La gestion des temps et absences, dans beaucoup d’organisations romandes, ressemble encore à ceci. Le 1er du mois, comme toujours, la responsable RH ouvre son fichier Excel de suivi des heures. Elle attend ensuite les récapitulatifs des chefs d’équipe. Certains arrivent par e-mail, d’autres encore sur papier. Et un manager a encore oublié de valider les absences maladie. Il faudra donc relancer. Compter ensuite. Recompter encore. Puis espérer que les totaux tombent juste avant la paie.
Ce n’est pourtant pas une question de compétence. C’est plutôt une question d’outil. sai People couvre en effet tout le processus : déclaration, validation, calcul, clôture. Aucune saisie manuelle en double, désormais. Aucune information perdue en route. Et la RH ne court plus après personne.
Pourquoi Excel finit toujours par coûter plus cher qu'un logiciel
Excel n’est certes pas mauvais. Il reste toutefois inadapté à un processus multi-acteurs, où les données changent en permanence. Un fichier partagé, c’est une donnée de référence qui appartient à tout le monde, et donc à personne. La version de lundi n’est ainsi plus la bonne le jeudi. Le manager a d’ailleurs modifié sa colonne sans prévenir. Résultat : l’administration reçoit deux fichiers différents pour le même service.
Le coût réel n’apparaît pourtant sur aucune ligne budgétaire. Il se voit plutôt ailleurs. D’abord dans les heures que la responsable RH passe à consolider. Ensuite dans les erreurs de paie qui obligent à corriger le mois suivant. Enfin dans les frictions entre managers et employés, quand les soldes de vacances « ne tombent pas juste ».
Ce que dit le terrain : prenez par exemple une organisation de 40 à 80 collaborateurs. Elle gère encore ses temps sous Excel. Concrètement, elle y consacre en moyenne 2 à 3 jours-personne par mois : consolidation, contrôle, correction. Avec sai People, ce même processus tombe à quelques heures.
« On pensait qu'on n'était pas assez grands pour un logiciel de temps. En réalité, on était trop petits pour se permettre de continuer avec Excel. »
Comment sai People couvre toute la gestion des temps et absences
Le module Temps & Absences de sai People couvre en effet toute la chaîne. D’abord, l’employé déclare. Ensuite, le manager valide. Enfin, l’administration clôture le mois. Voici comment ça fonctionne concrètement.
Le dossier de l'employé, la source de vérité
Chaque collaborateur dispose désormais d’un dossier unique, structuré, daté. Contrat, taux d’activité, historique d’absences, soldes : tout est au même endroit. L’administration peut de plus ajouter des pages ou des champs à tout moment, sans perdre les données existantes.
La planification, agendas et événements
Les plannings couvrent aussi les présences, les absences longues et les vacances. L’affichage type agenda rend en effet la lecture immédiate. Un collaborateur consulte ainsi son planning sur son téléphone. Son manager, quant à lui, voit celui de toute son équipe d’un coup d’œil. Un export vers Outlook reste enfin disponible pour qui veut garder ses habitudes calendrier.
Les événements, ponctuels ou récurrents
Chaque absence, chaque heure supplémentaire, chaque demande de vacances passe toujours par un événement catégorisé. Ces catégories alimentent ensuite les statistiques et les calculs de décomptes, automatiquement. Rien ne se perd, jamais. Et donc rien ne se ressaisit ailleurs.
« Avant, on avait un classeur Excel par service, plus un fichier de consolidation. Depuis sai People, la responsable RH valide les décomptes directement dans le logiciel. La clôture de février, on l'a faite en deux heures au lieu d'une journée et demie. »
Les décomptes : du calcul nocturne à l'accord final
C’est surtout là que sai People fait la différence avec les outils généralistes. Le logiciel pilote en effet lui-même le cycle de validation des décomptes. Chaque acteur reçoit ainsi une notification au bon moment. Personne n’a donc besoin de relancer qui que ce soit.
Le portail self-service : ce que l'employé gère lui-même
Le portail RH est par ailleurs 100% web, accessible depuis n’importe quel navigateur, sur ordinateur, tablette ou smartphone. Aucune application à installer, donc. L’employé s’y connecte comme il consulte ses e-mails.
Nous le recommandons fortement, en particulier pour le badgeage et les demandes d’absences. En effet, il responsabilise les collaborateurs et accélère les validations. La hiérarchie peut toutefois saisir à la place d’un employé. C’est notamment utile pour un collaborateur sans accès informatique régulier.
Via le portail, chaque collaborateur accède d’abord à son dossier. Il voit ainsi ses soldes de vacances et d’heures en temps réel. Puis il déclare ses absences, dans la limite des droits que vous lui ouvrez. Quant à ses heures, il les saisit ou les badge. Il consulte enfin ses fiches et ses certificats de salaire avec le module Salaire sai People.
Ce que ça change pour chaque rôle dans l'organisation
Les questions que posent les RH avant de se décider
Oui, bien sûr. Vous n’utilisez pas encore le module Salaire sai People ? Alors une interface paie-portail transfère les données et les documents vers votre outil actuel. Par ailleurs, l’équipe sai met en place cette interface pendant le déploiement.
En général, les organisations sont opérationnelles en quelques semaines. Le déploiement suit toujours les mêmes étapes : cadrage, reprise des données existantes, paramétrage des règles RH. Viennent ensuite la formation des équipes et l’accompagnement jusqu’à la première clôture autonome. Enfin, l’équipe sai reste disponible au-delà du démarrage.
Oui, bien sûr. Nous hébergeons d’abord toutes les données en Suisse. Le paramétrage des types d’absences et des règles de calcul suit notamment le Code des obligations. Il s’aligne aussi sur les conventions collectives de travail (CCT) courantes en Suisse romande. Enfin, SAI ERP Sàrl a son siège à Martigny, en Valais.
Bien sûr. sai People exporte en effet toutes les vues et toutes les listes vers Excel en un clic. Vous gardez donc vos habitudes d’analyse. En revanche, la donnée de référence reste dans le logiciel : propre, à jour, partagée par toute l’organisation.
Pour aller plus loin, consultez également notre page : sai People, le SIRH complet pour les organisations de Suisse romande.
Ou contactez directement Didier Waldmeyer : dw@sai-erp.net · +41 27 563 01 20
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