SAINet DayCare est un logiciel de gestion pour les crèche et l’accueil extrascolaire. Il s’adresse à tout le personnel des structures d’accueil de jour. Cela inclut la direction, la comptabilité, l’administration, la réception, ainsi que le secteur éducatif. Le personnel encadrant et les parents en font également partie.
SAInet DayCare, un produit collaboratif pour tous les acteurs qui s’occupent d’ enfants
Cette solution progicielle offre à chacun des métiers des outils intégrés et conviviaux, avec des accès selon les responsabilités. Le mode collaboratif intégré à la solution permet de s’interconnecter et de mettre à disposition ses informations en temps réel au bénéfice de la collectivité.
Le dossier de l’enfant, colonne vertébrale du système
Le dossier de l’enfant permet à l’administration de conserver et structurer toutes les données nécessaires. Cela inclut les informations de base, les intervenants (parents, grands-parents, etc.), la planification des places, la gestion des temps, les données de santé et la facturation.
Il permet également la facturation intégrée dans la comptabilité financière, analytique et par dossier. Les règles de tarification prennent en compte les métiers, les salaires, la commune des parents, les fratries ou encore les présences. Elles permettent d’automatiser un travail administratif souvent complexe, mais désormais simplifié.
Le personnel encadrant et les parents disposent d’interfaces adaptées
Le personnel encadrant accède facilement aux données utiles à son travail quotidien. Il consulte les informations de base de l’enfant, les personnes à contacter en cas de besoin, celles autorisées à venir le chercher, ainsi que les données de santé (vaccins, allergies, etc.).
Les éducatrices reçoivent aussi des alertes en cas d’urgence. Elles visualisent la planification des présences des enfants et des collègues, à court et long terme. Cela leur permet d’adapter immédiatement les effectifs en cas de sous- ou de sureffectif.
Le personnel badge les enfants et eux-mêmes pour comparer les présences théoriques et réelles. Le système d’intelligence artificielle analyse ensuite les données d’assiduité passées afin d’identifier des tendances et d’optimiser la planification future.
Tout cela se fait grâce à une web application généralement utilisée par le biais de tablettes.
Le journal de vie permet une information continue liée aux événements, ce qui facilite les retours aux familles.
Les parents sont aussi des acteurs importants du système et peuvent également y avoir accès au niveau digital à travers le portail de communication parents. Ce dernier compte plus de 15 fonctionnalités.
Base d’adresse centralisée, enfants, parentés et fratries
Dans SAINet DayCare, les utilisateurs déclarent chaque adresse une seule fois. Le système la réutilise ensuite automatiquement pour les enfants, parents, collaborateurs, partenaires, fournisseurs ou services administratifs. Les adresses servent aux e-mails, listings internes des numéros de téléphone, contacts courants, historique des contacts, relance pour les inscriptions. Le système relie les relations familiales, notamment les parents et les frères et sœurs, directement à travers les dossiers.
Dossier de l’enfant, les fiches d’allergies, les coordonnées pour alertes, les documents
Le système classe les données en quatre grands thèmes :
- les coordonnées administratives (adresses, liens familiaux, intervenants),
- les informations de santé (médications, allergies),
- les présences prévues à court et moyen terme,
- les éléments liés à la facturation (organismes de subvention, part parentale et communale).
Chaque structure d’accueil de jour peut ajouter ses propres champs d’information grâce à un paramétrage personnalisé.
Le personnel administratif conserve tous les documents essentiels dans la GED : carnets de vaccination et de santé, fiches d’inscription, contrats ou encore courriers.
Portail de pré-inscriptions, élément 1er du logiciel de gestion crèche et accueil extrascolaire
Le portail de préinscription permet aux parents de se préinscrire en indiquant un certain nombre d’informations sur leur enfant : données de base de l’enfant, les intervenants et la planification souhaitée. Une fois préinscrit, ils sont informés de l’avancement de leur dossier en fonction des places libres. Les dossiers d’inscriptions sont complétés progressivement le plus souvent avec les différentes interactions entre les parents et la direction qui suit la préinscription digitale. La liste d’attente centralisée permet de gérer le flux des demandes et d’informer les parents automatiquement par email.
Portail de communication parents, élément final du logiciel de gestion crèche et accueil extrascolaire
Un logiciel de gestion de crèche et accueil extrascolaire doit pouvoir communiquer avec les familles. Pour ce faire, les parents disposent d’un portail web sur lequel ils peuvent accéder à de l’information concernant leur enfant 24/24. Ils reçoivent des nouvelles sur la vie de la structure ou des invitations à des événements. Les parents peuvent également être proactifs dans différentes annonces ou demandes. Ils ajoutent toutes les informations nécessaires à la bonne gestion de leur enfant, notamment en lien avec la santé, les intervenants, et plus encore. Ils ont également la possibilité de faire des demandes de fréquentation supplémentaires, qu’elles soient ponctuelles ou régulières. En cas d’absence, ils peuvent facilement l’annoncer en précisant la catégorie. Enfin, le portail leur donne accès à leurs factures ainsi qu’à d’autres documents essentiels comme les contrats, les attestations ou encore les formulaires de résiliation.
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Le portail de communication parents
Présence des enfants : liste et contrôle des arrivées et des départs
Les prévisions des présences régulières des enfants permettent d’organiser le planning par unité, en tenant compte des absences (vacances, longues maladies). Le personnel encadrant tient le planning en fonction des besoins spécifiques de la structure. À l’arrivée, il badge chaque enfant et précise la personne autorisée à venir le chercher. Le système signale immédiatement les absents. Enfin, au moment du départ, le personnel badge à nouveau les enfants pour clôturer leur présence. Grâce à ce système, la structure connaît en temps réel l’effectif prévu, repère immédiatement les absences imprévues et identifie les présences supplémentaires.
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Le planning des enfants au sein des crèches et garderies
Journal de vie et communications aux parents
Tout au long de la journée, les éducatrices saisissent les arrivées, les départs, les événements marquants et les remarques des parents directement sur les tablettes mises à leur disposition. Ce journal de vie est un élément indispensable de ce logiciel de gestion crèche. Il permet la transmission aux parents de la fiche de la journée, et au responsable de secteur d’analyser les journées en fonction des problématiques et du personnel. Pour les parents connectés, le journal comportant les éléments les concernant est directement en ligne.
Facturation détaillée selon les contrats et les présences effectives
La facturation s’adresse aux parents et aux organismes de subvention. Les règles sont liées au dossier de l’enfant, à sa présence contractuelle et ses présences supplémentaires. Elle peut consolider plusieurs enfants sur une seule facture. La tarification obéit aux règles de la crèche et de la commune. Le système permet la connexion aux systèmes informatiques des cantons et communes (ETIC, etc.), avec reprise des éléments de facturation et règles tarifaires.
Suivi des débiteurs, comptes par enfant
La gestion des débiteurs permet de suivre les factures ouvertes avec des rappels, relevés et sommations. Le système automatise largement la gestion. Chaque mois, il génère directement les écritures de facturation à partir du planning et des dossiers. De plus, les encaissements s’effectuent automatiquement grâce aux QR-factures. SAINet intègre la comptabilité des débiteurs dans la comptabilité générale de la crèche. Enfin, il traite la comptabilité par enfant et par famille comme une comptabilité par projet, assurant un suivi précis dans le temps, en lien avec la situation de chaque enfant.
Comptabilité financière et analytique, budgets prévisionnels
La comptabilité est au cœur du système : alimentée par l’activité de la crèche, les présences, les achats et les charges de personnel. La comparaison avec des versions de budgets et des exercices précédents permet la conduite financière de la crèche. Fonctionne selon les standards comptables, avec transitoires, provisoires, multi-sociétés.
Ressources humaines et salaires, collaborateurs
Le suivi du dossier des employés (éducateurs/trices, gestionnaires, administration, direction) est très complet. Les collaborateurs jouent un rôle central dans le logiciel de gestion d’une crèche ou d’un accueil extrascolaire. Ils enregistrent leurs interventions directement dans le journal de vie. En fonction de leurs autorisations, les collaborateurs accèdent aux dossiers des enfants. Ce fonctionnement garantit à la fois la traçabilité et la sécurité des données.
La gestion des ressources humaines reste complète et précise. Le système stocke les informations liées à chaque employé, planifie son activité, gère son temps de travail et calcule automatiquement les décomptes horaires. Ces calculs s’appuient sur un moteur de règles métiers, adapté aux particularités du parascolaire, aux contrats multiples et aux règlements spécifiques.
Les employés peuvent également bénéficier d’un portail self-service.
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Pourquoi les responsables de garderies privilégient une solution RH spécique au métier ?
Pourquoi mettre à disposition des employés un potail RH ?
Déclaration des temps de travail et gestion des absences
Planification des présences du personnel, une fonctionnalité stratégique de ce logiciel de gestion crèche et accueil extrascolaire
La planification s’effectue à la fois à long terme et dans l’immédiat. Les plannings des collaborateurs (présences, absences de longue durée, vacances) mise en relation avec les présences prévues des enfants permettent l’organisation du travail à long terme. Chaque jour, le système analyse les badgeages, les absences imprévues et les présences supplémentaires. Sur cette base, la direction ajuste la répartition du personnel dans la crèche et peut réaffecter certains collaborateurs à des tâches complémentaires si nécessaire.
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La planification dans les structures d’accueil de jour*
La planification, clé de la rentabilité des crèches et garderies
Analyses et tableaux de bord
L’outil intégré d’analyse et de graphiques exploite en temps réel les comptes et les écritures simulées. Il aide les décideurs à formuler leurs propres requêtes, à isoler les données clés, à les mettre en valeur et à alimenter les rapports bureautiques.
Procédures et workflows, outils pour la qualité et la fiabilité
La gestion des procédures, intégrée dans la solution, permet la vision par tous des consignes de qualité, applicable aux situations rencontrées dans la vie de la crèche. Le personnel sait que faire lors d’une infection, d’un accident, d’une épidémie, d’une absence. Les procédures appliquées enfants sont attachées aux dossiers afin d’en permettre le suivi et le contrôle.
La mobilité par la web application, usage dans les secteurs
L’usage de la web application au travers de tablettes dans les secteurs permet au personnel encadrant de travailler avec des données correctes en tout temps : fiche d’allergie des enfants, qui appeler en cas d’urgence, qui devrait chercher l’enfant maintenant. La tablette permet de photographier et d’intégrer au dossier les coordonnées des intervenants de la famille. Elle permet la saisie du journal de vie. Le badgeage des enfants et du personnel permet aux responsable de répartir son personnel en temps réel, en cas de sur ou sous-effectif. La direction peut communiquer par les tablettes les avis urgents : allergie, danger ponctuel, points importants.
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La mobilité à travers la Tablette et le Smarphone au service du terrain social
Gestion électronique des documents (GED)
SAINet propose une GED. La gestion électronique des documents occupe une place centrale dans le logiciel de gestion pour crèche et accueil extrascolaire. Elle interagit directement avec tous les modules : RH, Enfants, Comptabilité, etc. Les équipes enregistrent systématiquement les documents importants de la crèche, y compris leurs différentes versions si nécessaire.
Elles conservent et mettent à jour les documents issus de l’activité quotidienne, tels que les contrats avec les parents et les collaborateurs, les pièces d’identité, les CV ou encore les photos des familles. Les documents comptables — comme les factures ou bulletins de salaire — sont envoyés par e-mail et automatiquement référencés dans le système.
Dans une comptabilité, la GED est un composant essentiel. Elle conserve les documents sources des écritures (factures, attestations, bons internes), les documents édités, les bilans avant/après simulation, ainsi que les comparaisons journalières. Elle assure le suivi, le contrôle sur plusieurs années et facilite la recherche d’informations.
Maîtriser les données sensibles en toute conformité
SAINet automatise l’archivage, l’anonymisation et la suppression des données selon les obligations légales. Chaque secteur bénéficie de règles adaptées, assurant traçabilité, sécurité et respect du droit à l’oubli. Une interface claire permet de piloter les délais, répondre aux demandes et garantir une conformité totale.
