manuelle, aucune coordination bilatérale à organiser avec vos clients. La prochaine synchronisation détecte ensuite les nouveaux inscrits. Les autres continuent en revanche de recevoir leur facture par le canal habituel.
Visibilité par débiteur
Chaque débiteur dispose désormais d’un indicateur de statut eBill visible dans sa fiche. Vous savez ainsi, à tout moment, qui reçoit quoi.
Traçabilité complète
Chaque synchronisation produit enfin un rapport traçable, automatiquement archivé. Votre piste d’audit reste donc complète, sans manipulation supplémentaire.
Une bascule progressive, pilotée, sans rupture opérationnelle
Le module eBill, à l’inverse d’une refonte, ne vous oblige à rien. La bascule se fait ainsi débiteur par débiteur, à votre rythme :
- Les clients inscrits à eBill reçoivent leurs QR-factures électroniquement.
- Les clients non inscrits, quant à eux, continuent à recevoir leurs factures par le canal habituel (papier ou e-mail).
- Aucune formation lourde à organiser, aucune communication spécifique à orchestrer avec vos clients.
- L’activation se fait en quelques heures, dès lors que vous disposez d’un Biller ID PostFinance.
Un levier de modernisation concret, qui valorise l'image de l'entreprise auprès de ses clients. Sans refonte, sans formation lourde, sans risque.
Comment nous facturons le module eBill
eBill est d’ailleurs un module optionnel, facturé en abonnement annuel forfaitaire, pas à l’acte. Les paliers suivent ainsi la taille de la structure. Pour une offre adaptée, sollicitez-nous dès lors via notre formulaire de contact, votre responsable de projet ou votre conseiller commercial.
Vos questions fréquentes
eBill est concrètement le service suisse de facture électronique opéré par PostFinance et accessible depuis l’e-banking. Selon PostFinance, plusieurs millions d’utilisateurs d’e-banking en Suisse y ont accès aujourd’hui.
Non. Vos clients s’inscrivent en effet à eBill directement depuis leur e-banking, pour tous leurs créanciers. La synchronisation automatique détecte ceux qui sont déjà inscrits. Vous n’avez d’ailleurs aucune saisie manuelle à effectuer, ni aucune coordination bilatérale à organiser de votre côté.
Non : eBill est le canal, tandis que la QR-facture reste le format. Les informations de la facture restent toujours identiques (IBAN, référence, montant). Pour vos clients non inscrits à eBill, sai continue à produire des QR-factures papier ou PDF exactement comme avant.
Quelques heures suffisent en pratique. La configuration se fait d’abord par banque : un Biller ID, un test de connexion en un clic. La fonctionnalité s’active ensuite au niveau système, sans impact sur vos processus existants.
Non, pas de formation lourde. Le module coexiste avec vos canaux papier et e-mail dans la même tâche d’édition. Vos équipes continuent à travailler dans le même écran, avec les mêmes codes d’édition (aperçu, édition, réédition).
Le module eBill modernise donc votre chaîne de facturation débiteurs, sans refonte, sans coordination avec vos clients ni formation lourde. Il ajoute simplement un canal là où, avant, il n’y en avait qu’un seul. Vos débiteurs basculent ainsi vers un mode plus rapide, plus propre et plus économique pour tout le monde.
Vous faites votre métier. eBill gère la facturation débiteurs. Do what you do.