La mobilité à travers la Tablette et le Smartphone au service du terrain social

Les structures d’accueil de jour

Rédigé par Vincent Bloch, le 15 avril 2019

Le numérique, une réalité bien présente

Numérique. Transformation digitale. Si ces termes sont bien connus dans les entreprises et font parfois figure de « buzzwords », la réalité est que nous sommes passés, et ce depuis plusieurs années, dans l’ère du tout numérique.

À travers nos Smartphones, ordinateurs ou autres tablettes, nous avons pris l’habitude d’avoir accès à l’information en temps réel et de manière instantanée : emails, photos, nouvelles de nos proches ou du monde…

Afin de répondre à cette nouvelle demande, les entreprises ont été amenées à s’adapter et à changer leur façon de travailler. Mais ces changements, s’ils ne sont pas expliqués et adaptés, donnent toujours lieu à la même réaction : le rejet.

Faire accepter le numérique sur le terrain

Le challenge que nous propose la transformation digitale est autant un challenge technique, pour la mise en place des outils pour récupérer et analyser les données, qu’un challenge humain pour l’accompagnement des équipes et l’acceptation des nouvelles méthodes de travail qui en découlent.

Dans le domaine social, le challenge humain peut s’avérer particulièrement important car les habitudes et méthodes de travail peuvent être très éloignées des besoins et contraintes de la transformation digitale.

Comment expliquer au personnel éducatif dans une structure d’accueil de jour que l’ensemble des évènements concernant les enfants doivent être informatisés sans que cela soit perçu comme du travail supplémentaire et fastidieux ? Comment éviter que les équipes sur le terrain aient le sentiment de ne plus faire le même travail ou se prémunir des exaspération du type « Mais je ne suis pas informaticien ! » ?

Car pour tirer pleinement parti d’un logiciel tel qu’un ERP, il est important de lui fournir des données les plus précises possibles et le plus régulièrement possible. Il n’est pas possible de demander à un système de générer le journal de vie d’un enfant au moment où ses parents viennent le chercher si ces informations n’ont pas été saisies préalablement. Pour que les parents puissent suivre et voir ce que font leur enfant, les éducateurs doivent pouvoir renseigner ces activités au cours de la journée.

Pour autant, il n’est pas question de demander aux équipes de se précipiter sur un ordinateur après chaque biberon ou de passer plus de temps derrière un clavier et un écran qu’avec les enfants. Il n’est pas non plus question de leur demander de saisir l’ensemble des évènements dans un carnet puis de retranscrire le contenu dans l’ERP en fin de journée. Cette approche serait contreproductive et susciterait, à juste titre, un rejet de la part des équipes sur le terrain.

Des interfaces adaptées aux besoins du terrain

Il est donc important que les solutions mises en place apportent un réel plus aux équipes, en plus de remplir leur rôle de gestion des données. Les solutions doivent être un gain de temps et non une contrainte supplémentaire.

Afin de répondre à ces problématiques, la solution SAINET propose une interface adaptée aux périphériques mobiles (tablettes et Smartphones).

Application Web à disposition du personnel éducatif. Ici, c’est la page principale, le tableau de bord, constituée de tuiles pour accéder aux différentes possibilités de l’application.

Le but de cette interface n’est pas de remplacer le client riche utilisé habituellement. Il s’agit de fournir un autre moyen d’accès à la solution, destiné au personnel encadrant qui n’a pas vocation à se connecter régulièrement à un ordinateur et qui est la plupart du temps dans les groupes auprès des enfants.

Sur cette application, seule 10% de l’ERP est mise à disposition, ce qui permet d’avoir un outil facile d’accès, esthétique et qui remplit l’entier des besoins du quotidien.

Le dashboard, ou tableau de bord, permet d’accéder facilement aux informations les plus pertinentes. Le personnel éducatif pourra ainsi voir d’un seul coup d’œil la liste des enfants attendus ou présents dans leur groupe. Il pourra aussi accéder aux données des enfants dont il a la charge, en particulier aux informations liées à la santé telles que les maladies chroniques, les allergies ou restrictions alimentaires.

En plus de la possibilité d’accéder aux informations de l’ERP, l’interface permet également de saisir des données. Il devient ainsi très simple de réaliser des actions de « badging ».

Lorsqu’un collaborateur arrive sur son lieu de travail, il indique en un clic sa présence. À tout moment de la journée, il peut de la même manière indiquer la nouvelle activité qu’il commence (travail avec les enfants, travail personnel, formation, pause…). Chaque déclaration d’activité interrompt automatiquement la précédente. En fin de journée, il lui suffit d’indiquer son départ pour clôturer la dernière activité en cours.

Ainsi les collaborateurs n’ont plus besoin de remplir de feuille d’activités à la fin de la journée ou en fin de mois, les informations sont sauvegardées en temps réel dans l’ERP.

Un écran de sélection permet aux collaborateurs de déclarer le début d’une nouvelle activité.

Un moyen de communication avec tous les acteurs

Le badging s’applique aussi pour le suivi des arrivées et départs des enfants. Lorsqu’un enfant est déposé par ses parents, les éducateurs indiquent son arrivée d’un simple clic, en précisant avec qui il est arrivé. Ils ont aussi la possibilité d’ajouter un commentaire pour indiquer par exemple un point d’attention fourni par les parents, avec quel jouet ou peluche l’enfant est arrivé ou encore l’heure à laquelle les parents ont prévu de revenir le chercher en fin de journée. Dans ce cas, le planning sera automatiquement mis à jour avec l’heure de départ prévue.

En un clic, l’éducateur saisie l’arrivée d’un enfant en précisant la personne qui l’accompagne. La solution permet également d’afficher les interdits de contact afin de garantir qu’aucun enfant ne parte pas avec une personne non autorisée.

Tout au long de la journée, l’équipe éducative utilise la tablette pour indiquer les évènements marquant de la journée : sorties, repas, siestes… La tablette sert aussi de support pour l’éducateur lorsque les parents lui demandent comment s’est passée la journée au moment du départ. En un clic, il est possible de générer le journal de vie de l‘enfant et d’être certain de ne rien oublier.

Un écran présentant le journal de vie utilisée par le personnel encadrant. Sur la gauche, une iconographie permet rapidement d’identifier les différents événements.

La tablette est aussi un moyen de communication entre la direction et les équipes éducatives. La tablette permet ainsi d’afficher les messages saisis dans l’ERP par la direction à destination des équipes. À l’inverse, la direction peut être automatiquement avertie en cas d’évènements particuliers (sortie, accident).

Les périphériques mobiles peuvent donc être des outils très utiles pour les équipes. Ils permettent un gain de temps en leur évitant de devoir saisir des informations sur différents supports et en donnant facilement accès aux données les plus pertinentes.

Ils sont aussi des outils de communications, facilitant l’échange d’information avec les parents et la direction. Étant totalement intégrés à l’ERP, ils bénéficient de la sécurité et de la gestion des droits d’accès de SAINET. Seules les données nécessaires sont rendues accessibles aux utilisateurs.

La clé d’une adoption réussie par les équipes est avant tout une interface fiable, intuitive et adaptée aux besoins.

 

Article rédigé par VBL Avril 2019

Didier Waldmeyer est à votre disposition pour une démonstration ou pour répondre à vos questions.
dw@sai-erp.net / 078 624 22 44

Le planning des enfants au sein des crèches et garderies
Le planning des enfants est probablement dans les 3 documents exploités le plus intensivement dans les crèches et garderies.
Lire la suite >
SAINet, Nouvelles fonctionnalités V4.9.0
Expliquer à nos clients les avancées hebdomadaires de la plateforme collaborative SAINet
Lire la suite >
Gestion de l’Accueil Familial de Jour par SAINet
SAI ERP intègre la gestion de l'accueil familial de jour au sein de SAINet, sa plateforme collaborative notamment spécialisée dans la petite enfance. Ce mode d’accueil diffère un peu de l’accueil au sein des structures.
Lire la suite >