Logiciel gestion temps absences : déclarations et validations simplifiées avec SAINet

Centraliser la déclaration du temps de travail et la gestion des absences, tout en fluidifiant les flux entre collaborateurs, hiérarchie et administration

Logiciel gestion temps absences : SAINet propose une chaîne SIRH complète pour planifier, saisir, contrôler et valider les temps de travail et les absences (vacances, maladie, accident, formation, etc.). Ainsi, l’administration et les utilisateurs réduisent les saisies manuelles, fiabilisent les totaux et accélèrent les clôtures mensuelles.

Pourquoi digitaliser la déclaration des temps et la gestion des absences ?

Dans de nombreuses organisations, Excel et les échanges d’e-mails dominent encore. Cependant, ces pratiques fragmentent l’information, multiplient les erreurs et ralentissent la validation. Par conséquent, les équipes perdent du temps sur des tâches à faible valeur ajoutée, tandis que la direction manque d’indicateurs fiables. En centralisant les flux dans SAINet, vous gagnez en traçabilité, en réactivité et en sérénité.

Architecture SAINet : une base solide et paramétrable

SAINet V4 est une plateforme web souple et hautement paramétrable. De plus, elle s’adapte à la culture de chaque entreprise : règles RH, workflows, profils d’accès et modèles documentaires. Autrement dit, vous conservez vos spécificités tout en standardisant ce qui doit l’être.

1. Dossier de l’employé : la source de vérité RH

Le dossier de l’employé réunit toutes les pages utiles — uniques, mixtes et datées — pour suivre le parcours du collaborateur. En outre, vous pouvez ajouter des pages lors du déploiement ou ultérieurement. Ainsi, le dossier vit avec l’organisation et reste à jour sans ressaisie dispersée.

2. Planification et gestion des temps : agendas, événements, validations

Un planning lisible et actionnable

La planification se gère à long terme et au quotidien. Les plannings collaborateurs couvrent présences, absences longues et vacances. De plus, l’affichage type « Google Agenda » rend la lecture intuitive, tandis qu’un export vers Outlook reste possible pour préserver les habitudes.

Des événements ponctuels ou récurrents

Les plannings se saisissent via des événements ponctuels ou récurrents, classés par catégories (pour les statistiques et le calcul des décomptes). Par ailleurs, les annonces d’absence (formation, maladie, maladie tiers, décès, etc.) et les demandes de vacances arrivent directement depuis le portail self-service ou sont créées par la hiérarchie. Ensuite, un flux de validation/refus assure la cohérence des données.

3. Décompte des temps : calculs, contrôles et statuts

Les décomptes des temps s’appuient sur un plan de décomptes paramétré à l’implémentation. Concrètement, l’employé valide son relevé, le verrouille et l’envoie à la hiérarchie. Ensuite, le supérieur accepte ou refuse, ce qui déclenche, si besoin, une itération. Par conséquent, la mécanique garantit des totaux fiables : heures dues, réalisées, supplémentaires, soldes et congés.

4. Portail self-service : autonomie encadrée pour les collaborateurs

Le portail RH full web (ordinateur, tablette, smartphone) met à disposition :

• Dashboard (configuré par SAI ERP) : alertes, raccourcis et indicateurs utiles.
• Accès au dossier et mises à jour autorisées (adresse, téléphone, photo, etc.).
• Fiches et certificats de salaire* en libre-service.
• Agenda/planning : saisissable selon les règles (événements autorisés uniquement).
• Badgeage : saisie rapide, traçable et horodatée.
• Décomptes : soldes vacances, heures badgées, états en cours.
• Workflows : validation des décomptes et envoi à la hiérarchie.
• Vacances : demandes, suivis d’acceptation et refus.
• Absences : maladie, accident, formation, etc., selon droits.
• Dossier bénéficiaires à charge, si pertinent.

*Avec le module Salaire SAINet ; sinon, une interface paie-portail s’active.

Cas d’usage : quitter Excel en douceur

Avant SAINet, beaucoup d’équipes saisissent les heures au jour le jour dans Excel. Puis l’administration recompte, parfois dans un second fichier, pour produire un récapitulatif mensuel. De plus, on additionne jours ouvrables, heures 100 %, heures dues, jours fériés, absences et heures supplémentaires (payées ou non, cumulées ou non). Enfin, on cumule le solde vacances et l’on diffuse des fichiers annuels à la direction. Bref, la chaîne est lourde et propice aux erreurs.

Avec SAINet, vous éliminez les doubles saisies, centralisez les flux et normalisez les validations. Ainsi, vous standardisez le processus tout en respectant vos règles métiers.

Rôles et bénéfices : collaborateur, administration, direction

• Collaborateur : badgeage simple, saisie d’absences autorisées, visibilité sur ses soldes, validation guidée.
• Administration : un seul système, moins de ressaisies, contrôles automatiques et modèles d’exports.
• Direction : indicateurs consolidés, décomptes fiables, clôtures plus rapides et visibilité portefeuille.

Paramétrage des événements et contrôles

Choix des événements par le superadministrateur

Le superadministrateur active les événements gérables par l’employé : vacances, absences (maladie, congé maternité, congés non payés, accident < 3 jours, accident > 3 jours, etc.), heures supplémentaires (si non automatisées). Ainsi, l’interface reste claire et conforme aux règles internes.

Du statut « En saisie » au statut « À valider par le supérieur »

L’employé crée l’événement, puis passe de « En saisie » à « À valider par le supérieur » ; l’item se verrouille et déclenche une notification e-mail au manager. Ensuite, ce dernier accepte ou refuse. En cas de refus, l’employé ajuste et renvoie. De cette façon, le dialogue est tracé et efficace.

Date de blocage et clôture mensuelle

Pour sécuriser les clôtures, une date de blocage empêche toute modification au-delà d’un seuil défini. Bien entendu, le superadministrateur peut exceptionnellement la desserrer. Par conséquent, la production des décomptes reste fluide et maîtrisée.

Cycle de vie d’un décompte : du calcul à l’accord final

Par défaut, le décompte du mois courant est « En calcul ». Dès le 1^er du mois, le décompte du mois précédent passe automatiquement « À valider par l’employé ». Celui-ci envoie ensuite « À valider par le supérieur ». À chaque changement d’état, SAINet notifie les acteurs.

En cas d’écarts, le système liste les événements manquants (jour sans absence ni pointage alors que du théorique existe). L’employé complète, relance le calcul via sa tuile dédiée, puis renvoie. Lorsque le décompte est « À valider par le supérieur », l’employé ne peut plus le modifier. Enfin, tant que la période n’est pas bloquée, le supérieur conserve la main pour finaliser l’état.

Connectivité, exports et vues

Les vues/listes de SAINet offrent des filtres fins pour produire rapidement des tableaux, statistiques et graphiques internes. De plus, un export vers Word/Excel est disponible en un clic. Ainsi, vous conservez vos pratiques d’analyse tout en maintenant la donnée de référence dans SAINet.

Gains concrets observés

• Moins de tâches manuelles : fin des doubles saisies et des recomptes.
• Validation plus rapide : workflows simples, e-mails automatiques et verrouillages.
• Fiabilité accrue : contrôles embarqués, statuts clairs et traçabilité.
• Clôtures accélérées : calculs nocturnes et dates de blocage maîtrisées.
• Transparence : tous les acteurs voient ce qui les concerne, au bon moment.

Mise en œuvre : méthode et accompagnement

Le projet suit des étapes claires : cadrage, reprise de données, paramétrage, configuration des modèles, formation, production. En parallèle, nous ajustons les workflows et les droits d’accès. Ainsi, l’adoption par les équipes est rapide et durable.

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FAQ — Logiciel gestion temps absences

Le portail self-service est-il obligatoire ?

Il est fortement recommandé, en tout cas au niveau du timbrage et les demandes d’absences. En effet, il fluidifie la saisie, responsabilise les collaborateurs et accélère les validations. Toutefois, la hiérarchie peut aussi saisir pour un employé si nécessaire.

Peut-on interfacer la paie ?

Oui. Si vous n’utilisez pas le module Salaire SAINet, une interface paie-portail transfère les documents et données nécessaires.

Comment gérez-vous les exceptions (maladies, accidents) ?

Via des natures d’événements spécifiques, paramétrées au déploiement. Ensuite, des règles de validation et des contrôles garantissent la cohérence avant décompte.

Et si nous voulons garder Excel pour l’analyse ?

Pas de souci : vous exportez vues et listes vers Word/Excel. Ainsi, vous gardez vos habitudes d’analyse tout en centralisant la donnée de référence dans SAINet.

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