Déclaration du temps de travail et gestion des absences

Notre plateforme collaborative SAINet V4 a la qualité principale d’être souple et paramétrable. C’est généralement une des raisons pour laquelle les entreprises nous choisissent pour déployer leurs systèmes d’information. Grâce à cela, les utilisateurs gèrent leurs besoins au niveau métier, financier et Ressources Humaines de manière spécifique et en phase avec leur culture d’entreprise.

Depuis plusieurs années, nous mettons en place des environnements RH pour différents types de clientèle qui nécessitent le plus souvent une couche de développement spécifique. C’est sur la base de ces nombreuses expériences et grâce aux qualités de notre plateforme que nous vous pouvons mettre en place votre projet RH. La gestion du temps de travail et des absences est au coeur des besoins d’une entreprise qui souhaite fluidifier les relations entre un employé et sa hiérachie.

Découvrons quels modules sont nécessaire à une bonne gestion des temps par le badgeage et des absences par la gestion des flux entre l’employé et la hiérarchie.

Le dossier de l’employé contient toutes les pages (uniques, mixtes et datées) permettant de définir et de suivre la vie de l’employé durant tout son parcours au sein de l’entreprise. En fonction des besoins, il est possible d’ajouter des pages pendant le déploiement.

Comment SAINet aborde le Temps de travail et la gestion des absences ?

• La planification s’effectue à la fois à long terme et dans l’immédiat.
• Les plannings des collaborateurs (présences, absences de longue durée, vacances) permettent l’organisation du travail.
• Le planning est visible à travers un agenda type ‘google agenda’. Un export vers des outils type outlook est possible.
• Les plannings se saisissent sous forme d’événements ponctuels ou récurrents et peuvent être détaillés en catégories en fonction des besoins de statistiques et du calcul des décomptes des temps.
• Gestion des annonces d’absence (formation, maladie, maladie tiers, décès, etc.) et demandes de vacances d’un employé en provenance du portail self-service ou introduit directement par la hiérarchie. Il existe également un flux de validations/refus.

Les décomptes des temps sont des calculs réalisés selon un plan de décomptes employés paramétrés lors du déploiement. Ils peuvent être contrôlés par l’employé et par sa hiérarchie selon un flux défini. Validation par l’employé,  verrouillage par ce dernier, envoi à la hiérarchie qui valide ou refuse avec comme conséquences de nouvelles itérations.

Mise à disposition d’un portail self-service, une Web application, disponible en full web sur ordinateur, Tablette et Smartphone.

• Dashboard (configurable par SAI ERP, pas par l’utilisateur).
• Accès au dossier et mise à jour des données (adresse, téléphone, photo, etc.) selon autorisation.
• Accès aux fiches de salaire, certificats de salaire*.
• Accès au planning complet via un agenda. Certains événements sont saisissables, d’autres pas.
• Badgeage.
• Vue des derniers décomptes. Soldes vacances reportées, soldes des heures badgées, etc.
• Gestion des décomptes des temps avec validation et envoi à la hiérarchie.
• Saisie des demandes de vacances, avec vision des acceptations et refus.
• Annonce des absences (maladie, décès, etc.).
• Accès au dossier des bénéficiaires dont l’employé à la charge.

*Si le client a le module salaire SAINet, sinon, il s’agira de faire une interface entre la solution salaire et le portail.

En choisissant SAINet, les entreprises bénéficient d’un monde intégré à 100%. La digitalisation permet leur permet de faire évoluer leurs processus RH et d’obtenir de réelles améliorations. Diminution drastique des actions manuelles. Fin des saisies multiples. Toutes les informations transitent au même endroit. Facilité à sortir des output de qualités selon des critères spécifiques. Mise à disposition des employés d’un environnement où toutes les informations professionnelles les concernant sont regroupées.

Pour en arriver à ce choix d’évolution,  une entreprise fait le constat que de travailler avec des fichiers Excel n’est plus possible. Les employés notent jour après jour manuellement leurs heures sur le fichier. Ces informations sont retranscrites par l’administration ou le supérieur hiérarchique. Au mieux dans un logiciel ou au pire encore dans un autre fichier Excel pour avoir une vision générale par mois. Des informations liées aux nombres de jours ouvrables, aux heures prévues à 100%, aux heures dues, aux heures effectuées au nombre de jour férié ans le mois sont également présentes. Il y a également une place prévue pour entrer toutes les absences : vacances, maladie, accident, congé cupplémentaires, etc. Le total des heures figure également avec ses spécificités comme les heures supplémentaires non-payées, payées, non cumulées ou cumuéées. Cela en fait des cases à compléter avec un risque d’erreurs à ne pas négliger. Enfin le sacro sain ‘solde des vacances’ est aussi indiqué. Il n’est pas rare d’avoir d’autres fichiers à compléter mis à disposition de la direction avec un récapitulatif global annuel de tous les employés. Toute cette valse de remplissage nécessite ensuite une dernière étape de validation entre l’employé et la hierarchie, ce qui nécessite des entrevues multiples, alors que le digital pour réduire ces rendez-vous administratifs et non en lien avec les vrais besoins de renocntre entre un employé et son supérieur.

• Mise en place du dossier de l’employé (cf. point 1).
• Avoir toutes les informations au même endroit.
• Limiter des saisies multiples.
• Bénéficier du système de vue/liste de SAINet pour obtenir des outputs désirés, notamment les décomptes des collaborateurs individualisés ou regroupés.
• Mettre dans les mains des employés (surtout la jeune génération) un portail self-service (cf. point 4), où ils peuvent se badger avec à disposition différentes natures d’événements et saisir différents types d’absences selon les autorisations qu’ils ont.

• Le superadministrateur choisit quel événement l’employé peut gérer. Vacances, absences (exemple de nature d’absences : absences maladies, congés maternités, congés non payés, accidents -3 jours, accidents + 3 jours, etc.), heures supplémentaires (si pas automatisé dans le badgeage).
• Système de contrôle des saisies. L’employé saisit sur son profil une absence et la valide via une liste déroulante en passant de ‘En saisie’ à ‘À valider par le supérieur’. L’événement est alors verrouillé. Transmission au supérieur hiérarchique par mail. Analyse, validation ou non de la déclaration via une liste déroulante ‘saisie acceptée’, ‘saisie refusée’.
• Mise en place d’un verrouillage global des saisies. Une date de blocage, mise en place par le superadministrateur, est introduite dans une tâche de configuration qui conditionne la possibilité de saisir des temps dans le planning des employés et d’accepter ou refuser des saisies par la hiérarchie pour pouvoir ensuite calculer les décomptes. S’il est nécessaire d’intervenir sur un processus de validation au-delà de la date de blocage, le superadministrateur doit débloquer la date.

Le visuel ci-dessous indique les flux de saisie.

• Finalisation du décompte (cf. 2.3). Le décompte contient une liste déroulante de statut permettant aux différents moments du processus de faire avancer l’état du décompte. Ces états sont ‘En calcul’, ‘À valider par l’employé’, ‘À valider par le supérieur’, ‘Validé par le supérieur’. De base, le décompte se calcule toutes les nuits pour le mois courant. Le décompte est alors en statut ‘en calcul’.
  • Dès le 1^er du mois, le décompte du mois précédent passe en état ‘à valider par l’employé’. L’employé a accès à la possibilité de changer l’état en `À valider par le supérieur` et une communication par mail est faite aux acteurs concernés.
  • Lors de de changement d’état de validation de son décompte, le système est capable de faire apparaître les événements manquants sous forme d’erreur qui indique les jours manquants. (Un jour manquant est un jour tel qu’il n’y a pas d’événement d’absence ni réel sur la journée mais dans lequel se trouve du théorique). L’employé peut compléter les événements manquants et relancer le décompte des mois à valider par une tuile sur son accès personnel.
  • Dès lors que le décompte est passé en état `A valider par le supérieur`, l’employé ne peut plus y toucher, le décompte affiche son statut de validation, et la direction est dès lors en capacité d’accepter le décompte, de refuser le décompte qui revient en état ‘A valider par l’employé’. Lors d’une acceptation ou d’un refus, une communication email est envoyée aux acteurs concernés.
  • Lorsque le décompte est validé par le supérieur, il peut encore changer l’état tant que la date du décompte n’est pas inférieure à la date générale de blocage.
• Le visuel ci-dessous indique les flux du décompte.

La gestion du Temps de travail et des absences est désormais importante dans nos sociétés modernes. Le règne du papier tend à s’estomper, quand bien même les entreprises utilisent des outils comme Excel qui ne permet pas de cntraliser les processus. SAINet le peut et si vous adorez Excel, toutes les informations de SAINet sont exportables en un clic sur Microsoft Word ou Excel.

Les fonctionalités liées à la gestion des absences par l’employé sont un module optionnel du portail RH.
Un article sur le portail self-service à destination des employés est disponible dans notre blog intitulé : ‘Pourquoi mettre à disposition des employés un Portail RH ?‘