La planification, clé de la rentabilité des crèches et garderies

Avec SAINet, améliorez l’occupation et la rentabilité de vos places et optimisez l’utilisation de vos ressources humaines dans vos crèches et garderies. Notablement : entre 2 et 10 % par an.

Rédigé par Didier Waldmeyer, le 5 juin 2020

Pourquoi ce système de planification est-il plébiscité ?

La plupart des institutions ne disposent pas d’outils spécifiques pour bien planifier les places et les ressources humaines. Elles gèrent artisanalement un environnement continuellement en mouvement. Cela est chronophage, épuisant et peu valorisant, mais indispensable, car les structures sont soumises à une réglementation stricte. Le taux d’encadrement est calculé en fonction du nombre d’enfants présents dans le groupe et par classe d’âge. Compte tenu de cela, le modèle d’affaire dans la petite enfance repose sur l’optimisation du taux de remplissage.

Dans un environnement où l’humain est au centre des priorités, cette notion d’optimisation peut parfois être mal perçue ! Pourtant, l’utilisation de notre outil de planification permet la mise en place d’un système vertueux.

Le choc du contrat théorique face à la fréquentation réelle !

Lorsqu’une structure signe un contrat avec une famille, elle dispose d’une vision théorique de la fréquentation de l’enfant. Dans la pratique, le comportement des familles ne correspond pas stricto sensu au contrat. C’est ce que nous appelons le choc du contrat théorique face à la fréquentation réelle. Notre système de planification analyse cette différence et donne accès à 3 bénéfices :

  1. Amélioration du remplissage des groupes. Plus de parents peuvent être aidés
  2. Diminution des charges RH. Meilleure gestion des présences inutiles dans les groupes et des remplacements à réaliser.
  3. Augmentation des revenus.

 

A travers ces 3 avantages, notre système de planification est la clé de la rentabilité des crèches et garderies.

Comment fonctionne notre package ‘planification’ ?

La planification s’effectue à long terme et dans l’immédiat. Les plannings du personnel encadrant, incluant les présences, les absences de longue durée ou encore les vacances, sont mis en relation avec les présences prévues des enfants.

Chaque jour, via l’utilisation des tablettes au sein des groupes, les collaborateurs se badgent à leur arrivée et départ. Ils en font de même avec les enfants. Grâce à ce geste simple, la direction analyse finement dès le premier jour d’utilisation, le comportement des familles, à travers les présences, les absences imprévues et les présences supplémentaires.
Grâce à notre technologie munie d’une intelligence artificielle, le système accompagne les responsables en leur donnant des données concrètes pour prendre les bonnes décisions. Par exemple, le personnel peut être dispatché différemment dans l’institution, ou affecté à des tâches complémentaires.

Ici, en ‘Nurserie 1’, la direction voit le personnel et les enfants présents tout au long de la journée. La ligne ‘statuts’ indique si le personnel est adapté au nombre d’enfants présents. Dans le cadre de cette journée, ‘-1’ en rouge, indique qu’il manque du personnel. ‘1’ en orange indique qu’il y a trop de personnel.

 

Au fil des semaines, la structure planifie plus de fréquentations en comblant les trous via la liste d’attente dynamique. Les enfants en attente sont soit déjà actifs et souhaitent de nouveaux créneaux ou pas encore inscrits. L’institution simule automatiquement les différents scénarios possibles, basés sur les demandes des parents. Elle propose des solutions concrètes avec des perspectives que les parents acceptent le plus souvent, car ils ont une vision clair sur l’avenir. De son côté, le personnel encadrant peut annoncer les absences des enfants inscrits via la tablette et également les demandes de suppléments, car il a accès en temps réel au planning.

Ici, dans la liste d’attente, les parents de Julien souhaitent obtenir une place dès le 1er septembre 2019. Le rendu de la liste d’attente montre que globalement l’institution peut accéder à la demande. Cependant, il y a 2 semaines en 2020 non disponibles. La direction expose la situation aux parents en leur disant que d’ici là, ces deux créneaux seront certainement disponibles.

Maintenant que vous savez…

Grâce à l’utilisation de SAINet Crèches et Garderies, votre institution vivra dignement, un maximum de parents accéderont à un moyen de garde, les investissements dans de nouvelles infrastructures coûteuses ne seront pas nécessaires à court et moyen terme.

5 clients qui utilisent notre système de planification en 2020

 

Contactez-nous pour une démonstration SAI ERP Sàrl Didier Waldmeyer – 078 624 22 44 – dw@sai-erp.net

Le planning des enfants au sein des crèches et garderies
Le planning des enfants est probablement dans les 3 documents exploités le plus intensivement dans les crèches et garderies.
Lire la suite >
SAINet, Nouvelles fonctionnalités V4.9.0
Expliquer à nos clients les avancées hebdomadaires de la plateforme collaborative SAINet
Lire la suite >
Gestion de l’Accueil Familial de Jour par SAINet
SAI ERP intègre la gestion de l'accueil familial de jour au sein de SAINet, sa plateforme collaborative notamment spécialisée dans la petite enfance. Ce mode d’accueil diffère un peu de l’accueil au sein des structures.
Lire la suite >