Sur le papier, le self-service employé semblait donc simple. Vous ouvrez un portail, vos collaborateurs consultent eux-mêmes leurs soldes et leurs bulletins, et le service RH respire enfin. Six mois plus tard, le téléphone sonne pourtant autant qu’avant. Le projet n’a pas échoué sur les fonctionnalités, mais bien sur l’usage. Un portail que l’on ouvre à reculons ne retire aucune demande, il en ajoute même une : « je n’ai pas trouvé ».
Le self-service employé se gagne ou se perd sur l'adoption
La cause revient souvent au même endroit. Le planning vit souvent dans un écran, le pointage dans un autre, les demandes de congé dans un troisième. Chaque passage de l’un à l’autre oblige donc le collaborateur à reconstruire mentalement sa semaine. L’écart entre ce qui était planifié et ce qui a été pointé devient alors incompréhensible, et c’est précisément cette question qu’il finit par poser au service RH.
Notre portail employé part du principe inverse : garder l’utilisateur sur le même écran, plutôt que de le promener dans une série d’onglets. L’agenda sert ainsi à la fois de planning, de feuille de temps et de guichet de demandes. On change de période ou de vue, mais jamais de lieu. En pratique, les habitudes prises le premier jour restent donc valables pour tout le reste.
Chaque onglet de trop est une raison d'appeler les RH.
Pointer, planifier et demander depuis le même agenda
Le collaborateur retrouve ainsi sur son agenda son temps théorique, ses timbrages et ses vacances, en semaine, en mois ou en simple liste. Tout est web : il pointe depuis son téléphone comme depuis un poste fixe. Quand il change de tâche, il bascule d’une activité à l’autre en un geste, et le système clôt la précédente. Il peut aussi déclarer après coup une plage horaire complète, si son organisation le permet.
Les petites économies de gestes font ensuite la différence. Les activités récentes s’affichent en effet d’office, et chacun épingle ses favoris en tête de liste. Mieux encore, il enregistre des raccourcis complets, par exemple tel client, tel projet et telle nature d’activité, sous un nom qu’il choisit. Un clic sur « Interne » suffit alors à tout renseigner d’un coup. Les détails de la gestion des temps restent par ailleurs disponibles pour qui veut aller plus loin.
Des champs qui correspondent à votre métier : une entreprise de soudure pointe simplement le chantier. Une société de services renseigne plutôt client, projet et nature. Une institution sociale saisit quant à elle bénéficiaire et tiers payant. Ces champs se configurent donc au déploiement, et personne ne voit ceux qui ne le concernent pas.
Voir son équipe sans surveiller ses collègues
Depuis le même écran, le collaborateur passe à la vue de son équipe. Il y voit alors qui est présent, absent ou planifié, jour par jour et par horaire. Il n’y voit en revanche pas le détail de ce que font ses collègues : savoir qu’une personne est là suffit pour s’organiser, et le reste ne le regarde pas. La confidentialité est donc réglée par construction, sans consigne à rappeler.
Le manager, de son côté, change simplement de rôle sans quitter l’écran. Il retrouve alors le planning détaillé de ses équipes et saute directement à la prochaine demande à valider. Il accepte ou refuse ensuite une absence sur place, et tout refus exige un commentaire. Le collaborateur sait ainsi toujours pourquoi, sans devoir relancer personne.
Des règles de validation calquées sur votre organisation
Chaque événement porte d’abord un état : en validation, validé ou autovalidé. Des règles paramétrables décident ensuite lequel s’applique, et c’est là que le portail épouse votre fonctionnement. Certaines organisations n’autorisent par exemple que le timbrage en direct, sans retour sur le passé. D’autres laissent saisir librement la journée en cours, mais soumettent à validation toute correction portant sur la semaine précédente.
Ce dernier cas n’a d’ailleurs rien de théorique. Des entreprises renoncent au pointage parce que leurs collaborateurs finissaient par attendre devant la badgeuse, quelques minutes avant l’heure. Le portail ne les force donc pas à choisir entre contrôle strict et confiance : le même outil sert les deux, et vous pouvez passer de l’un à l’autre sans changer de logiciel.
Un tableau de bord que chacun compose
Plutôt qu’un tableau de bord figé, le portail propose un catalogue de statistiques classées par thème. Chacun y puise ce qui l’intéresse selon ses accès : son propre taux d’absence, par exemple, ou celui de son équipe s’il encadre des personnes. Il choisit la période, place l’indicateur où il veut, crée même plusieurs pages. Chaque vue de l’agenda garde d’ailleurs son propre tableau de bord, pour avoir la bonne information au bon endroit. Les données s’exportent enfin vers Excel en un clic.
Le décompte d’heures y figure aussi, calculé à chaque saisie ou chaque nuit. Solde reporté, temps dû, temps effectué, reste à faire, absences payées puis nouveau solde : le collaborateur voit tout le raisonnement, pas seulement le résultat. Dans les crèches à horaire annualisé, il suit même les heures qu’il accumule pour financer ses semaines de vacances supplémentaires.
En préparation : quand la statistique cherchée n’existe pas dans le catalogue, le collaborateur pourra la décrire avec ses propres mots. Le système la construira alors pour lui, puis la rangera dans sa bibliothèque personnelle ou la partagera avec ses collègues. Voir aussi comment fonctionnent les questions en langage naturel sur vos données RH.
Ce que le self-service employé retire au service RH
La première demande des collaborateurs porte presque toujours sur les documents de salaire. Avec le self-service employé, chacun consulte désormais en ligne ses bulletins et ses certificats de salaire, ou les télécharge tous en un clic. Les demandes de copie disparaissent donc du quotidien du service RH.
Le dossier personnel suit la même logique. Le service RH choisit en effet, champ par champ, ce que l’employé peut voir et modifier. Un téléphone privé se change directement, alors qu’une nouvelle adresse passe par une demande avec justificatif. Le collaborateur suit ensuite sa demande et peut échanger par messagerie avec son responsable. Les rôles se séparent d’ailleurs au besoin : un responsable opérationnel demande, un responsable administratif valide. Nous avons d’ailleurs détaillé ce réglage dans ouvrir le dossier RH à vos employés sans perdre la main.
Le portail seul, ou toute la chaîne RH
Peu d’organisations remplacent en réalité tout d’un coup. La plupart veulent un module ici, un autre là, et les relier à ce qu’elles possèdent déjà. Le portail s’interface donc par des API standard. Certains clients ne font que badger, puis exportent les temps vers leur outil. D’autres calculent la paie ailleurs et importent simplement les bulletins, que l’employé consulte alors sur son portail. D’autres encore utilisent toute la chaîne, jusqu’au calcul des salaires certifié Swissdec.
Vous activez de toute façon les fonctionnalités une par une, plutôt que d’ouvrir le portail en bloc. Ce qui n’est pas prévu par le module standard se règle ensuite par une adaptation propre à votre organisation, par exemple une restriction entre type d’activité et bénéficiaire. Ces fonctions sont nées chez des clients déjà déployés, puis ont été reprises pour tous. Découvrez enfin l’ensemble de sai People, notre logiciel RH, ou relisez pourquoi proposer un portail self-service RH.
Questions fréquentes
C’est un portail où chaque collaborateur gère lui-même ce qui le concerne : pointage, planning, demandes d’absence, bulletins de salaire et données personnelles. Le service RH ne ressaisit donc plus rien. Il valide seulement ce qui doit l’être, selon des règles définies à l’avance. Le self-service employé ne vaut toutefois que par son usage réel, d’où l’importance d’un écran unique.
Non. Le timbrage se fait depuis un téléphone ou un ordinateur, puisque le portail est entièrement web. Vous pouvez aussi renoncer au pointage en temps réel et laisser chacun déclarer sa journée. Les règles de validation s’appliquent alors aux corrections tardives ou aux saisies hors planning.
Non. La vue d’équipe montre en effet seulement qui est présent, absent ou planifié. Le détail des activités reste réservé à vous-même et à votre responsable, selon les droits définis par votre organisation.
Oui. Le portail fonctionne aussi seul et s’interface par API avec vos outils existants. Si votre paie est calculée ailleurs, les bulletins et certificats peuvent être importés, puis consultés par vos collaborateurs sur leur portail comme s’ils avaient été produits sur place.