Régie immobilière

SAINet REM en une phrase

Le produit gère de manière globale et collaborative l’activité d’une régie immobilière autour des immeubles et des acteurs principaux : propriétaires, copropriétaires, locataires, fournisseurs et collaborateurs (employés, concierges, etc.).

35 ans d’expérience chez nos clients régie immobilière en Suisse Romande.

L’outil intègre les dernières technologies et toutes les fonc­tionnalités nécessaires pour traiter les problématiques d’une gérance immobilière. Le système a été redéveloppé au sein de SAI ERP ces 4 dernières années (2019–2022).

Fidélisation des propriétaires et acquisition de nouveaux mandats

L’objectif principal pour SAI ERP est de permettre aux gestionnaires d’immeubles de fidéliser les propriétaires et acquérir de nouveaux mandats.

Un autre objectif est d’améliorer le flux de travail interne, former facilement les collaborateurs et les conserver en facilitant notamment la communication entre tous.

Ce que SAINet REM propose d’un point de vue fonctionnel

Il propose la gestion de tous les aspects du travail administratif et comptable d’une gérance : comptabilité des immeubles avec leurs recettes et dépenses, comptes de chauffage, encaissement des locataires avec leurs frais particuliers, décomptes de copropriété, décomptes de fin d’année, notification de baux, etc.

Intégration des documents (GED) qui donne la possibilité de conserver et de trans­mettre chaque document émis ou reçu, en interne dans la gérance comme à l’extérieur.

Les comptabilités des immeubles sont à dis­position des propriétaires, à travers des Template de qualité disponibles par courrier postal, email et à travers un portail WEB dédié pour les propriétaires.

Les demandes d’offre, devis et paie­ments sont visibles par les entreprises. Toutes les factures sont vi­sibles en comptabilité de l’immeuble et générale.

La comptabilité financière et tiers, et les salaires sont intégrés à la solution : les salaires des concierges sont imputés directement dans les immeubles et comptes de chauffage, les encaissements et les frais dans les comptabilités des immeubles.

Une gestion des contentieux permet d’exécuter les procédures de recouvrement se­lon les normes légales.

Le logiciel facilite le pilotage de la gérance à travers les outils d’analyse in­tégrés permettant de produire des statistiques, des totaux et des graphiques.

Les processus les plus courants sont auto­matisés, notamment avec un système de vues performant.

Carnet d’adresse centralisé

Toutes les adresses sont déclarées en un seul endroit, et utilisables par tous les intervenants : propriétaires et fonds, locataires (famille), concierges, entreprises, fournisseurs, administrations. Les données sont complètes : adresses et coordonnées, base disponible pour E-mailing, listings internes des numéros de téléphone, contacts courants, historique des contacts.

Immeuble et gestion technique

Le dossier de l’immeuble contient toutes les données permettant de renseigner et d’agir.
Connaissance des acteurs de l’immeuble : propriétaire, concierge, gérant ou administrateur PPE.
Dossier technique de l’immeuble et de la chaufferie : contrats d’entretien, assurances, hypothèques, maîtres d’œuvre préférés selon types de travaux.
Situation financière de l’immeuble : analyse par postes de ventilation, balance financière, analyse du disponible, table d’honoraires, états locatifs.
Situation financière de la chaufferie : analyse par postes de ventilation, balance financière, table d’honoraires.
Décompte propriétaire et décomp­te chauffage.
Baux et dispositions particu­lières.

Objets, description et historiques

Chaque objet comprend sa description technique précise avec étage, surface, volume, unités pour décompte de chauffage. Il comporte l’historique des loyers, des libellés spécifiques pour le bail, l’historique des travaux liés à l’objet. Il permet la liste des objets vacants, et l’export des vacants pour alimenter le site web informer les locataires des disponibilités.

Propriétaires et fonds

Les propriétaires reçoivent les nombreux documents de la solution (décomptes mensuels et annuels, états locatifs, détail des charges, etc.).

Les fonds demandent fréquemment des états et des exports de données particuliers : ils disposent de présentations, de fichiers d’export et de statistiques qui leur sont propres, grâce au système souple de paramétrage des documents.

Les immeubles sont organisés par propriétaires, afin d’obtenir des statistiques consolidées. Les propriétaires peuvent consulter en mobilité les données et les états que la gérance met à leur disposition via un portail WEB.

Collaborateurs / gestionnaires / partenaires

Les collaborateurs et partenaires font partie intégrante du système.

La direction de la régie, les gestionnaires, les secrétaires, les techniciens voient par exemple les dossiers des locations limités selon leurs droits. Ils alimentent les dossiers de leurs remarques. Ils peuvent ainsi consulter rapidement les dossiers qui les concernent : états des lieux (interfacé avec le logiciel HomePad), travaux en cours, demandes de locataires, urgences, plannings et rendez-vous.

Base de connaissances et procédures

La base de connaissance est accessible par tous les collaborateurs de la gérance. Cette base est visible en situation. Elle permet une re­cherche immédiate selon le cas rencontré : actions à entre­prendre selon la situation, procédures internes, liens sur Inter­net. La base de connaissance contient la culture de l’entreprise, et permet aussi la connexion avec le monde extérieur.

Travaux et entretiens

La gestion technique des immeubles est une part importante de l’activité de la gérance. Elle impacte les collaborateurs et les tiers externes (locataires, entreprises, propriétaires). Le module de gestion des travaux permet le suivi d’une procédure complète ou simplifiée, selon leur importance. La succession des opérations est conservée, les documents d’attribution et de factures conservés en GED.

Procédure de suivi des travaux.

• Constat initial
• Formalisation des besoins
• Demande d’offres
• Entreprises préférées par immeuble et type de travaux
• Choix de la meilleure offre (avec intervention éventuelle du propriétaire)
• Attribution du travail (bon stocké dans la GED)
• Envoi à l’entreprise
• Définition de l’échéance de la remise des travaux
• Suivi des interventions
• Réception des travaux
• Clôture du travail
• Acomptes et paiements du solde
• Liens avec les fournisseurs (factures, paiements d’acomptes, analyse du caf, analyse de la satisfaction des travaux (coûts, qualité, délais).
• Conservation de l’histoire des travaux par objet, par immeuble, par entreprise, par nature de travaux et par locataire. Analyse de l’efficacité des interventions par nature des travaux, entreprise et gestionnaire interne.

Gestion des copropriétés

Le suivi des copropriétés s’insère dans le travail courant de la régie, au même titre que la gestion des immeubles. Une copropriété peut être uniquement comptable, ou liée à l’activité de location de certains de ses objets.

La gestion technique s’effectue de la même manière. Un plan de répartition est défini par copropriété, défini par simple paramétrage. Les plans comptables sont libres et liés aux plans de répartition. Les salaires des concierges peuvent alimenter directement les frais.

Les propriétaires peuvent payer leurs acomptes et soldes par QR Factures. Lors du décompte final des recettes et frais, en fonction des vacants et des charges de chacun, une facture finale est émise.

Les décomptes peuvent être transmis par messagerie et courrier. Les soldes sont reportés sur l’exercice suivant.

Locataires et locations

Les locations comprennent un ou plusieurs locataires, signataires du bail (locataires et éventuels codé­biteurs solidaires). Les locataires sont présents dans le carnet d’adresse centralisé, très complet, permet­tant en cas de plusieurs locations d’utiliser la même adresse.

La description de la location comprend les dates de présences, le mois de renouvellement et d’échéance du bail. Fixation du loyer, décompte ou forfait et rythme d’en­caissement. Génération du bail, avec dispositions particulières et lettres aux services concernés. Notifi­cations de modification de loyer. Génération des QR Factures pour loyers, génération de factures spécifiques. Encaissement automatique ou manuelle des loyers et factures. Lettres de rappel, mise en demeure, décompte chauf­fage selon options du bail. Liste des entrées-sorties des locataires.

Gestion électro­nique des docu­ments (GED)

La GED est au cœur de la solution, elle est connectée avec tous les modules : Régie, Copropriétés, Comp­tabilités, Salaires. Les documents importants de la gérance sont systématiquement stockés dans la GED, avec leurs diverses versions si nécessaire. Les documents issus de l’activité courante sont conservés et versionnés au fur et à mesure du travail : baux, contrats avec les entreprises, factures, documents des locataires : pièces d’identité, courriers, lettre d’employeurs. Les documents comptables, factures, bulle­tins de salaires, sont conservés automatiquement et référencés.

Facturation, comptabilité, suivi des paiements

SAINet REM intègre une comptabilité financière, par débiteurs et fournisseurs. Toutes les opérations per­mettent une édition de factures avec QR, des encais­sements de paiements automatiques, un suivi des postes ouverts avec rappels et sommations. Les paie­ments aux fournisseurs sont automatisés, et payés par XML. La gestion des fournisseurs est étroitement intégrée dans le suivi des travaux.

Comptabilité salariale

SAINet V4 est normé Swissdec 4 et permet de payer les collaborateurs et les concierges selon les normes en vigueur, avec fiabilité, et selon leur activité. Par une seule opération les salaires sont versés, les assurances informées, les comptabilités globales et par immeuble alimentées. Les dé­comptes officiels sont produits en standard, selon les standards en vigueur.

Consolidation financière

La consolidation financière permet de porter les soldes des comptes d’une société ‘source’ sur plusieurs sociétés ‘consolidées’ ou ‘cibles’. Chaque société, avec sa comptabilité autonome, peut porter les valeurs de chacun de ses comptes sur une autre société, la société ‘consolidée’. Il n’y a pas de limites sur le nombre de sociétés.

Décomptes et analyses, tableaux de bord

Les outils d’analyse et les listes paramétrables permettent de pro­duire des statistiques, sous forme de totaux et de graphiques tels que l’analyse des vacants par type d’objets et de localisation. Toutes les données des dossiers permettent une exploitation analytique. Les extractions dans la bureautique (Word, Excel) permettent de ré­utiliser tous les données sous d’autres formes.

Connexion avec AD, Outlook et Exchange

L’activité au quotidien, les échéances peuvent être interfacées avec Outlook : pour les collaborateurs, les ressources, les clients. La connexion sur l’Active Directory de Microsoft permet de connecter les utilisateurs et leurs droits directement.

Connexion avec d’autres systèmes de process et de GED

L’application permet une connexion avec des systèmes externes de gestion des documents et de suivi de processus liés. Des liens sont possibles notamment avec des environnements comme l’outl Doc.SERIES de Digitech SA à Bevaix pour faire de la Reconnaissance Optique des Caractères (OCR).

SAINet exporte également des données vers HomePad pour réaliser des états des lieux de manière aisée et Khephren, ainsi que Cronos pour permettre aux propriétaires ayant plusieurs prestataires Régie, de piloter leur portefeuille de manière plus aisée. Des export vers l’Office fédéral de la statistique (Ofs) est également diponible.

RoadMap 2022 – 2024

• Finalisation du Module Contentieux – 1er semestre 2023
• Diffusion des objets vacants
• sur les sites propriétaires des clients – 1^er semestre 2023
• sur les portails suisse-romands (liste à venir, mais au minimum immobilier.ch, homegate.ch, immostreet.ch et acheter-louer.ch) – 1er semestre 2023.
• Espace Copropriétaires full web – 4^ème trimestre 2023
• Journal de bord – 1^er trimestre 2024

Intéressé par un rendez-vous ? info@sai-erp.net.