Chaque facture fournisseur,
payée au bon moment.

La comptabilité fournisseurs de sai Finances suit désormais vos créanciers en temps réel. Elle s’intègre donc aux modules financiers : comptabilité financière et analytique, comptabilité personnelle. Le suivi de mandats et de projets s’y rattache également. La gestion des chantiers et les bons de travaux suivent aussi. Saisie des factures, ordres de paiement automatiques, conditions, décomptes TVA et multi-sociétés : tout tient enfin au même endroit.

La comptabilité fournisseurs enregistre aussi vos données de gestion

Le masque de saisie accueille de nombreux renseignements statistiques ou de gestion. Vous y trouvez aussi les codes de regroupement, les conditions de paiement et la langue. Les codes pour ordres de paiement automatiques y figurent tous. Un même fournisseur peut par ailleurs porter plusieurs coordonnées bancaires.

Une saisie différée, puis assistée

Vous saisissez d’abord factures, notes de crédit et extournes avec ventilation, en mise à jour différée. Vous corrigez ou annulez donc une opération jusqu’à la synchronisation. En cours de saisie, vous consultez les comptes, l’historique, le journal et les conditions. L’aide à la saisie ventile ensuite un montant global. Elle recherche vos factures les plus anciennes, puis propose les escomptes selon la date. Les mises à jour peuvent toutefois se faire en temps réel.

Des ordres de paiement, désormais proposés tout seuls

La comptabilité fournisseurs propose donc les ordres de paiement et les avis détaillés. Vous les éditez en tout temps, par exemple pour les bloquer temporairement. Un blocage de longue durée reste aussi possible. La liste de contrôle comptabilise enfin vos paiements automatiquement.

Consultation, escomptes et rappels, toujours à portée

La consultation des factures, des paiements et des postes ouverts se fait donc globalement ou par compte. Vous visualisez ainsi le chiffre d’affaires mensuel ou cumulé, puis comparez les exercices. La gestion des conditions de paiement va loin. Chaque condition accepte par exemple jusqu’à 5 types d’escomptes selon le délai. Les échéances de rappels 1, 2 et suivants se règlent en jours ou en fin de mois.

Des statistiques d’achats, enfin parlantes

Les analyses portent aussi bien sur une période que sur une année entière. Vous mesurez ainsi les achats par fournisseur ou par groupe de fournisseurs. La comparaison avec les années précédentes se lit en francs et en pourcentage. Vous pilotez donc vos achats et négociez sur des faits, jamais sur des impressions.

Bons de travaux, quand la Régie entre en jeu

La gestion des bons de travaux s’intègre à la chaîne Régie. L’édition paramétrée autorise une présentation libre, adaptée à vos besoins. La facturation assure le suivi. Le module rejoint donc la régie immobilière et la gestion de chantier.

Quant à la TVA, aucun angle mort

La TVA de votre comptabilité fournisseurs reste liée à la comptabilité générale. Les comptes d’imputation, à savoir charges et achats, suivent le code TVA du plan comptable. Le système gère les pourcents récupérables et la comptabilité multi-adhérents. Vous saisissez les montants avec TVA incluse ou hors TVA. Les règles applicables figurent d’ailleurs dans le droit fédéral suisse.

Publipostage et multi-sociétés, jamais limités

Les listes et lettres paramétrées se filtrent par fournisseur, ou se regroupent. Elles génèrent des documents pré-remplis, prêts à partir. Le nombre de sociétés tenues reste libre. Vous travaillez donc avec des fichiers fournisseurs communs. Les options de saisie, à savoir multi-monnaies et TVA, se définissent par société.

La reprise des données, puis la GED

La reprise porte sur les fichiers de base, les cumuls annuels, l’historique, les postes ouverts et les journaux. Elle fonctionne aussi bien complètement que partiellement. Un cadrage par date évite donc d’écraser le travail en cours. Ce mouvement marche dans les deux sens. La GED de la comptabilité fournisseurs conserve factures, décomptes, relevés et rappels entrants. Pour les durées de conservation, le module se complète enfin avec l’archivage et le droit à l’oubli.

Pour les gros volumes, le scan prend ensuite le relais

La saisie devient le goulot d’étranglement, quand le nombre de factures augmente. Le module de scan de factures fournisseurs intervient alors. Il numérise en masse, puis lit les QR codes. Les champs essentiels se remplissent donc automatiquement : numéro de facture, IBAN, fournisseur, montant. Le système repère aussi les anomalies. Vos équipes ne traitent enfin que les exceptions.