Planning des enfants en crèche et garderie : un outil essentiel pour la gestion quotidienne

Le planning des enfants en crèche figure parmi les trois documents les plus utilisés au quotidien dans les structures d’accueil. Dans SAINet, cette vue se génère à travers la tâche ‘CRMEV ‘Vue de l’historique’. De plus, elle se combine à d’autres vues, qui sont détaillées dans cet article. L’objectif : comprendre comment tirer parti de ces vues, y compris dans des situations exceptionnelles comme la pandémie de Covid-19.

Tableau de bord pour accéder rapidement aux tâches de planification

Sur le tableau de bord (dashboard), la tuile « Vue activités » permet un accès rapide à la tâche CRMEV.

Planning de fréquentation des enfants, la tâche qui fait gagner du temps

La tâche CRMEV permet d’accéder à plusieurs vues concernant les enfants. Certaines vues concernent la planification, notamment le planning des enfants en crèche et garderie présenté ici.

La plateforme SAINet fonctionne avec une logique ‘temps réel’. Cela signifie qu’un document imprimé peut devenir obsolète très rapidement. Le quotidien d’une crèche comporte des imprévus : absences ou maladies, chez les enfants comme chez les employés. En tenant compte de cela, SAINet propose cette vue du planning des enfants en crèche et garderie. Elle affiche le planning lié aux contrats théoriques. Elle montre aussi les présences réelles, réparties par créneau et par jour. En complément, le tableau affiche les absences, les vacances ainsi que les suppléments.

Configuration de cette vue de planning des enfants

Dans cette vue, l’utilisateur peut extraire des informations sur le comportement des enfants via le journal, le badgeage ou la planification. C’est cette dernière qui nous intéresse ici, sous le nom ‘P Planning des enfants’. Le système permet de choisir le groupe (nursery, trotteur, grand, UAPE1, UAPE2, AES, etc.) et la période souhaitée. Le tableau peut s’afficher en couleurs, selon les préférences de visualisation. Il est aussi possible d’afficher les totaux de présence : contrats théoriques, présences réelles ou les deux. Par ailleurs, les places occupées ou disponibles peuvent également être consultées.

Génération du tableau de fréquentation des enfants

Une fois la vue configurée comme souhaitée, le tableau est généré. Il regroupe toutes les informations saisies par l’administration et le personnel. Chaque enfant dispose de deux lignes. La première ligne représente le contrat théorique et contient des chiffres « 1 », indiquant qu’une place est réservée. La seconde ligne affiche les données réelles : ‘P’ pour présent (valeur 1), ‘A’ pour absent et ‘V’ pour vacances (valeur 0). Cette vue aide à analyser le taux de remplissage et à prendre des décisions concrètes : réaffecter du personnel, relancer des parents en attente ou lancer des actions marketing ciblées.

Par ailleurs, le tableau indique le total des jours de présence cumulés et l’écart entre les jours prévus et réels. Ces données détaillent les absences et les vacances.

Le planning des enfants, un enjeu stratégique pour le bon fonctionnement d’un accueil préscolaire ou parascolaire.

Le planning des enfants en crèche et garderie joue un rôle transversal dans l’organisation d’une structure d’accueil. Le personnel encadrant y accède directement dans les groupes, ce qui offre une vision sur une ou deux semaines. Cette vue complète les informations journalières issues des tablettes, répondant ainsi à des demandes ponctuelles, comme les demandes de suppléments formulées par les parents.

La direction utilise aussi cette vue à plusieurs niveaux : court, moyen et long terme. L’historique des contrats permet d’anticiper les signatures, de planifier les besoins en personnel, de construire les budgets annuels et de générer des rapports pour les organes de contrôle.

Cas pratique d’un accueil préscolaire ou parascolaire avec des données statistiques

Prenons l’exemple d’une structure souhaitant comparer plusieurs années. Avec SAINet, les données s’exportent facilement vers des outils bureautiques comme Microsoft Office. Cela permet de créer des graphiques à partir des plannings. Un outil de Business Intelligence (BI) intégré à SAINet est également disponible. Dans le graphique présenté ci-dessous, on compare les taux d’occupation de septembre 2019 et 2020.

Les décomptes équivalents plein temps et la liste d’attente, deux tableaux complémentaires à la vue ‘planning de fréquentaiton’

Décomptes équivalents plein temps

D’autres outils, comme les décomptes équivalents plein temps (tâche GTPDT) et la liste d’attente complètent la vue du planning des enfants en crèche et garderie.

Pour calculer les équivalents plein temps, la tâche choisit un ou plusieurs groupes et créneaux, le type de vue (par mois, année ou jour) et la période à analyser. Elle peut aussi intégrer les suppléments pour calculer le taux de remplissage complet.

Liste d’attente

La liste d’attente vient également compléter l’utilisation du planning des enfants pour avoir en parallèle les nouvelles demandes et l’occupation contractuelle actuelle. Cela offre des possibilités pour mieux remplir la structure, l’optimiser et être plus à l’écoute des parents et de leurs besoins, avec des propositions claires et précises.

Analyse économique de la période du COVID

Avec ces différents outils, les responsables d’un acueil préscolaire ou parascolaire peuvent ainsi tirer des analyses. Par exemple, le Covid-19 a bouleversé l’accueil de jour. Dans le cas de la direction de la garderie privée ‘Cup Cake’, elle a pu analyser son impact sur le remplissage entre 2019 et 2020.

Voici ce que montre le graphique :

• En 2019, la fréquentation est en légère hausse (de 9,5 à 15 places occupées).
• En janvier et février 2020, une forte progression se fait sentir, atteignant presque 100 % de remplissage sur le groupe des grands (de 11,53 à 16).
• Le 18 mars 2020, la fermeture liée au Covid-19 interrompt brutalement cette progression.
• En mai 2020, la fréquentation revient au niveau de 2019, avec un léger sursaut en juin.
• Les mois de mars à juillet auraient dû suivre la tendance de février 2020.
• Des ruptures de contrat ont suivi, causées par le chômage, de nouvelles habitudes des familles ou la concurrence des structures publiques subventionnées.

Bien que l’année 2020 ait commencé de manière prometteuse, sa fin s’est révélée, en comparaison avec 2019, nettement moins performante.

Pour faire face à cette situation, la direction de Cup Cake a non seulement investi dans la promotion, mais elle a également développé de nouvelles propositions de valeur et renforcé l’usage stratégique du planning des enfants en crèche et garderie. L’objectif : croiser les nouvelles demandes avec les contrats en cours, optimiser le remplissage, mieux répondre aux besoins des familles et proposer des services adaptés.