La planification dans les structures d’accueil de jour*

Un cauchemar technique bientôt résolu ?

Rédigé par Rémi Bloch, le 15 mars 2019

*crèches, garderies, unités d’accueil pour écoliers, mamans de jour, etc.

Du bien public au produit de consommation

Historiquement, une structure d’accueil est avant tout une entreprise/association sociale qui a pour but de simplifier la vie des nombreux parents qui doivent jongler entre leur vie familiale et professionnelle. C’est avant tout un grand service rendu.

Au fil des ans, l’évolution démographique de la société face au manque d’offre de places dans les structures d’accueil a fait évoluer les mentalités des deux camps.

Coté parents, les comportements actuels montrent qu’une place de garderie est presque devenu un bien de consommation. On la négocie, on la débat, on l’achète à grand frais et on se bat pour la garder ou elle sera louée au plus offrant si les conditions ne vous permettent plus de la garder. Les règles deviennent de plus en plus strictes et les listes d’attente de plus en plus longues.

Coté structure, l’objectif est de répondre au besoin du plus grand nombre de façon efficace. Cependant, on remarque que malgré la demande continue et diverse, il est en pratique impossible pour une structure d’atteindre une occupation de 100%.

Mais alors il y a de la place! Comment est ce possible ?

Alors que la demande afflue comment une structure peut-elle seulement occuper 90% de ses places et ne pas réussir à pousser plus loin ? La difficulté réside dans deux points :

  • l’extrême évolution des besoins au quotidien
  • l’efficacité de sa planification et les outils à sa disposition.

Analysons les challenges principaux d’une planification d’une structure. Nous verrons ensuite un état des outils actuels peu performants.

Tableau de bord pour l’administration. Permet l’appel aux tâches les plus courantes et la vision instantanée du personnel et des enfants présents.

Planification et contraintes

L’une des vocations d’une structure d’accueil est de suivre mais également de contribuer à la bonne évolution de l’enfant de part ce qu’on lui fait découvrir, tester, mais également dans l’environnement dans lequel on le fait évoluer.

L’opinion générale des gestionnaires de structure d’accueil est majoritaire sur un point : un enfant ne doit pas être changé de groupe régulièrement afin qu’il s’épanouisse et évolue dans un milieu stable. Dès lors, impossible de lui faire aller le lundi matin dans un groupe, le mardi dans un autre, le mercredi de nouveau dans le premier, etc. Il n’est donc pas possible pour une personne chargée de la planification de combler les trous n’importe comment.

L’une des réalités dans la gestion d’une planification de structure est la division (ou non !) des journées en morceaux. Certaines crèches par exemple divisent la journée en deux avec des options de repas. D’autres structures divisent leur journée en 3, 4, 5. Le pire trouvé jusqu’à présent de notre expérience est 11 créneaux dans une même journée. Dans le cas des 11, on pourrait s’attendre à ce que cela représente des périodes d’une heure chacune mais non, les créneaux sont tous différents.

En opérant ainsi, une structure s’approche au plus près du besoin du parent, et propose alors des tarifs adaptés aux horaires choisis.

Cependant, en fonctionnant ainsi, elle décuple la complexité de sa planification. Certaines structures fonctionnent à l’heure et en fonction de la disponibilité, il est possible d’intégrer un enfant sur une plage horaire variable chaque jour.

Un logiciel efficace de planification doit être capable de gérer toutes ces possibilités de façon fluide, en temps réel et en présentant une interface intuitive. On sent que le challenge est de taille.

Un choix important dans la planification est également la taille des groupes. En effet, suivant l’âge des enfants, il est nécessaire d’avoir un certain nombre d’encadrants pour un nombre défini d’enfants. Faites des groupes trop petits et vous emploierez trop de personnel lorsque des enfants sont absents sans pouvoir les déplacer car vous devrez maintenir les quotas. Faites des groupes trop grands et il vous sera alors impossible de gérer tous les enfants en même temps.

La question de la taille optimale d’un groupe est très complexe à déterminer. Elle dépendra également de la capacité de gestion de vos éducateurs/trices ce qui n’est pas connu au démarrage.

Enfin ! Vous avez réussi à déterminer vos créneaux et défini vos groupes, les demandes affluent et vous n’avez plus qu’à les insérer.

Un nouveau problème majeur apparait ! Qui allez vous placer en premier ?

Quelle est la meilleure façon de définir la liste d’attente :

  • En fonction de l’ordre d’arrivée des demandes ?
  • En fonction du niveau de revenu des parents et de leur activité professionnelle ?
  • En fonction de si l’enfant est déjà dans la structure ?

Chaque structure possède sa règle et chaque règle possède ses avantages et ses inconvénients. Au final, il n’y a qu’une manière de fonctionner lorsqu’on n’a pas d’outils adaptés : au bon jugement de la personne qui planifie.

S’ensuit un travail laborieux de positionnement de demandes successives en fonction de choix de priorités manuelles dans la liste d’attente.

Toutes ces contraintes qui évoluent constamment au quotidien ont pour conséquence d’empêcher un remplissage optimal de la structure. Des places morcelées restent donc vacantes ce qui finit par entraîner un impact financier souvent conséquent.

Division d’une semaine à travers les différents horaires à disposition.

Mise en place - Créneaux dynamiques

Nous avons résolu la question en proposant aux structures un système permettant de définir un planning type constitué de créneaux séparés ou alors de plages d’ouvertures. Chaque enfant possède son dossier et utilise dans le temps un certain nombre de créneaux. Grâce à notre système intégré de visualisation de données temporelles, une personne à l’administration peut alors voir localement au niveau   d’un enfant ainsi que globalement au niveau groupe, d’un secteur, ou au niveau de la structure combien d’enfants sont présents quotidiennement dans chaque groupe.

En fonction des pré-requis par groupe, ils peuvent alors affecter le bon nombre d’employés par groupe.

Sur ce tableau de bord, le responsable de la planification peut voir l’essentiel de son planning : en bleu et violet, les présences et absences des collaborateurs. En jaune, par quart d’heure, le total des collaborateurs et des enfants planifiés. En rouge le nombre de collaborateurs qui manquent par rapport aux enfants prévus. En vert, il y a assez de collaborateurs pour les enfants prévus. En orange, il y a trop de collaborateurs. D'un coup d'œil, le planificateur voit donc les présences des collaborateurs en lien avec les futurs besoins des enfants.

Opérationnel - Occupation des créneaux et des plages

Grâce à un outil que nous avons développé basé sur notre expérience de la gestion des temps et que nous avons intégré comme module dans notre logiciel de gestion globale d’entreprise, nous proposons, automatiquement basé sur l’expression d’un besoin, le meilleur chemin d’utilisation des plages / créneaux pour accepter l’enfant dans la structure tout le long de son parcours. Ce système tient compte des dates de passage entre les différents secteurs (par exemple nurserie vers trotteurs ou garderie) et des différentes contraintes qui auront pu être exprimées.

Opérationnel - Gestion de la liste d'attente

Nous nous sommes posés la question de comment améliorer la liste d’attente d’une structure en faisant plus que ce que pourrait donner une liste papier ou les outils actuels du marché. Nous avons intégré notre gestion des créneaux dans la liste d’attente ce qui permet d’avoir automatiquement une analyse de la possibilité des demandes. Les détails des rapports permettent d’avoir des informations précises sur ce qui fonctionne ou pas dans chaque demande. L’opérateur/trice peut alors voir avec les parents quels changements ils sont prêts à accepter.

Afin de faire coller au mieux la liste d’attente aux comportements standards de planification dans les structures, le système permet de jouer avec les entrées de la liste en retenant certaines options, en augmentant la priorité des entrées, en validant temporairement certaines saisies, etc.

Nous avons ainsi trouvé une solution ergonomique et agréable à utiliser offrant un maximum d’informations à la personne devant faire les choix cruciaux d’attribution.

Badging des enfants pour une optimisation en temps réel

Afin d’aider les structures à gérer leur planification en temps réel pendant une journée, nous avons introduit l’utilisation d’appareils mobiles (téléphones, tablettes) qui permettent d’indiquer quels enfant sont présents.  Ceci permet en temps réel aux administrations de voir où sont les manques en terme d’effectifs qui peuvent être aidés par des renforts.

Nous arrivons donc à gérer la planification également à court terme.

Tablette et application web utilisée au sein des groupes avec des fonctionnalités simples et intuitives.

Portail parent

Une des difficultés notamment sur la liste d’attente est qu’elle est extrêmement vivante. Les parents changent très souvent de besoins en terme de fréquentation lorsqu’ils n’ont pas la possibilité d’avoir tous les créneaux désirés ou lorsque leur enfant n’est pas encore né. Il est alors nécessaire de leur permettre de saisir leurs besoins à travers un outil adapté.

L’un des projets en cours est de fournir aux parents un portail de communication directement relié à la structure ce qui permet de fournir des informations temps réel sur les présences et les besoins de planification liés à l’enfant. Grâce aux informations temps réel transmises par le parent, la crèche peut optimiser sa planification à court, moyen et long terme.

Prédiction des présences pour optimiser le moyen terme

Notre approche de la planification nous a amené à mettre en place un système de prédiction. Dans beaucoup de structures, l’enfant n’est pas forcément amené ou ramené à l’heure. Notre système permet de calculer et de prédire avec divers niveaux de fiabilité les vraies horaires de présence de l’enfant par rapport à son contrat. Ceci permet grandement d’optimiser les présences des employés et faire des économies d’échelle en conséquence.

Agenda des groupes en fonction des présences théoriques en bleu et des présences réelles en vert par exemple.

Conclusion

Une structure d’accueil à des besoins très complexes en constante évolution face à une société en plein essor. Nous pensons que notre approche moderne de la problématique, basée sur une longue expérience du domaine de la gestion des temps et de personnes, nous a permis d’établir un nouveau produit novateur indispensable à l’optimisation des structures.

 

Disponible sur une plateforme web, elle permet aux parents, aux éducateurs/rices, à l’administration et à la direction de travailler en mode collaboratif.

 

Les retours de nos premiers clients nous ont permis de finaliser le produit. L’objectif est maintenant d’aller de l’avant vers une commercialisation à plus grande échelle.

 

Article rédigé par RBL
Mars 2019

Didier Waldmeyer est à votre disposition pour une démonstration ou pour répondre à vos questions.
dw@sai-erp.net / 078 624 22 44

SAINet, Nouvelles fonctionnalités V4.9.0
Expliquer à nos clients les avancées hebdomadaires de la plateforme collaborative SAINet
Lire la suite >
Gestion de l’Accueil Familial de Jour par SAINet
SAI ERP intègre la gestion de l'accueil familial de jour au sein de SAINet, sa plateforme collaborative notamment spécialisée dans la petite enfance. Ce mode d’accueil diffère un peu de l’accueil au sein des structures.
Lire la suite >
Application Crèche et Garderie pour les Parents
Les crèches, garderies, et les accueillantes en milieu familiale gagnent du temps en proposant une application aux parents. Ces derniers pourront renseigner l'ERP à travers des annonces et demandes traitées automatiquement par le système .
Lire la suite >