Pourquoi mettre à disposition des employés un Portail RH ?

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Mis à jour le 27 avril 2023.

Les Ressources Humaines répondent de manière récurrente aux nombreuses sollicitations des employés. Ces derniers s’interrogent sur leurs décomptes des temps, le solde de leurs vacances. Ils veulent obtenir divers documents ou encore des informations sur la formation continue, etc. Dans ce contexte, les RH sont réduits à un bureau d’informations. Aujourd’hui, ils peuvent diminuer ces interactions sans plus-values en donnant accès directement aux collaborateurs via un Portail RH, une Application en Self-Service personnalisée. Ainsi, les RH peuvent consacrer plus de temps à leur cœur de métier qui est la mobilisation et le développement des ressources humaines dans l’organisation de l’entreprise.

En plus de son environnement personnel qu’il peut consulter et modifier, le collaborateur dispose également d’outils métiers directement connectés à son dossier. Il peut se badger, réaliser des rapports, entrer ses heures et écrire dans un journal de bord. Ces informations sont ensuite dispatchées et utilisées par l’administration, les RH, la direction ou les collègues dans un mode collaboratif, afin d’améliorer le travail de chacun.

Outil simple et efficace, le module offre :

1. Fin du papier

Pour chaque travail, une partie administrative est induite. Au quotidien, les échanges sont nombreux et cela engendre de la paperasse et une perte d’informations. La mise à disposition d’une Application Self-Service pour chaque employé diminue l’utilisation du papier au profit du numérique. Cela génère de l’ordre et diminue les interactions redondantes avec l’administration et les RH.

2. Fin des saisies multiples

En utilisant le papier ou des systèmes informatiques non intégrés, il est nécessaire de réaliser des saisies multiples. En utilisant SAINet, système intégré et collaboratif, le collaborateur, via son profil personnel, modifie ou entre des données une seule fois. Il les met à disposition du plus grand nombre qui l’utilise et les transforme à son tour pour générer un document, un salaire, une facture, etc.

3. Données à jour en temps réel

Par exemple, le collaborateur dispose de ses décomptes de temps et surtout au détail du calcul. Fini les ping-pongs continus avec les RH de « Où j’en suis dans mes heures ? », « Pourquoi j’ai 3.2 h de vacances ? ». L’employé voit tous les jours l’évolution de son temps de travail et de ses heures sans avoir besoin de réclamer des comptes. Cela représente un gain de temps pour toutes les parties et valorise la transparence de l’entreprise sur ce sujet.

4. Facilite la mobilité

Une part importante des collaborateurs, dans les niches traitées par SAI ERP, comme l’Action sociale, la Petite Enfance, l’Immobilier ou la Construction, se déplacent régulièrement. Donner des accès en mobilité à un employé pour qu’il puisse réaliser facilement des comptes rendus de rendez-vous, remplir des documents administratifs référents, marquer ses heures réelles d’intervention, prendre connaissance de son planning, rend son travail plus simple et cohérent.

5. Au final, l’intervention de l’employé permet de facturer et faire des salaires

SAINet valorise son système de planification et de gestion des temps, car il est source d’efficience surtout lorsqu’il réalise des factures et des salaires. Pour ce faire, les sociétés définissent leurs règles de facturation et RH. En entrant des données tout au long de la journée, avec la réalisation des différents mandats, le collaborateur renseigne la base de données et facilite le processus sans perte de données.

L’employé accède à son environnement personnel via un ordinateur, une tablette ou un Smartphone (finalisation du responsive Q3 2023). L’outil lui permet de consulter des données et de réaliser différentes actions administratives en lien à ses attributions pour les différentes activités qu’il réalise tout au long de la journée :

• Accès personnalisé via un utilisateur et mot de passe.
• Accès à son dossier et consultation de ses données personnelles dont accès au résumé et/ou détail de son décompte de temps. Mise en place de processus de validations / notifications au supérieur lorsque des informations sont changées. Onboarding.
• Visualisation de son planning théorique préparé par l’administration ou par lui-même avec les diverses tâches / interventions à réaliser. Badgeage au début et à la fin d’une activité. Possibilité de configurer les types de temps et activités
• Accès à ses bulletins de salaires & Accès à son certificat de salaire
• Déclaration des absences et demandes de vacances, avec suivi des validations ou non par sa hiérarchie. Un article de blog dédié est disponible ici.
• [Petite enfance] Accès dossier et badgeage des enfants dont le collaborateur a la charge
• Evaluation et revues objectifs (évaluation bilatérales, sondages, etc..) [A VENIR Fin 2023]

Dans le domaine de la petite enfance – préscolaire et parascolaire – ou dans celui des activités parascolaires – gestion des enfants à la cantine, au sport, aux devoirs surveillés ou lorsqu’on les amène au bus – le personnel encadrant est constamment en mouvement. Le personnel encadrant au sein des crèches, garderies et/ou unités d’accueil pour écoliers, travaille au sein d’un groupe d’enfants. Par exemple, le surveillant actif dans les activités parascolaires, se déplace sur le site de l’établissement scolaire en permanence et facilite son travail avec l’accès à des outils métiers au travers de son Smartphone.

Une éducatrice de la petite enfance, par exemple, dispose déjà d’une tablette et d’une application métier qu’elle partage avec ses collègues de son groupe sans accès individualisé. La mise à disposition du Portail employé Self-Service lui permet de disposer des mêmes outils pour encadrer les enfants. Elle a en plus la possibilité de se badger à l’extérieur de l’institution si elle est en train de faire des courses ou un entretien avec des parents dans un autre bâtiment par exemple.  Elle peut également consulter son dossier personnel et son planning. Elle peut effectuer des modifications si elle en a les droits. Elle a aussi la possibilité de faire des demandes spécifiques à sa hiérarchie, comme annoncer ses vacances ou ses absences qui lui seront validées ou non.