Module salaire, Swissdec 5, pour entreprises basées en Suisse

Introduction au Module Salaire Swissdec

Présentation générale

Trouver un module de paie Swissdec est essentiel pour les entreprises basées en Suisse.
La gestion de la paie représente un défi majeur en raison des nombreuses règles cantonales et fédérales.
Naviguer dans ce cadre réglementaire complexe demande une grande rigueur. Cela permet de garantir la conformité et d’éviter des erreurs coûteuses.

Avantages clés pour les entreprises suisses

Les entreprises suisses de taille moyenne à grande intègrent des solutions de paie efficaces comme SAINet pour s’adapter aux spécificités locales. Cette solution robuste offre des outils avancés pour simplifier la gestion des salaires dans ce contexte exigeant.

Complexité de la paie suisse

Enjeux spécifiques de la paie suisse

En Suisse, chaque canton applique ses propres règles en matière de salaires, de cotisations sociales et d’impôts. Cette diversité complique la gestion de la paie pour les entreprises présentes dans plusieurs régions. Les accords bilatéraux avec l’Union européenne ajoutent une complexité supplémentaire pour les employés non-suisses. Cette fragmentation réglementaire oblige les entreprises à utiliser un système de paie suisse flexible et précis. C’est particulièrement vrai pour les grandes structures et les entreprises moyennes qui gèrent une main-d’œuvre étendue et variée.

Fonctionnalités du Module Salaire SAINet

Le module salaire est une des colonnes vertébrales de la solution SAINet. Elle est une solution ERP entièrement verticalisée qui répond aux défis des domaines métier, financiers et RH.
Elle offre également un accès à des portails dédiés pour les collaborateurs et les gestionnaires.
Tous les modules interagissent entre eux.
Par exemple, SAINet associe la gestion de la sécurité à la base des employés, connectée à la comptabilité financière et analytique.
La gestion des temps est aussi connectée par employé et par département.
Cette interconnectivité renforce la cohérence des données et améliore l’efficacité de gestion.
Elle bénéficie particulièrement aux entreprises moyennes et grandes.

SAINet propose un module de gestion de paie conçu pour les entreprises suisses de taille moyenne à grande.
Ce module répond aux besoins complexes liés à la diversité des situations contractuelles et cantonales.
Il offre une suite complète de fonctionnalités pour simplifier la gestion des salaires.
L’outil facilite aussi les déclarations sociales et garantit la conformité avec les réglementations locales.
Grâce à son interface claire, la gestion de la paie devient plus accessible, rapide et fiable.

Dossier de l’employé

Au cœur du module salaire de SAINet se trouve le dossier de l’employé.
Cette interface utilisateur, riche en fonctionnalités, donne un accès rapide aux tâches ouvertes.
Elle permet aussi de naviguer facilement entre les dossiers des collaborateurs. Des pages thématiques, datées ou multiples, complètent cette vue détaillée et centralisée. Cette configuration garantit que toutes les informations essentielles sont facilement accessibles, améliorant ainsi l’efficience de la gestion des paies.

Modularité

L’entreprise ajuste le dossier de l’employé en fonction de sa taille et de ses besoins. Elle y ajoute des fonctionnalités comme la planification et la gestion du temps des ressources. Les entreprises suisses peuvent personnaliser les analyses de données et le portail self-service pour répondre à leurs besoins spécifiques.

Ci-dessus, le dossier de l’employé, centre névralgique du module salaire. La colonne 1 affiche les tâches ouvertes. La colonne 2 donne accès aux dossiers des collaborateurs. La colone 3 regroupe les pages thématiques (uniques, multiples, datées). La colonne 4 présente leur contenu : champs, listes déroulantes, etc. 5 : raccourcis.

Paramétrage des plans de paie

SAINet permet aux utilisateurs de configurer spécifiquement les éléments du dossier de l’employé et les plans de calcul de paie. Les utilisateurs RH peuvent facilement manipuler des écrans simples pour gérer des demandes de base. Par exemple, les heures supplémentaires et les primes, tandis que des scripts avancés sont disponibles pour des traitements plus complexes. Des super utilisateurs spécifiquement formés gèrent ces scripts et paramétrages avancés. C’est en cela que SAINet représente une solution idéale pour les moyennes et grandes entreprises qui cherchent une personnalisation profonde de leur système de paie.

Gestion des multi-postes et contrats

Chaque employé peut occuper plusieurs postes de travail au sein de l’entreprise, chacun avec ses propres règles de salaire spécifiques. Chaque mois, SAINet calcule les salaires poste par poste. Il répartit avec précision les contributions et obligations financières, en respectant les exigences comptables. Cette fonctionnalité s’avère essentielle pour les entreprises avec des employés polyvalents ou occupant plusieurs rôles. Elle garantit une gestion salariale claire, précise et conforme aux standards suisses.

Gestion Précise des Contrats de travail et Calculs au Prorata

SAINet gère chaque contrat de travail en intégrant une date de début et de fin. Cela permet de calculer les salaires et les charges sociales au prorata avec précision. Le logiciel permet aussi de configurer des règles de prorata avancées (30, 31 ou 21.75 jours) pour chaque élément de paie. Cette souplesse améliore la précision des calculs et s’adapte à tous les types de contrats. Cette fonctionnalité est essentielle pour les entreprises ayant des employés travaillant des durées variables ou partielles.

Le logiciel permet aussi de diviser un mois en plusieurs sous-périodes. Il génère alors un bulletin de paie distinct pour chaque intervalle. Cette méthode améliore la précision des calculs et facilite le suivi des contributions sociales sur des périodes fractionnées.

Flexibilité et customisation des plans de calcul

Chaque entreprise peut configurer son propre plan de calcul de salaires et de taux. Les utilisateurs peuvent mutualiser ces paramètres entre plusieurs sociétés ou les adapter automatiquement à partir de modèles standards propres à chaque secteur d’activité.

Un plan de calcul typique peut inclure des centaines, voire des milliers de lignes. L’entreprise adapte ces charges spécifiquement aux différents rôles de ses collaborateurs. Par exemple un chef de groupe ou un assistant de vente. Ainsi, un employé ayant plusieurs rôles aura son salaire calculé dans des sections différentes. Le système consolide les charges sociales globalement tout en les ventilant selon les différentes fonctions de l’employé.

Tests et validations des modèle de plans salariaux

Les équipes élaborent des modèles de plans salariaux pour des sociétés types, afin de standardiser les processus et de tester efficacement les plans de calcul et les taux avant leur mise en œuvre. Ces tests garantissent que les configurations répondent précisément aux exigences réglementaires et opérationnelles des moyennes et grandes entreprises en Suisse.

Flexibilité et duplication des configurations de paie

SAINet offre une fonctionnalité unique permettant de dupliquer les configurations de paie d’une entreprise existante vers une nouvelle entité. Lors de la création d’une nouvelle société, l’administrateur peut sélectionner une société type source et spécifier les éléments à récupérer. Par exemple : les taux d’imposition, les taux d’assurance, les plans de calcul des salaires, la mise en page des bulletins de salaire, les rôles professionnels, les droits associés à ces rôles, le plan de ventilation comptable, et les correspondances entre les lignes de salaire et les comptes financiers. Cela est idéal lorsqu’une société cherche à étendre ses opérations tout en maintenant une cohérence dans la gestion des salaires.

Gestion Intégrée des Assurances et Plans de Retraite (LPP)

SAINet offre une gestion sophistiquée des assurances et des caisses de retraite. Le logiciel permet d’affilier chaque employé à plusieurs assurances maladies, accidents et plans de retraite via une table dédiée. Cette centralisation assure une tenue de registre précise et facilite les décomptes annuels.

En fin d’année, SAINet permet aux entreprises de réaliser une récapitulation détaillée des paiements par assurance, simplifiant ainsi la conformité et les rapports. Chaque mois, le système transmet aux assurances les données requises par Swissdec, en respectant ses restrictions. Il permet également d’étendre la couverture à d’autres assurances maladie et caisses de pension.

Gestion paramétrable des compteurs

Le système de gestion des compteurs, configurables pour des éléments, joue un rôle crucial dans la génération des droits des employés. Par exemple : congés, récupérations et heures supplémentaires. Ce système assure le suivi précis des temps et des soldes, mis à jour mensuellement, et permet une ventilation détaillée des coûts par service. Cela permet d’optimiser la gestion des ressources humaines dans les grandes entreprises. A noter que les compteurs peuvent se retrouver mensuellement dans les bulletins de salaire.

Flexibilité de paiement des salaires

SAINet offre la flexibilité de payer les salaires à différentes dates selon les services ou même en plusieurs versements. Par exemple, l’entreprise peut verser une partie du 13ᵉ salaire en novembre et le solde en décembre. Cette fonctionnalité simplifie la gestion des charges sociales et des flux de trésorerie. Elle reste entièrement personnalisable, quel que soit le mois choisi, pour s’adapter aux besoins spécifiques de chaque organisation.

SAINet gère également la paie multi-moment dans le mois, permettant de payer diverses populations d’employés selon des modalités différentes, telles que les employés horaires payés en début de mois suivant, en parallèle avec les employés mensuels payés à la fin du mois. Cette capacité d’adaptation renforce la gestion efficace des salaires suisses, assurant une flexibilité maximale pour répondre aux exigences variées des moyennes et grandes entreprises.

Gestion diversifiée des comptes de versement pour les employés

Chaque employé peut avoir plusieurs comptes de versement pour différentes opérations financières, telles que la reprise OP, le paiement de pensions ou la constitution d’épargnes. Cette polyvalence permet à l’employé de visualiser, via son bulletin de paie, tous les comptes alimentés par son salaire, renforçant la transparence et la gestion financière.

Gestion avancée de l’impôt à la source et des allocations familiales

Avec SAINet, la gestion de l’impôt à la source et des allocations familiales bénéficie d’un traitement rétroactif efficace grâce à l’intégration de Swissdec. Le système applique automatiquement les corrections sur le mois en cours et permet d’ajuster les calculs sur plusieurs mois passés. Lorsqu’une situation sort du cadre Swissdec, l’utilisateur peut effectuer une compensation manuelle pour les mois concernés. Cette flexibilité simplifie la gestion fiscale, en particulier pour les entreprises moyennes et les grandes structures suisses.

Ventilation flexible des coûts par département

Le logiciel permet de créer une hiérarchie de centres de coûts adaptée à chaque département de l’entreprise, avec chaque centre correspondant à un compte financier ou analytique spécifique. Un employé peut appartenir à plusieurs centres de coûts, permettant une ventilation précise de son salaire et des charges associées sur les différents centres. Ce système offre une flexibilité remarquable pour la gestion financière interne des grandes structures.

Simplification des processus de saisie et personnalisation des calculs

SAINet facilite la gestion de la paie pour les entreprises grâce à des écrans de saisie intuitifs qui permettent aux utilisateurs avancés, ou super-utilisateurs, de créer directement de nouvelles lignes, constantes, et taux dans les plans de salaire. Cette interface simplifiée est conçue pour ceux qui maîtrisent la logique des salaires suisses, rendant le processus rapide et efficace.

Fonctionnalités avancées des règles de calcul spécifiques par scripts

En plus de la saisie standard, SAINet offre la possibilité d’intégrer des scripts personnalisés pour des calculs de paie très avancés. Ces scripts permettent d’associer des règles de calcul spécifiques à chaque ligne de salaire, offrant une flexibilité et une précision accrues dans la gestion des paies. Les super-utilisateurs des grandes entreprises ou des structures moyennes en Suisse utilisent ces fonctionnalités avancées pour gérer les salaires de manière personnalisée et détaillée.

Gestion avancée des données et prospection

SAINet excelle dans la conservation et la gestion des données de salaire avec une fonctionnalité de datation précise, permettant aux entreprises suisses de toutes tailles de maintenir des archives ordonnées des salaires des années précédentes, comme par exemple 2021, 2022, et 2023, tout en préparant des projections pour 2024. Cette capacité de gestion temporelle des données est essentielle pour le travail de prospection et de simulation, facilitant la planification financière et la conformité fiscale.

Journal des mutations pour une traçabilité complète

SAINet intègre un journal des mutations qui enregistre chaque modification ou création de données dans le système. Cela fournit des détails exhaustifs tels que l’identité de l’utilisateur, la date et l’heure de l’action, ainsi que les anciennes et nouvelles valeurs. Cette fonctionnalité est cruciale pour le contrôle des processus internes. Cela permet une traçabilité totale des actions et une capacité de réponse rapide en cas de problèmes ou d’audits. Par exemple, lorsque la date de départ d’un employé est modifiée, le système l’enregistre précisément, afin de garantir la transparence et la sécurité des informations.

Ventilation détaillée des salaires par département

En plus de la personnalisation des calculs de paie, SAINet facilite la ventilation des variables de salaire, des montants fixes et des contrats à travers un ou plusieurs départements ou sous-départements au sein de l’entreprise. Cette capacité de répartition détaillée est cruciale pour la comptabilisation précise et la gestion des coûts par centres de responsabilité, rendant le processus de gestion des salaires à la fois transparent et conforme aux exigences internes et réglementaires.

Comptabilisation et décomptabilisation des salaires

SAINet effectue tous les calculs de salaires en fin de mois, assure leur paiement, leur ventilation et leur comptabilisation précise. Ensuite Le système bloque automatiquement les périodes concernées pour éviter toute modification accidentelle. Dans le cas où une réévaluation est nécessaire, le système offre la possibilité de décomptabiliser les salaires. Que ce soit en bloc ou individuellement, et de refaire les calculs et la comptabilisation. Cette fonction joue un rôle clé lorsqu’on intègre SAINet à d’autres systèmes comptables. Elle permet de réimporter facilement les écritures précédentes et de gérer les extournes, tout en assurant l’exactitude des données.

Simulation et tests de paie avec le shadow payroll

Avec SAINet, les utilisateurs peuvent effectuer des simulations de paie, visualiser les calculs, les modifier si nécessaire, puis totaliser les résultats sans impacter les enregistrements officiels. Cette fonctionnalité est idéale pour tester différents scénarios de paie avant leur application définitive, permettant aux entreprises de toute taille de planifier avec précision et de s’assurer que tout est correct avant la clôture de la période.

Gestion flexible des congés sans solde

Pour la gestion des congés sans solde, SAINet offre la possibilité d’ajouter une page spécifique au contrat de l’employé indiquant un salaire à zéro tout en maintenant les couvertures d’assurance nécessaires durant cette période. Le système calcule les implications de cette absence, prenant en compte l’employé pour certaines assurances, comme les assurances accidents. De plus, il est possible de configurer des variables salariales à zéro pour des périodes définies, simplifiant ainsi la gestion des paies et des contributions aux caisses de retraite durant les absences prolongées.

Processus de calcul d’un salaire

Dans le dossier de chaque employé, tous les éléments constitutifs de son salaire sont configurés et utilisés lors du processus de calcul. SAINet permet de surcharger certaines lignes calculées avec des variables datées, ce qui est pratique pour des éléments simples tels qu’un salaire mensuel ou une déduction de retraite. Cependant, les utilisateurs doivent éviter de surcharger une déduction sociale comme l’AVS, car cela comporte des risques importants. Dans ce type de situation, ils devraient plutôt ajuster le calcul automatique à l’aide de variables influençant le résultat.

Office des poursuites

Le système de paiement multi-comptes de SAINet permet de gérer les retenues OP. L’utilisateur crée une variable de longue durée pour définir la période et le montant du paiement, puis l’associe à une ligne affectée au compte OP de l’employé. Sur le bulletin de salaire, cette déduction et ses détails apparaissent après le salaire brut, après les autres déductions, mais avant le salaire net.

Personnalisation des bulletins de salaire avec le système de template

Le système de template de SAINet permet de créer diverses présentations de bulletins de salaire, adaptées aux spécificités de chaque métier ou aux préférences de l’entreprise. Le système complète dynamiquement chaque bulletin avec le logo, les coordonnées de l’entreprise, les commentaires et les données extraites du dossier de l’employé, assurant une personnalisation et une flexibilité maximales.

SAINet propose des options avancées d’impression des fiches de paie, incluant des fiches recto-verso qui présentent les valeurs des salaires du mois et un récapitulatif annuel au verso. Les utilisateurs peuvent imprimer les bulletins de paie par groupe de salariés, lieu de travail ou département, en appliquant divers filtres lors de l’édition pour une personnalisation avancée.

A savoir enfin que SAINet gère le bulletin de salaire multi-page avec informations sur les salaires précédents.

Multilinguisme

Le système est préconfiguré pour gérer plusieurs langues, avec des versions standard en français et en allemand, permettant une utilisation globale dans divers contextes linguistiques.

Archivage des données

Tous les salaires calculés et les variables sont stockés de manière sécurisée, avec des options d’archivage qui permettent un accès facile aux données historiques, essentiel pour les audits et les vérifications réglementaires.

Exploration et analyse des données

SAINet inclut un système intégré d’exploration de données. Cela offre des présentations analytiques ou graphiques pour une interprétation claire des résultats financiers. La base de données centralisée facilite l’analyse consolidée des données de toutes les sociétés. Cela est disponible uniquement pour les super-utilisateurs. Cela garantit ainsi la sécurité et la confidentialité des informations.

Outils de comparaison pour l’analyse des salaires

SAINet comprend des outils de comparaison des salaires entre différentes périodes, offrant une flexibilité pour analyser les variations entre les mois ou les années. Les grandes entreprises en Suisse utilisent ces outils comparatifs pour réaliser des analyses détaillées et produire des rapports statistiques spécifiques. Elles peuvent facilement exporter ces documents en formats PDF ou Microsoft pour les partager et les présenter efficacement.

Gestion électronique des documents (GED) centralisée dans SAINet

SAINet intègre un système GED centralisé, conçu pour les entreprises suisses de taille moyenne et grande. Ce système permet de stocker efficacement tous les documents générés par la solution, comme les plans comptables, les certificats de salaire ou encore les listes de fournisseurs pour une année donnée.
Cette intégration facilite la gestion des communications, qu’il s’agisse d’envois par e-mail ou d’impressions papier, directement depuis le dossier de l’employé.
L’utilisateur peut choisir, d’un simple clic, si un document doit être archivé ou non.
Il est aussi possible d’automatiser le stockage pour tous les documents d’un type spécifique.
Grâce à des fonctions de recherche avancées, les documents peuvent être retrouvés avec leur contexte complet : date, heure, utilisateur, programme utilisé et domaine de travail concerné.
Cette fonctionnalité assure une traçabilité optimale et une gestion documentaire fluide.

Flexibilité de stockage et intégration multimédia dans SAINet

La GED dans SAINet offre également la flexibilité de stocker des documents externes à n’importe quel endroit dans la solution. Cette fonctionnalité inclut la possibilité de connecter des textes et images, de scanner des factures, d’enregistrer des commentaires audios, et d’attacher ces notes aux données pertinentes, que ce soit dans une tâche précise ou dans un workflow. Ces documents peuvent ensuite être réutilisés dynamiquement, améliorant l’efficacité et la gestion des informations au sein de l’entreprise.

L’image ci-dessus. 1. Résultat de l’exploration des données recherchées 2. et 3. Possibilité d’imprimer 4. et 5. export sous Office ou LibreOffice.

Importation et exportation de données

Fonctionnalités avancées d’import/export

SAINet intègre une fonction puissante d’import/export. Cela facilite la saisie rapide des données de paie via Excel et leur intégration dans la base de données. C’est une fonctionnalité essentielle pour les entreprises. Cette capacité permet la gestion en masse des variables de salaire. De plus, une option de saisie en grille est directement disponible dans le logiciel pour une précision accrue.

Simplification de l’importation des données des employés

SAINet facilite l’importation des données des employés grâce à un système intégré d’import/export. Ce dernier a été conçu pour les besoins spécifiques des entreprises moyennes et grandes en Suisse. Le logiciel permet l’utilisation de fichiers CSV pour importer les données de manière structurée, chaque colonne correspondant à une donnée utile, ce qui optimise la gestion des ressources humaines sans surcharger le système avec des informations inutiles.

Importation efficace des éléments de salaires

En plus de l’importation standard des données des employés, SAINet permet également l’importation en masse des éléments de salaires, qu’ils soient variables ou fixes. Les utilisateurs peuvent effectuer ce processus en une seule opération et importer plusieurs fichiers CSV à différents moments. Cette flexibilité optimise la gestion des paies, en particulier pour les grandes entreprises suisses qui doivent maintenir des données salariales nombreuses, précises et constamment à jour.

Transparence et flexibilité dans la gestion des données

SAINet promeut une transparence complète en ce qui concerne la structure de ses bases de données. Cela facilite l’exportation des données pour les entreprises. Si l’exportation directe dans le format de base de données de SAINet n’est pas possible, le logiciel actuel doit exporter les données en format CSV. Cela nécessite une conversion par un ingénieur pour s’adapter aux spécifications de SAINet. Il faut tenir compte également des codifications spécifiques présentes dans un dossier d’employé.

Méthodes diversifiées d’importation des données dans SAINet ; outils et stratégies d’importation de données

SAINet offre plusieurs approches pour l’intégration des données existantes, assurant la flexibilité nécessaire pour répondre aux divers besoins des entreprises :

• Création de Requêtes SQL: un ingénieur, maîtrisant le système actuel, peut rédiger un programme pour générer des requêtes SQL d’insertion, alignées sur les structures des données de la base SQL de SAINet.
• Export et Conversion CSV: les données du système actuel peuvent être exportées en format CSV, et un ingénieur de SAI établit des règles de conversion pour permettre l’importation dans SAINet.
• Reprise Partielle: Seuls les éléments essentiels tels que le nom, l’adresse, les centres de charges, la date de naissance, etc., sont exportés en CSV. Ces fichiers peuvent être manipulés par un collaborateur du client (par exemple, changement des noms de colonnes) et importés ensuite dans SAINet en utilisant les outils standards d’import.
• Mode Mixte: un processus où les données sont exportées par un collaborateur et l’assistance d’un ingénieur de SAI est sollicitée pour convertir ces données.

Dans tous les cas, les imports se basent sur les outils standards de SAINet qui garantissent la cohérence et l’intégrité des données importées.

Options d’exportation avancées pour une meilleure accessibilité

Par défaut, l’application SAINet génère des documents en HTML. En revanche, elle offre aussi aux utilisateurs la possibilité d’e demander un output en’extraire des PDF ou de faire des export vers Microsoft Office. Cette polyvalence dans les options d’exportation assure que tous les documents peuvent être facilement intégrés dans d’autres plateformes et formats. Cela augmente la compatibilité et la facilité d’utilisation dans un environnement de bureau diversifié.

Standardisation, impression et exportation des Documents

Le format standard d’impression des documents dans SAINet est basé sur HTML et les styles CSS. Cela permet une visualisation et une impression directe depuis le navigateur de l’utilisateur. Il est également possible d’exporter les documents en formats PDF, Word, Excel. Cela offre une flexibilité supplémentaire pour la gestion des documents salariaux et administratifs dans les entreprises.

Génération de rapports avancés

Les utilisateurs de SAINet génèrent leurs rapports à partir de sources variées : vues sélectives, listes, modèles ou graphiques. Ces rapports, pensés pour les entreprises moyennes et grandes en Suisse, sont soigneusement mis en page et disposent de filtres personnalisables. Ils sont accessibles directement depuis l’interface et peuvent être exportés aux formats XLSX, DOCX, PDF ou en image. Cela facilite leur intégration dans les documents bureautiques. Cette fonctionnalité renforce la gestion des paies suisses en permettant une analyse détaillée et une présentation précise des données salariales.

Outils d’analyse de Type BI pour la gestion des coûts en entreprise

SAINet intègre un outil propriétaire de présentation d’analyse de type Business Intelligence (BI). Les utilisateurs peuvent configurer librement les analyses sous forme de listes, de vues ou de graphiques. Par exemple, ils peuvent afficher les coûts par département et assurance sous forme graphique. Cela facilite la communication en interne. Cette capacité améliore la compréhension des structures de coûts et aide à optimiser les processus financiers au sein des entreprises.

Comptabilité salariale

La comptabilité salariale dans SAINet repose sur une ventilation précise des prestations par centre de charge. Chaque employé est rattaché à un ou plusieurs centres de charge, associés directement aux comptes financiers et analytiques. Cette structure permet de générer automatiquement des écritures comptables détaillées par centre, assurant une répartition rigoureuse des coûts salariaux. Les entreprises bénéficient ainsi d’une visibilité claire sur la distribution des charges. En fonction des secteurs d’activité et des modules activés, cette ventilation peut également s’appuyer sur les données issues du module de planification et de gestion des temps — un autre atout puissant de SAINet.

Gestion avancée des charges et provisions avec SAINet

SAINet permet d’affecter chaque employé à plusieurs centres de charges, tout en attribuant des variables spécifiques à chacun d’eux. Lors du calcul du salaire, le système répartit automatiquement les charges selon les paiements liés à chaque centre. L’exportation comptable reflète ainsi fidèlement la cohérence entre les charges engagées et les assurances correspondantes. De plus, il est possible de visualiser la génération des écritures comptables avant leur export vers un autre système, permettant une vérification et une correction précises avant la finalisation.

Prévision et réajustement des provisions comptables

Le système de paie de SAINet permet le calcul progressif des provisions pour les différentes charges attendues durant l’année, telles que les factures d’assurance, les contributions aux caisses de retraite, et les 13èmes salaires. Ces provisions sont ensuite inscrites dans des comptes spécifiques au moment de la comptabilisation en fin de mois. Dans un système comptable comme celui de SAINet, il est possible de comparer les comptes de provision avec les dépenses effectives, permettant ainsi d’ajuster les provisions en fonction des changements réglementaires ou des prévisions financières. En cas de provisionnement incorrect, il est recommandé de passer des écritures d’extourne pour rectifier les erreurs sans délai.

Performance et efficacité de SAINet ; traitement des salaires et performance comptable

Le temps de traitement des salaires dans SAINet est linéaire par rapport au nombre de salariés. Pour une entreprise de 100 employés, le calcul des salaires prend environ 12 secondes au total, et pour 1000 employés, environ 2 minutes au total. Ce temps de traitement est similaire pour la comptabilisation et le bouclement des salaires, offrant une prévisibilité et une efficacité essentielles pour les moyennes et grandes entreprises en Suisse.

Conformité et certification des salaires

SAINet est conforme à la norme ISO 20022, facilitant les paiements des salaires sous forme de fichiers XML, ce qui assure une gestion de paie sécurisée et standardisée adaptée aux exigences des entreprises moyennes et grandes en Suisse.

Certification Swissdec

SAINet gère les salaires selon les normes Swissdec certifiées : ELM 5.3* [Zert-Nr. 1104.25], ELM 5.1* et ELM 5.0. Ces certifications garantissent une sécurité optimale et une conformité complète, notamment pour la gestion de l’impôt à la source dans tous les cantons suisses.

Le logiciel continue de s’aligner sur les normes élevées imposées par Swissdec, couvrant non seulement la gestion des impôts, mais aussi les rétroactifs et les contrôles minutieux des données.

SAINet est parfaitement équipée pour gérer ces exigences, offrant ainsi une solution fiable et sécurisée pour les entreprises en Suisse, qui nécessitent une gestion précise et conforme de la paie. Cette capacité assure non seulement le respect des régulations mais également une gestion simplifiée des diverses obligations fiscales liées aux salaires en Suisse.

Normes ISO et transmission de données

SAINet transmet chaque année les données requises à l’Office fédéral de la statistique (OFS) via le processus Swissdec, assurant ainsi la conformité aux exigences gouvernementales suisses. Le système prend en compte les données statistiques de l’employé arrêtées au 31 octobre, ce qui garantit l’exactitude des informations envoyées.

Le module salaire SAINet et son environnement

Regroupement dans une seule base de données

SAINet est capable de regrouper toutes les sociétés dans une seule base de données. Chaque société est indexée comme étant l’index numéro 1 dans toutes les tables, et des mesures de sécurité robustes permettent d’isoler chaque société des autres. Une gestion des droits permet à un utilisateur d’accéder à une ou plusieurs de ces sociétés et d’effectuer des consolidations. En général, deux types de paramétrages sont utilisés sur un site : les préférences globales du site et des surcharges spécifiques à chaque société pour prendre en compte ses particularités.

Architecture centralisée, infrastructure de base de données et gestion des sociétés

SAINet s’appuie sur une base de données centralisée, structurée par société. Chaque table utilise la société comme index principal, ce qui évite de créer de nouvelles tables lors de l’ajout d’une nouvelle entité. Cette structure distingue automatiquement tous les enregistrements par société. Elle facilite la gestion de sociétés de type consortium, qui peuvent exploiter les données de façon consolidée. Ce fonctionnement est particulièrement adapté aux grandes entreprises suisses.
Il assure une gestion intégrée, cloisonnée et sécurisée, grâce à un système de droits avancé.

Technologie avancée et accessibilité de la version Web de SAINet ; interface utilisateur et accessibilité

La version V4 Web de SAINet comprend deux interfaces utilisateur : un client riche, browser SAI pour Windows, et un client web HTML pour un accès simplifié via un portail self-service. Cette configuration permet une utilisation sécurisée et efficace depuis n’importe quel endroit, adaptée aux utilisateurs occasionnels et réguliers. Les mises à jour et l’installation sur les postes de travail sont entièrement automatisées, favorisant une expérience utilisateur sans tracas et hautement performante, conforme aux standards ergonomiques de Microsoft.

Technologies, architecture multi-tiers et outils de développement de SAINet

SAINet repose sur une base de données centralisée, structurée autour des sociétés. Chaque table utilise la société comme index principal, ce qui évite la création de nouvelles tables pour chaque nouvelle entité.
Cette organisation simplifie la gestion multi-entreprises. Elle permet notamment de créer des sociétés de type consortium et de consolider les données sans duplication. Ce fonctionnement est idéal pour les grandes entreprises en Suisse. Il garantit une gestion intégrée, sécurisée, et cloisonnée grâce à un système de droits puissant.

Infrastructure serveur recommandée pour SAINet ; configuration Serveur pour les RH

Une entreprise de 100 utilisateurs doit se munir de la configuration de base suivante pour une utilisation optimale de SAINet :

• CPUs Quad-core hyperthreadé avec 8 cœurs dédiés à SAINet et à la base de données.
• 32 Go de RAM, répartis également entre SAINet et la base de données.
• 500 Go d’espace disque, dont au moins 250 Go dédiés à la gestion électronique des documents (GED) de SAINet.

Un système d’exploitation Linux/Debian est fortement recommandé pour une meilleure performance et stabilité.

Il est également possible d’installer une architecture multi-instances pour améliorer les performances et la disponibilité du système, une option idéale pour les grandes entreprises suisses cherchant à optimiser leur gestion des ressources humaines.

Sécurité des données et gestion des droits ; traçabilité et confidentialité

SAINet accorde une priorité absolue à la gestion des droits et à la confidentialité. L’application offre une traçabilité complète à travers toutes ses fonctionnalités. Le système enregistre systématiquement l’utilisateur ayant modifié une donnée et la date de modification, pour chaque table. Pour les tables dites sensibles, comme le dossier de l’employé, un journal des mutations est activé par défaut. Cette traçabilité globale renforce la sécurité des données. Elle garantit aussi une gestion conforme aux exigences suisses en matière de confidentialité, notamment pour les entreprises moyennes et grandes.

Sécurité et authentification dans SAINet ; protocoles de sécurité et authentification

SAINet prend en charge plusieurs modules d’authentification, dont LDAP via JaaS, tout en utilisant par défaut sa propre base de données. Chaque utilisateur s’identifie avec un login et un mot de passe, sans recours aux logins Windows génériques, ce qui renforce la sécurité individuelle.

Le système impose des règles strictes de mot de passe. Celles-ci sont plus complexes pour les administrateurs que pour les utilisateurs standards. Ces contraintes sont configurables pour répondre aux exigences de sécurité spécifiques de l’entreprise.

SAINet protège activement contre les attaques par force brute. Il limite les tentatives de connexion erronées et bloque les adresses IP suspectes. Les mots de passe sont sécurisés grâce à un salage et un hachage SHA256. Toutes les communications entre le client et le serveur sont chiffrées via HTTPS.

Interfaces

Le système d’import/export de SAINet est utilisé pour les interfaces avec d’autres systèmes. Dans ce processus, le système SIRH émet un export CSV dans un format convenu périodiquement. Ensuite, le « scheduler » de SAINet lance une tâche d’import des données issues du système externe selon une périodicité définie. Une fois importées, les données deviennent accessibles en ligne, tandis que le journal des mutations se met automatiquement à jour. Ce système s’intègre déjà avec SAP, avec HR Café , ou encore avec Opale.

Intégration API et Open API pour la communication avec SAINet

SAINet intègre un système API natif qui facilite l’accès aux données par des systèmes externes. Un descripteur Open API est également disponible pour faciliter l’interfaçage avec d’autres systèmes. Les grandes entreprises suisses utilisent cette fonctionnalité pour intégrer facilement leurs systèmes, ce qui optimise leur gestion salariale. L’Orif fait notamment partie des structures qui exploitent ce module.

Notifications, aides au contrôle

Le système d’aide de SAINet se présente sous différentes formes pour offrir un soutien complet aux utilisateurs :

Aide contextuelle : des informations d’aide sont fournies directement dans chaque tâche et champ concerné. Un référentiel global, structuré par tâches, permet de consulter et rechercher facilement dans toute l’aide disponible.

Des raccourcis vers l’aide permettent d’accéder directement à l’information utile sans quitter la tâche en cours.

Aides personnalisées : cette fonctionnalité permet de personnaliser l’aide pour refléter précisément la manière de travailler dans le cadre de l’institution. Cela peut inclure des consignes pour remplir une remarque, structurer un nom complexe ou utiliser un champ précis selon sa fonction.

L’image ci-dessus : Point 2, l’aide en ligne via les raccourcis à droite. En cliquant sur ‘Gestion de l’impôt source’ une page web s’ouvre et vous propose la documentation sur la gestion de l’impôt à la source.

Liens vers d’autres informations autour des SIRH

1. Présentation différentes des salaires au niveau du menu ‘Modules’ : ICI.
2. Présentation du portail self-service permettant notamment aux collaboratrices/collaborateurs d’accéder à des informations comme la fiche de paie, les certificats de salaires, etc. via un accès web dédié à une Web application : ICI.
3. Présentation du module ‘déclaration du temps de travai et gestion des absences : ICI.

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