Vos équipes ne sont pas des secrétaires.
Chaque appel de parent leur coûte
20 minutes qu’elles n’ont pas.

La communication avec les parents en crèche ne se juge pas sur des écrans, mais sur le temps qu’elle rend à vos équipes. Dans une crèche, une UAPE ou un réseau parascolaire, la journée commence en effet avant même que les portes s’ouvrent. Et entre deux activités, les téléphones sonnent toujours. Un parent appelle notamment pour annoncer que son fils sera absent vendredi. Une mère veut ensuite savoir si vous avez bien noté l’allergie de Léa. Puis un père a changé d’adresse et cherche comment vous transmettre l’information. Ce n’est jamais méchant. Ce n’est d’ailleurs pas exceptionnel. C’est simplement chronophage, et pourtant évitable.

Le portail parents de sai DayCare répond d’abord à ça. Les familles disposent en effet d’un espace sécurisé pour gérer elles-mêmes les informations courantes. Vos équipes n’ont donc plus à jouer les intermédiaires. Vos éducatrices s’occupent ainsi des enfants. Vous, en revanche, vous gardez le contrôle total sur les données.

Les structures d’accueil de Suisse romande sont en général bien gérées. Les équipes sont compétentes et les procédures souvent claires. Et pourtant, une part significative du temps administratif file dans des tâches sans valeur ajoutée. Noter par exemple un retard sur un post-it. Ressaisir ensuite une info médicale reçue par téléphone. Retrouver enfin le formulaire d’absence papier de la semaine passée.

Ces micro-frictions se multiplient d’ailleurs par le nombre de familles. Elles créent ainsi une charge diffuse que personne ne mesure vraiment. La communication avec les parents en crèche pèse donc bien plus lourd qu’il n’y paraît. Vous ne réalisez en pratique combien de temps vous récupérez qu’une fois le processus automatisé.

Chaque fonctionnalité reste d’ailleurs activable ou désactivable par votre administration, selon le fonctionnement propre de votre structure. Vous n’êtes donc pas obligé de tout activer d’un coup. Voici concrètement ce que le portail parents change au quotidien.

Le quotidien : informations, retards et absences

• 01 News, Informations à toutes les familles. Publiez actualités et messages importants à tous les parents du réseau, quand vous le voulez. Ainsi, plus d’emails en masse ni d’affichage papier.
• 02 Journal de vie, Le retour de la journée. L’équipe saisit sur tablette les moments marquants pendant la journée. Les parents les consultent ensuite le soir. Fini aussi les passages au bureau pour demander comment s’est passée la journée.
• 03 Annonce de retard, Zéro stress à 17h45. Le parent signale son retard en deux clics depuis son téléphone, avant même d’arriver. Une alerte s’affiche alors sur la tablette des éducatrices. Fini donc les appels en panique depuis les transports publics.
• 04 Absences, Courtes et longues durées. Signalement d’une absence ponctuelle (maladie) ou, au contraire, prolongée (vacances). L’administration accède ainsi immédiatement à l’information dans le planning.
• 05 Suppléments et dépannages, Gestion des besoins exceptionnels. Le parent demande par exemple des heures supplémentaires de garde. L’administration répond ensuite selon les disponibilités du planning, sans échange téléphonique.

Santé et sécurité de l’enfant

• 06 Messagerie, Un canal unique, traçable. Les parents envoient désormais leurs questions directement au réseau d’accueil. Du coup, plus de messages WhatsApp personnels ni de bouts de papier au vestiaire.
• 07 Intervenants autorisés, Sécurité à la sortie. Les parents indiquent les personnes autorisées ou, à l’inverse, non autorisées à venir chercher l’enfant. L’équipe dispose ainsi de l’information à jour, visible en temps réel.
• 08 Santé de l’enfant, Dossier médical structuré. Maladies chroniques, traitements à long terme, précautions : tout y figure déjà. Le parent ne saisit d’ailleurs l’information qu’une fois. Toute l’équipe autorisée la consulte ensuite.
• 09 Prise de médicaments, Instructions précises, sans risque. Signalement, par exemple, d’un médicament ponctuel, avec dosage et horaires. Fini donc les notes manuscrites qui se perdent dans les sacs ou sur le frigo de la salle du personnel.
• 10 Vaccination, Carnet de santé numérique. Les parents déclarent eux-mêmes les vaccins déjà reçus. L’administration les consulte ensuite à tout moment, en cas de contrôle ou d’urgence sanitaire.
• 11 Allergies et alimentation, Sécurité à table. Liste des allergies connues comme des aliments à éviter. Elle reste également accessible aux équipes cuisine et encadrement. Le parent la met à jour dès lors que la situation évolue.

Contrats, factures et présences

• 12 Contrats, Transparence sur les fréquentations. Les parents consultent désormais leur contrat et leur état de fréquentation. Ils peuvent ensuite demander des modifications, mises en liste d’attente avant traitement. Résultat : moins de malentendus sur les heures contractuelles.
• 13 Suivi des factures, Fini les appels pour savoir si la facture est arrivée. Accédez aux échéances, aux factures payées et ouvertes, ainsi qu’à l’historique complet. Téléchargement en PDF également, à tout moment.
• 14 Résiliation du contrat, Un processus cadré, sans tension. Consultez les conditions, générez le formulaire, signez, puis scannez et renvoyez via le portail. Ainsi, rien ne se perd.
• 15 Enfants irréguliers, Présences gérées par les parents, dans un cadre défini. Les parents annoncent eux-mêmes leurs jours et plages horaires, toujours selon vos règles. Vous ne traitez donc plus les présences futures à la main. Votre taux d’occupation s’optimise ainsi sans effort supplémentaire.

C’est d’ailleurs la question que posent toutes les directrices lors de la démo. Si les parents saisissent les données, ont-ils dès lors le dernier mot ? Non. Et c’est même, pour nous, un point non négociable.

Concrètement : pour chaque fonctionnalité activée, vous paramétrez une notification email qui vous alerte dès qu’une donnée est saisie. Vous validez, vous corrigez si nécessaire, puis le système intègre la donnée. Vous gardez ainsi la main et vous gagnez du temps.

Pour aller plus loin, lisez également notre article : Application crèche et garderie pour les parents.