Gestion de Chantier

SAINet GDC est un produit informatique qui permet la gestion financière d’un projet immobilier neuf ou en rénovation. il s’adresse aux entreprises générales, aux assistants à maître d’ouvrage, à la direction de projet et la direction de travaux. Ce produit gère le suivi global d’un projet et les relations détaillées avec les fournisseurs internes ou externes mandatés pour des travaux divers. Il permet de suivre les soumissions (2ème semestre 2023), les adjudications, l’avancement des travaux, la comparaison budgétaire, la gestion des acomptes, les comptes des fournisseurs. Le suivi des travaux se présente sous forme de tableaux de bord, à disposition des responsables de la gestion. Son utilisation donne accès à différents types d’outputs (template, listes, vues, statistiques, etc.). qui garantit la communication à l’intérieur comme à l’extérieur de l’entreprise, par documents ou par mails. Le mode de gestion transactionnel assure la sécurité des données et des traitements.

Projets (mandat, construction, rénovation)

Le projet est le centre de l’activité. Ce peut être un mandat de rénovation confié par un client de l’entreprise (cas des régies immobilières par exemple), un mandat interne (services construction d’une institution) ou une construction (entreprise générale de construction, bureau d’ingénieurs ou architectes).

Ce projet est défini par un budget global, un budget détaillé par postes. Il est caractérisé par des dates de début et de fin de travaux.

Conservation d’un grand nombre de renseignements pour chaque projet, comprenant entre autres :

• les données de base : n° et nom du projet, type de projet, date de premiers contacts, date de commande, date d’ouverture, date de début et de fin des travaux, responsable de la réalisation, responsable administratif, statut (bouclé par ex.)
• les données techniques du projet : localisation, bureaux d’architectes, d’ingénieurs, historique du projet, caractéristiques détaillées
• les données financières : montant total des travaux, montants attribués, montants facturés
• les données budgétaires : attributions initiales, compléments d’attributions, avenants, paiements d’acomptes, comparaison avec l’avancement.
• les données du maître d’œuvre : données et adresses, nom et coordonnées de l’architecte, noms et coordonnées des responsables.
• les données des artisans et des fournisseurs: coordonnées complètes, responsable sur le projet, le domaine de travail, canton, etc.

La connexion d’images et de plans est un complément d’informations essentiels, permettant une description détaillée du projet à travers la GED.

Les objets. Immeuble, maison et appartement en construction, en rénovation

L’objet est la cible des travaux. Conservation d’un grand nombre de renseignements pour chaque objet. Chaque objet comprend une description complète et détaillée, qui sert de référence lors du travail courant et de documents pour les soumissions et les adjudications. La description technique, y compris les données sous format image, les relations avec les divers intervenants, font partie des données des objets. Description complète du maître de l’ouvrage (futur propriétaire), qui est ensuite complétée pour chaque projet.

Les rubriques, définition financière des travaux

La rubrique est la définition financière des travaux dans le cadre de SAINet GDC. C’est la clé de toutes les représentations financières et analytiques du suivi d’un projet. Ces rubriques peuvent être : des types de charges, des mandats d’étude, de plan de construction (terrain, terrassement, électricité, etc.). Le plan de rubriques peut être extrêmement détaillé, ou simplifié, selon les besoins. Il est possible d’avoir un plan général, utilisé pour la plupart des projets , et un plan spécifique à des projets particuliers.

Sélecion et suivi des fournisseurs

Les fournisseurs sont les référents des adjudications. Ce sont à la fois les responsables et créanciers. Un fournisseur peut se voir confier plusieurs adjudications (il devient alors plusieurs fois adjudicataire), sur un ou plusieurs projets. Indication à la base des éléments suivants.

• Coordonnées du fournisseur en général.
• Relations bancaires.
• Coordonnées de paiement.

Ces données sont ensuite complétées à chaque adjudication. Les consortiums sont gérés dans la solution. Possibilité de lister tous les projets ou adjudications touchant un fournisseur, avec chiffre d’affaires cumulé.

Mise en place des soumissions et sélection des fournisseurs

Le travail de gestion d’un chantier débute avec la phase de soumission des fournisseurs. Elle se fait au sein du dossier du mandat. Le technicien constitue les soumissions à travers le choix des différentes rubriques qui serviront au mandat. Il génère ensuite un fichier Excel issu du Template entier de la demande d’offre. La génération reprend le détail de toutes les rubriques pré-choisies. Le technicien peut toujours adapter le fichier Excel (prix, quantité, modification des textes, etc.) et le sauver à la page Mandat/soumission/adjudication. Une fois prêt, il sélectionne les fournisseurs et l’envoi se fait directement par email. Une page est générée automatiquement pour chaque fournisseur sélectionné. Cela permet au technicien de gérer chacune des offres séparément en ajoutant des éléments d’analyse, le prix, etc. pour ensuite en profiter dans une liste agrégeant les différentes offres avec une vision complète des propositions afin de faire un choix final.

Adjudication d’un travail à un ou plusieurs fournisseurs

L’attribution de chaque travail à chaque fournisseur fait l’objet d’une adjudication. Elle en décrit les modalités. Elle comprend les éléments financiers, les relations bancaires spécifiques du ou des fournisseurs, le descriptif de la nature de l’adjudication, ventilée par rubrique, le statut (ouvert/bouclé, les responsables, le type d’adjudication (travail, mandat d’étude)

Gestion financière des fournisseurs

Chaque demande de paiement ou d’acompte d’un fournisseur est porté sur l’adjudication (Projet et Rubrique), ainsi que chaque paiement. Il y a donc une gestion des postes ouverts détaillée. La comparaison entre l’adjudication, les montants facturés, les montants payés et les adjudications complémentaires (avenants) sont restitués dans la liste ‘décompte du projet’. Edition des ordres de paiements pour transmission au maître de l’ouvrage.

En 2023, 1. le contrôle en temps réel en saisie des factures du solde de l’adjudication, notamment pour ne pas payer plus que le montant de l’adjudication, 2 Le suivi du montant de garantie : date de l’échéance, montant de la garantie sont à réaliser 3. La liste des adjudications par fournisseurs, entre tous les projets gérés par l’entreprise seront réalisés.

Historiques

Conservation pour les projets, les objets, les adjudications, les fournisseurs de tous les éléments comptables et techniques, sans limitation dans le temps. Editions paramétrables détaillées ou résumées, avec ciblage par période et année comptable, de tous les événements des projets. Les historiques permettent donc de savoir, par projet ou en global.

• les mandats confiés et reçus dans le temps.
• Les chiffres d’affaires confiés.
• Les avancements de travaux.
• Les travaux par responsable.
• Les statuts des projets (ouverts, terminés, archivés).
• Les types de travaux.

Intégration à la Gestion Electronique des Documents (GED)

Possibilité de lier à chaque compte et écriture des documents déjà existants, ou par scannage.

• Liens très riches, par enregistrement et par champ de saisie (sur le chantier et les coordonnées du responsable, par exemple).
• Scannage de nouveaux documents en cours de travail (une facture, au cours de la saisie d’une écriture, par exemple).
• Génération logique des noms de documents, permettant une organisation de ceux-ci par société, par thème, par date, par utilisateur.
• Connexion avec des documents de tous types, bureautique, visuel et sonore.
• Génération possible de tous les documents imprimés par la solution SAINet dans la GED, en format HTML (conservation du bilan de chaque année, du bilan périodique et du grand livre, par exemple).
• Historisation de tous les documents, générés ou connectés, pour visualisations et recherches thématiques ultérieures.

Exemples d’outputs

• Fiche du projet.
• Liste des soumissions.
• Suivi des soumissions.
• Liste des adjudications.
• Suivi des adjudications avec comparaisons adjugés et dépenses.
• Décompte du projet.
• Suivi annuel des dépenses.

Résumé des modules disponibles dans SAINet GDC

• Suite Métier
  • Pilotage des soumissions et adjudications (ADR)
  • Comptabilité par projets (CHA)
• Gestion des temps, suivi des projets [disponible également en mobilité]
• Suite Finances
  • Comptabilité générale (CGE)
  • Débiteurs (DEB) (uniquement comptabilité)
  • Fournisseurs (FOU)

Ces modules viennent en complément de la gestion de l’entreprise elle-même qui peut se gérer également à 100% dans SAINet au niveau financier et RH. Il peut être intégré aux modules SAINet suivants :

• Suite Finances
  • Facturation et suivi des débiteurs (STO / DEB)
  • Salaires Swissdec V4 (SAL)
• Suite Ressources humaines (RH)
  • Dossier de l’employé
  • Suivi des absences et demande de vacances avec validation par la hierarchie
  • Décomptes RH
  • Portail self-service

pour constituer une ERP complet.

RoadMap estimative 2023 – 2025

• Module Contentieux (1^er semestre 2023)
• Phase soumission (Courant 2^ème semestre 2023).
• Simplification de la gestion des factures fournisseur par la mise ne place d’un système de scan plus automatisé (OCR) (Courant 2^ème semestre 2023).
• Bons de travaux, avis de mandat pour une adjudication (3^ème trimestre 2023).
• Bons de paiement, destiné au maître de l’ouvrage pour paiement du fournisseur (3^ème trimestre 2023).
• Norme Swissdec 5 (1^er trimestre 2024).
• Mobilité pour les techniciens du terrain (1^er trimestre 2025)

Conclusion

SAINet Gestion des chantiers est un véritable tableau de bord. Il constitue un outil moderne, capable de gérer efficacement l’organisation de vos chantiers. La solution propose un mode de gestion à la fois efficace, simple d’utilisation, convivial et performant et évolutif selon les besoins du clients. Les modules ‘à la carte’ qui le composent concourent à en faire un outil complet, traitant les besoins spécifiques à chacun des acteurs.

Intéressé par un rendez-vous ? info@sai-erp.net.