Vous hésitez à ouvrir le portail à vos collaborateurs, et la crainte est d’ailleurs légitime. Si chacun peut changer son adresse ou son IBAN, où s’arrête donc le contrôle ? Pourtant la protection des données RH ne se joue plus vraiment là. Ce ne sont en effet pas vos collaborateurs qui exposent vos données. C’est plutôt le tableur qui circule par courriel, du secrétariat à la fiduciaire. Un portail bien paramétré fait donc l’inverse de ce que l’on redoute : il referme des accès.
La protection des données RH ne se joue plus dans l'armoire à dossiers
La loi fédérale sur la protection des données a été révisée en 2023, et le curseur a bougé. Elle reconnaît notamment à chacun un droit d’accès aux données qui le concernent, comme le rappelle le Préposé fédéral à la protection des données. Votre collaborateur peut donc vous demander ce que vous détenez sur lui. Beaucoup d’organisations répondent alors à cette demande en fouillant deux classeurs et trois tableurs. L’exercice prend ainsi des heures, alors qu’il devrait prendre une minute.
Le renversement à comprendre : tant que la donnée vit dans des fichiers dispersés, personne ne sait donc qui l’a lue ni qui l’a changée. Dès qu’elle vit dans un dossier unique, chaque modification laisse en revanche une trace datée.
Le portail employé de sai People part justement de ce constat. Il ne se contente donc pas d’afficher le dossier. Il décide aussi, champ par champ, de ce que chacun peut voir et changer. Vous activez par ailleurs les briques utiles une par une, parmi les vingt-trois fonctionnalités du portail employé, plutôt que d’ouvrir le portail en bloc.
Qui a le droit de changer quoi
Tous les champs d’un dossier n’ont évidemment pas la même sensibilité. Un numéro de téléphone portable n’engage personne, tandis qu’un IBAN engage en revanche votre comptabilité. Le portail distingue donc trois régimes, et vous choisissez le régime de chaque champ.
<p>« Le bon réflexe n'est pas de fermer le portail. C'est de décider, champ par champ, <em>ce qui mérite une validation et ce qui n'en mérite pas</em>. »</p>
Non, et aucun paramétrage sérieux ne le permettrait. Les données de rémunération restent en effet en consultation seule pour leur titulaire. Il voit donc son salaire, ses bulletins et son certificat, mais il ne les modifie jamais. La règle vaut également pour le taux d’activité et la fonction, qui relèvent du contrat plutôt que d’une saisie individuelle.
Ce que le collaborateur voit vraiment de son dossier
Un dossier ouvert ne veut pas dire un dossier nu. Le collaborateur accède d’abord à ses propres données, à ses bulletins et à son certificat annuel. Il retrouve ensuite son planning et ses heures. Il ne voit en revanche jamais le dossier d’un collègue, ni les notes internes du service RH. Cette frontière n’est d’ailleurs pas un confort d’usage. Elle découle plutôt du principe de proportionnalité, qui veut que chacun n’accède qu’aux données nécessaires. Le portail s’appuie pour cela sur les droits déjà définis dans votre logiciel SIRH.
| Fonctionnalité | Portail sai People | Demandes par courriel |
|---|---|---|
| Droit de modification défini champ par champ | Oui | Aucun, tout passe par la même boîte |
| Justificatif rattaché à la demande | Obligatoire si vous l'exigez | Pièce jointe qu'il faut archiver soi-même |
| Historique de l'ancienne valeur | Conservé et daté | Perdu dès l'écrasement |
| Réponse au droit d'accès d'un employé | Le dossier est déjà consultable | Reconstitution manuelle |
| Modification en attente visible des deux côtés | Oui, avec son statut | Non, il faut relancer |
| Changement futur programmé à l'avance | Oui, avec date d'effet | Un rappel dans l'agenda |
Ce que cela change, poste par poste
Questions fréquentes
Surtout pas, et les déploiements qui échouent commencent presque tous ainsi. Le portail se compose fonctionnalité par fonctionnalité. Commencez donc par ce qui soulage immédiatement le service RH : les bulletins de salaire, puis les coordonnées personnelles. Les demandes d’absence viennent ensuite, une fois que l’habitude est prise.
Chaque champ conserve en outre son historique. La valeur active apparaît en premier, tandis que les valeurs précédentes restent consultables avec leur période de validité. Une modification déjà décidée, mais qui ne prend effet que plus tard, s’affiche par ailleurs comme programmée. Vous évitez ainsi les corrections de dernière minute avant la paie.
Le portail fonctionne depuis un téléphone, et cela compte beaucoup. Dans la petite enfance, le social ou le bâtiment, une partie des équipes ne s’assoit en effet jamais devant un poste de travail. Une éducatrice consulte donc son planning entre deux groupes, tandis qu’un collaborateur de chantier enregistre ses heures depuis le terrain.
La question mérite d’être posée à tout éditeur, car la protection des données RH dépend aussi du lieu de traitement. Parlons-en concrètement sur votre situation : hébergement, sauvegardes et durées de conservation se décident en fonction de votre organisation, et non par un réglage universel.