La crise du COVID-19 a bouleversé le fonctionnement des crèches et des structures extrascolaires. Beaucoup d’institutions ont donc dû adapter leurs processus en urgence. La facturation crèche et extrascolaire figurait notamment en première ligne. Dans ce contexte, sai a néanmoins permis de garder le contrôle.
Le contexte de la crise sanitaire
Le COVID-19 a ainsi entraîné la fermeture des crèches et garderies dans plusieurs cantons suisses. Dans le canton de Vaud, par exemple, un arrêté cantonal a fermé les structures d’accueil dès le 18 mars. L’arrêté ne fixait toutefois aucune date de fin. La mesure a tenu jusqu’au 27 avril, puis la réouverture progressive a commencé. Les activités n’ont finalement repris à 100 % que le 11 mai. La direction a dès lors adapté sa politique de facturation au fil des semaines.
Facturation crèche et extrascolaire : le fonctionnement
La structure applique en pratique une facturation anticipée. Elle facture ainsi les prestations de mars dès la mi-février, avec une échéance au 1er mars. Le paramétrage initial, défini avec la direction, comprend quatre volets :
- Les créneaux horaires utilisés (matin, sieste, après-midi).
- Les prestations facturables (journée, dépannage, couches, etc.).
- La gestion du rétroactif, par exemple les jours supplémentaires entre le 16 et le 28 février.
- Les règles de majoration ou de rabais (fratrie, adaptation, enfants non inscrits).
Le système applique ensuite ces règles à chaque facturation mensuelle, en tenant compte des modifications de fréquentation ou des services exceptionnels.
Les décisions durant la fermeture
Le 17 mars, la structure a fermé ses portes. Les factures de mars étaient déjà parties. Le 20 mars, la direction génère toutefois les factures d’avril, afin de simplifier les remboursements à venir. Fin avril, la situation se clarifie enfin. La direction choisit alors de ne pas facturer les prestations non fournies. Elle rembourse les familles pour la période du 18 mars au 26 avril, parfois jusqu’au 10 mai. Deux décisions en découlent donc. Les familles paient d’abord intégralement les factures de mars et d’avril. Les remboursements viennent ensuite en déduction sur la facturation de juin. Celle-ci regroupe quatre éléments : le remboursement partiel de mars, le remboursement total ou partiel d’avril, la facturation de mai calculée sur la fréquentation réelle, et celle de juin.
Le mode « Urgence », un atout clé
sai propose par ailleurs un mode « Urgence » pour gérer les imprévus dans les crèches et garderies. En cas de fermeture soudaine, vous adaptez ainsi la planification en quelques clics. sai calcule également les présences exceptionnelles. Les remboursements et les ajustements suivent enfin, sans aucune ressaisie.
La page « secteur », clé de voûte de la facturation
La structure applique une facturation mensualisée et constante, quel que soit le calendrier des vacances. Pour les périodes exceptionnelles, sai calcule en revanche au prorata des jours ouvrables. La page « secteur » du dossier de l’enfant pilote quant à elle la fréquentation et la facturation. La direction y définit chaque période, puis active ou désactive les créneaux concernés : fréquentation normale, fermeture, retour partiel, nouvelle fréquentation. sai analyse alors ces données sur trois mois. Il applique ensuite les règles de remboursement et de facturation, sans intervention manuelle.
Des résultats concrets
Grâce à sai, la structure a traité la facturation de 50 familles en moins de quatre heures. Deux factures sont devenues négatives après le départ d’enfants. L’équipe les a donc reprises à la main et a émis des notes de crédit. Avant sai, la facturation mensuelle occupait une demi-journée, avec de nombreuses manipulations. Aujourd’hui, l’équipe génère, vérifie et envoie les factures par e-mail en 45 minutes. sai ne gère pas seulement les temps normaux : il s’adapte aussi aux situations de crise, pour une gestion réactive et transparente envers les familles.