Module salaire, Swissdec ELM 5.0*, pour entreprises basées en Suisse

Introduction au Module Salaire Swissdec

Présentation générale

Trouver un module de paie Swissdec pour les entreprises basées en Suisse est très important, car la gestion de la paie en Suisse représente un défi notable, principalement en raison de la diversité des règles cantonales et fédérales. Naviguer dans ce cadre réglementaire complexe exige une attention minutieuse aux détails pour garantir la conformité et prévenir les erreurs coûteuses.

Avantages clés pour les entreprises suisses

Les entreprises de taille moyenne à grande doivent non seulement s’adapter aux spécificités locales mais aussi intégrer des solutions de paie suisse efficaces, telles que SAINet. Cette solution robuste offre des outils avancés pour simplifier la gestion des salaires dans ce contexte exigeant.

Complexité de la paie suisse

Enjeux spécifiques de la paie suisse

En Suisse, chaque canton définit ses propres normes en matière de salaires, de cotisations sociales et d’impôts, ce qui complexifie la gestion de la paie pour les entreprises opérant dans plusieurs régions. De plus, en raison des accords bilatéraux avec l’UE, les régulations varient également pour les employés non-suisses, ajoutant une couche supplémentaire de complexité. Cette fragmentation réglementaire nécessite des systèmes de paie suisse extrêmement flexibles et précis, particulièrement pour les grandes entreprises et les entreprises moyennes qui doivent gérer une main-d’œuvre diverse et étendue.

Fonctionnalités du Module Salaire SAINet

Le module salaire est une des colonnes vertébrales de la solution SAINet. En tant que solution ERP entièrement verticalisée, SAINet adresse les défis spécifiques rencontrés dans les domaines métier, financier, RH, et offre un accès à des portails dédiés. Tous les modules interagissent entre eux, par exemple, la gestion de la sécurité s’appuie sur la base des employés connectés à la comptabilité financière et analytique, ainsi que la gestion des temps par employé et par département. Cette interconnectivité renforce la cohérence et l’efficacité de la gestion pour les entreprises de toutes tailles, notamment les moyennes et grandes entreprises.

SAINet propose son module de gestion de paie spécialement conçu pour répondre aux besoins complexes des entreprises suisses de taille moyenne à grande. Il offre une suite complète de fonctionnalités qui simplifient la navigation. Ce logiciel facilite la gestion des salaires, les déclarations sociales et assure la conformité avec les réglementations locales en vigueur, rendant la paie plus accessible et gérable.

Dossier de l’employé

Au cœur du module salaire de SAINet se trouve le dossier de l’employé, une interface utilisateur riche en fonctionnalités qui permet un accès facile aux tâches ouvertes, aux navigations dans les dossiers des collaborateurs, et à des pages thématiques variées et datées. Cette configuration garantit que toutes les informations essentielles sont facilement accessibles, améliorant ainsi l’efficience de la gestion des paies.

Modularité

Le dossier de l’employé peut être ajusté en détail selon la taille et les besoins de l’entreprise, s’enrichissant de fonctionnalités telles que la planification et la gestion du temps des ressources. Les fonctionnalités telles que les analyses de données et l’accès à un portail self-service sont également personnalisables, offrant une adaptabilité essentielle pour les entreprises suisses.

Paramétrage des plans de paie

SAINet permet aux utilisateurs de configurer spécifiquement les éléments du dossier de l’employé et les plans de calcul de paie. Les utilisateurs RH peuvent facilement manipuler des écrans simples pour gérer des demandes de base comme les heures supplémentaires et les primes, tandis que des scripts avancés sont disponibles pour des traitements plus complexes. Ces scripts et paramétrages avancés sont destinés aux super utilisateurs formés spécifiquement pour cette tâche. C’est en cela que SAINet représente une solution idéale pour les moyennes et grandes entreprises qui cherchent une personnalisation profonde de leur système de paie.

Gestion des multi-postes et contrats

Chaque employé peut occuper plusieurs postes de travail au sein de l’entreprise, chacun avec ses propres règles de salaire spécifiques. Le calcul des salaires est effectué mensuellement pour chaque poste, assurant que toutes les contributions et obligations financières sont correctement calculées et ventilées pour répondre aux exigences comptables. Cette fonction est essentielle pour les entreprises ayant des employés polyvalents ou multi-rôles, facilitant une gestion précise et transparente de la paie suisse.

Gestion Précise des Contrats de travail et Calculs au Prorata

Dans la gestion de la paie suisse avec SAINet, chaque contrat de travail est défini par une date de début et de fin, ce qui permet une calcul précis au prorata pour les salaires et les charges sociales. SAINet offre aussi la possiblité de définir des règles de prorata sophistiquées (30/31/21.75 jours) pour chaque élément de la paie, offrant ainsi une flexibilité et une précision accrues dans le calcul des salaires. Cette fonctionnalité est essentielle pour les entreprises ayant des employés travaillant des durées variables ou partielles.

Le logiciel permet également de diviser le mois en plusieurs sous-périodes, générant ainsi un bulletin de paie distinct pour chaque intervalle. Cette approche garantit une précision maximale dans la gestion des salaires et simplifie le suivi des contributions sociales sur des périodes fractionnées.

Flexibilité et customisation des plans de calcul

Chaque entreprise peut configurer son propre plan de calcul de salaires et de taux. Ces derners peuvent être mutualisés entre différentes sociétés ou adaptés automatiquement à partir de modèles standards par secteur d’activité.

Un plan de calcul typique peut inclure des centaines, voire des milliers de lignes, adaptées spécifiquement à divers rôles au sein de l’entreprise, comme un chef de groupe ou un assistant de vente. Ainsi, un employé ayant plusieurs rôles aura son salaire calculé dans des sections différentes, tout en consolidant les charges sociales de manière globale et en ventilant ces charges sur ses diverses fonctions.

Tests et validations des modèle de plans salariaux

Des modèles de plans salariaux sont également élaborés pour des sociétés types, permettant non seulement la standardisation des processus mais aussi des tests efficaces des plans de calcul et des taux avant leur mise en œuvre. Ces tests garantissent que les configurations répondent précisément aux exigences réglementaires et opérationnelles des moyennes et grandes entreprises en Suisse.

Flexibilité et duplication des configurations de paie

SAINet offre une fonctionnalité unique permettant de dupliquer les configurations de paie d’une entreprise existante vers une nouvelle entité. Lors de la création d’une nouvelle société, l’administrateur peut sélectionner une société type source et spécifier les éléments à récupérer, tels que les taux d’imposition, les taux d’assurance, les plans de calcul des salaires, la mise en page des bulletins de salaire, les rôles professionnels, les droits associés à ces rôles, le plan de ventilation comptable, et les correspondances entre les lignes de salaire et les comptes financiers. Cela est idéal lorsqu’une société cherche à étendre ses opérations tout en maintenant une cohérence dans la gestion des salaires.

Gestion Intégrée des Assurances et Plans de Retraite (LPP)

SAINet offre une gestion sophistiquée des assurances et des caisses de retraite. Chaque employé peut être affilié à plusieurs assurances maladies et accidents, ainsi qu’à divers plans de retraite, grâce à une table dédiée dans le logiciel. Cette centralisation assure une tenue de registre précise et facilite les décomptes annuels.

En fin d’année, SAINet permet aux entreprises de réaliser une récapitulation détaillée des paiements par assurance, simplifiant ainsi la conformité et les rapports. De plus, les données requises par Swissdec sont transmises mois par mois à chaque assurance, respectant les restrictions imposées par Swissdec tout en offrant la possibilité d’étendre les couvertures à d’autres assurances maladie et caisses de pension.

Gestion paramétrable des compteurs

Le système de gestion des compteurs, configurables pour des éléments tels que les congés, les récupérations et les heures supplémentaires, joue un rôle crucial dans la génération des droits des employés, tels que les droits aux vacances. Il assure le suivi précis des temps et des soldes, mis à jour mensuellement, et permet une ventilation détaillée des coûts par service, optimisant ainsi la gestion des ressources humaines dans les grandes entreprises. A noter que les compteurs peuvent se retrouver mensuellement dans les bulletins de salaire.

Flexibilité de paiement des salaires

SAINet offre la flexibilité de payer les salaires à différentes dates selon les services ou même en plusieurs versements. Par exemple, lors du paiement du 13ème salaire, il peut être versé en partie en novembre, et la fin en décembre, une fonctionnalité qui simplifie la gestion des charges sociales et des flux de trésorerie. Cette pratique peut être personnalisée pour tout mois de l’année, facilitant ainsi l’adaptation aux besoins spécifiques de l’entreprise.

SAINet gère également la paie multi-moment dans le mois, permettant de payer diverses populations d’employés selon des modalités différentes, telles que les employés horaires payés en début de mois suivant, en parallèle avec les employés mensuels payés à la fin du mois. Cette capacité d’adaptation renforce la gestion efficace des salaires suisses, assurant une flexibilité maximale pour répondre aux exigences variées des moyennes et grandes entreprises.

Gestion diversifiée des comptes de versement pour les employés

Chaque employé peut avoir plusieurs comptes de versement pour différentes opérations financières, telles que la reprise OP, le paiement de pensions ou la constitution d’épargnes. Cette polyvalence permet à l’employé de visualiser, via son bulletin de paie, tous les comptes alimentés par son salaire, renforçant la transparence et la gestion financière.

Gestion avancée de l’impôt à la source et des allocations familiales

Avec SAINet, la gestion de l’impôt à la source et des allocations familiales bénéficie d’un traitement rétroactif efficace grâce à l’intégration de Swissdec. Les corrections sont automatiquement appliquées sur le mois en cours, avec la possibilité de remonter plusieurs mois en arrière pour ajuster les calculs. Pour les situations ne relevant pas de Swissdec, une compensation manuelle peut être effectuée pour les mois concernés, simplifiant ainsi la gestion fiscale pour les grandes entreprises et entreprises moyennes en Suisse.

Ventilation flexible des coûts par département

Le logiciel permet de créer une hiérarchie de centres de coûts adaptée à chaque département de l’entreprise, avec chaque centre correspondant à un compte financier ou analytique spécifique. Un employé peut appartenir à plusieurs centres de coûts, permettant une ventilation précise de son salaire et des charges associées sur les différents centres. Ce système offre une flexibilité remarquable pour la gestion financière interne des grandes structures.

Simplification des processus de saisie et personnalisation des calculs

SAINet facilite la gestion de la paie pour les entreprises grâce à des écrans de saisie intuitifs qui permettent aux utilisateurs avancés, ou super-utilisateurs, de créer directement de nouvelles lignes, constantes, et taux dans les plans de salaire. Cette interface simplifiée est conçue pour ceux qui maîtrisent la logique des salaires suisses, rendant le processus rapide et efficace.

Fonctionnalités avancées des règles de calcul spécifiques par scripts

En plus de la saisie standard, SAINet offre la possibilité d’intégrer des scripts personnalisés pour des calculs de paie très avancés. Ces scripts permettent d’associer des règles de calcul spécifiques à chaque ligne de salaire, offrant une flexibilité et une précision accrues dans la gestion des paies. Ces fonctionnalités avancées sont particulièrement utiles pour les super-utilisateurs au sein de grandes entreprises ou d’entreprises moyennes en Suisse, qui nécessitent une approche personnalisée et détaillée de la gestion salariale.

Gestion avancée des données et prospection

SAINet excelle dans la conservation et la gestion des données de salaire avec une fonctionnalité de datation précise, permettant aux entreprises suisses de toutes tailles de maintenir des archives ordonnées des salaires des années précédentes, comme par exemple 2021, 2022, et 2023, tout en préparant des projections pour 2024. Cette capacité de gestion temporelle des données est essentielle pour le travail de prospection et de simulation, facilitant la planification financière et la conformité fiscale.

Journal des mutations pour une traçabilité complète

SAINet intègre un journal des mutations qui enregistre chaque modification ou création de données dans le système, fournissant des détails exhaustifs tels que l’identité de l’utilisateur, la date et l’heure de l’action, ainsi que les anciennes et nouvelles valeurs. Cette fonctionnalité est cruciale pour le contrôle des processus internes, permettant une traçabilité totale des actions et une capacité de réponse rapide en cas de problèmes ou d’audits. Par exemple, une modification de la date de départ d’un employé sera précisément enregistrée, assurant la transparence et la sécurité des informations.

Ventilation détaillée des salaires par département

En plus de la personnalisation des calculs de paie, SAINet facilite la ventilation des variables de salaire, des montants fixes et des contrats à travers un ou plusieurs départements ou sous-départements au sein de l’entreprise. Cette capacité de répartition détaillée est cruciale pour la comptabilisation précise et la gestion des coûts par centres de responsabilité, rendant le processus de gestion des salaires à la fois transparent et conforme aux exigences internes et réglementaires.

Comptabilisation et décomptabilisation des salaires

À la fin de chaque mois, SAINet assure que tous les calculs de salaires sont effectués, payés, ventilés, et comptabilisés de manière précise, et les périodes correspondantes sont bloquées pour éviter toute modification accidentelle. Cependant, dans le cas où une réévaluation est nécessaire, le système offre la possibilité de décomptabiliser les salaires, que ce soit en bloc ou individuellement, et de refaire les calculs et la comptabilisation. Cette fonction est essentielle lorsque SAINet est intégré avec d’autres systèmes comptables, facilitant la réimportation et l’extourne des écritures précédentes pour garantir l’exactitude des données.

Simulation et tests de paie avec le shadow payroll

SAINet permet également de réaliser des simulations de paie où les calculs peuvent être visualisés, édités, et totalisés sans affecter les enregistrements officiels. Cette fonctionnalité est idéale pour tester différents scénarios de paie avant leur application définitive, permettant aux entreprises de toute taille de planifier avec précision et de s’assurer que tout est correct avant la clôture de la période.

Gestion flexible des congés sans solde

Pour la gestion des congés sans solde, SAINet offre la possibilité d’ajouter une page spécifique au contrat de l’employé indiquant un salaire à zéro tout en maintenant les couvertures d’assurance nécessaires durant cette période. Le système calcule les implications de cette absence, prenant en compte l’employé pour certaines assurances, comme les assurances accidents. De plus, il est possible de configurer des variables salariales à zéro pour des périodes définies, simplifiant ainsi la gestion des paies et des contributions aux caisses de retraite durant les absences prolongées.

Processus de calcul d’un salaire

Dans le dossier de chaque employé, tous les éléments constitutifs de son salaire sont configurés et utilisés lors du processus de calcul. SAINet permet de surcharger certaines lignes calculées avec des variables datées, ce qui est pratique pour des éléments simples tels qu’un salaire mensuel ou une déduction de retraite. Cependant, il est important de noter que surcharger une déduction sociale comme l’AVS est très risqué et ne devrait pas être autorisé. Dans de tels cas, il est recommandé de modifier le calcul automatique en utilisant des variables qui influencent le résultat.

Office des poursuites

Le traitement des retenues OP est géré via le système de paiement sur plusieurs comptes. Une variable de longue durée est créée pour spécifier le début et la fin du paiement, ainsi que son montant, sur une ligne attribuée au compte OP de l’employé. Sur le bulletin de salaire, cette déduction et ses détails apparaissent après le salaire brut, après les autres déductions, mais avant le salaire net.

Personnalisation des bulletins de salaire avec le système de template

Le système de template de SAINet permet de créer diverses présentations de bulletins de salaire, adaptées aux spécificités de chaque métier ou aux préférences de l’entreprise. Chaque bulletin est dynamiquement complété avec les logos, les coordonnées de l’entreprise, les commentaires et les données directement issues du dossier de l’employé, offrant une personnalisation et une flexibilité maximales.

SAINet propose des options avancées d’impression des fiches de paie, incluant des fiches recto-verso qui présentent les valeurs des salaires du mois et un récapitulatif annuel au verso. Les bulletins de paie peuvent également être imprimés par groupe de salariés, lieu de travail ou département, avec divers filtres disponibles lors de l’édition pour une personnalisation poussée.

A savoir enfin que SAINet gère le bulletin de salaire multi-page avec informations sur les salaires précédents.

Multilinguisme

Le système est préconfiguré pour gérer plusieurs langues, avec des versions standard en français et en allemand, permettant une utilisation globale dans divers contextes linguistiques.

Archivage des données

Tous les salaires calculés et les variables sont stockés de manière sécurisée, avec des options d’archivage qui permettent un accès facile aux données historiques, essentiel pour les audits et les vérifications réglementaires.

Exploration et analyse des données

SAINet inclut un système intégré d’exploration de données, offrant des présentations analytiques ou graphiques pour une interprétation claire des résultats financiers. La base de données centralisée facilite l’analyse consolidée des données de toutes les sociétés, disponible uniquement pour les super-utilisateurs, garantissant ainsi la sécurité et la confidentialité des informations.

Outils de comparaison pour l’analyse des salaires

SAINet comprend des outils de comparaison des salaires entre différentes périodes, offrant une flexibilité pour analyser les variations entre les mois ou les années. Ces outils comparatifs sont particulièrement utiles pour les grandes entreprises en Suisse, permettant des analyses détaillées et la production de rapports statistiques spéciaux, tous exportables en formats PDF et Microsoft pour une distribution et une présentation faciles.

Gestion électronique des documents (GED) centralisée dans SAINet

Un système GED centralisé dans SAINet permet aux entreprises suisses, notamment les moyennes et grandes, de conserver efficacement tous les documents produits par la solution, tels que les plans comptables, les certificats de salaires, et les listes des fournisseurs pour l’année X. Cette intégration est cruciale pour les entreprises suisses, permettant une gestion efficace des communications et des publications par e-mail ou via des documents imprimés, directement depuis le dossier de l’employé. Les utilisateurs peuvent décider par un simple clic si un document doit être stocké ou non, ou opter pour le stockage systématique de tous les documents d’un type défini. Il est également possible de retrouver facilement les documents avec tout leur contexte — date, heure, utilisateur, programme utilisé, et domaine de travail courant — grâce à des fonctions de recherche de contenu avancées.

Flexibilité de stockage et intégration multimédia dans SAINet

La GED dans SAINet offre également la flexibilité de stocker des documents externes à n’importe quel endroit dans la solution. Cette fonctionnalité inclut la possibilité de connecter des textes et images, de scanner des factures, d’enregistrer des commentaires audios, et d’attacher ces notes aux données pertinentes, que ce soit dans une tâche précise ou dans un workflow. Ces documents peuvent ensuite être réutilisés dynamiquement, améliorant l’efficacité et la gestion des informations au sein de l’entreprise.

Importation et exportation de données

Fonctionnalités avancées d’import/export

SAINet intègre une fonction puissante d’import/export qui facilite la saisie rapide des données de paie via Excel et leur intégration dans la base de données, une fonctionnalité essentielle pour les entreprises. Cette capacité permet la gestion en masse des variables de salaire, avec également une option de saisie en grille directement dans le logiciel pour une précision accrue.

Simplification de l’importation des données des employés

SAINet facilite l’importation des données des employés grâce à un système intégré d’import/export, conçu pour les besoins spécifiques des entreprises moyennes et grandes en Suisse. Le logiciel permet l’utilisation de fichiers CSV pour importer les données de manière structurée, chaque colonne correspondant à une donnée utile, ce qui optimise la gestion des ressources humaines sans surcharger le système avec des informations inutiles.

Importation efficace des éléments de salaires

En plus de l’importation standard des données des employés, SAINet permet également l’importation en masse des éléments de salaires, qu’ils soient variables ou fixes. Ce processus peut être effectué en une seule opération, et il est possible de gérer plusieurs fichiers CSV d’importation à différents moments, offrant une grande flexibilité et efficacité pour la gestion des paies. Cette capacité est particulièrement précieuse pour les grandes entreprises en Suisse qui gèrent de nombreux employés et doivent maintenir des informations salariales à jour et précises.

Transparence et flexibilité dans la gestion des données

SAINet promeut une transparence complète en ce qui concerne la structure de ses bases de données, facilitant ainsi l’exportation des données pour les entreprises. Si l’exportation directe dans le format de base de données de SAINet n’est pas possible, le logiciel actuel doit exporter les données en format CSV clairement, nécessitant une conversion par un ingénieur pour s’adapter aux spécifications de SAINet, en tenant compte également des codifications spécifiques présentes dans un dossier d’employé.

Méthodes diversifiées d’importation des données dans SAINet ; outils et stratégies d’importation de données

SAINet offre plusieurs approches pour l’intégration des données existantes, assurant la flexibilité nécessaire pour répondre aux divers besoins des entreprises :

• Création de Requêtes SQL: un ingénieur, maîtrisant le système actuel, peut rédiger un programme pour générer des requêtes SQL d’insertion, alignées sur les structures des données de la base SQL de SAINet.
• Export et Conversion CSV: les données du système actuel peuvent être exportées en format CSV, et un ingénieur de SAI établit des règles de conversion pour permettre l’importation dans SAINet.
• Reprise Partielle: Seuls les éléments essentiels tels que le nom, l’adresse, les centres de charges, la date de naissance, etc., sont exportés en CSV. Ces fichiers peuvent être manipulés par un collaborateur du client (par exemple, changement des noms de colonnes) et importés ensuite dans SAINet en utilisant les outils standards d’import.
• Mode Mixte: un processus où les données sont exportées par un collaborateur et l’assistance d’un ingénieur de SAI est sollicitée pour convertir ces données.

Dans tous les cas, les imports se basent sur les outils standards de SAINet qui garantissent la cohérence et l’intégrité des données importées.

Options d’exportation avancées pour une meilleure accessibilité

Par défaut, l’application SAINet génère des documents en HTML, mais offre également aux utilisateurs la possibilité de demander un output en PDF ou de faire un export vers les outils Microsoft Office ou Open Office. Cette polyvalence dans les options d’exportation assure que tous les documents peuvent être facilement intégrés dans d’autres plateformes et formats, augmentant ainsi la compatibilité et la facilité d’utilisation dans un environnement de bureau diversifié.

Standardisation, impression et exportation des Documents

Le format standard d’impression des documents dans SAINet est basé sur HTML et les styles CSS, permettant une visualisation et une impression directes depuis le navigateur de l’utilisateur. Il est également possible d’exporter les documents en formats PDF, Word, Excel et Open Office, offrant une flexibilité supplémentaire pour la gestion des documents salariaux et administratifs dans les entreprises.

Génération de rapports avancés

Les rapports dans SAINet peuvent être directement produits à partir de différentes sources telles que vues sélectives, listes, templates, et graphiques, adaptés spécifiquement aux besoins des entreprises moyennes et grandes en Suisse. Ces rapports sont soigneusement mis en page et peuvent être filtrés selon des paramètres définis par les utilisateurs. De plus, ils sont directement accessibles par les utilisateurs et exportables en formats xlsx, docx, pdf et comme images, ce qui facilite leur intégration dans des documents de bureautique. Cette fonctionnalité renforce la gestion des paies suisses en permettant une analyse détaillée et une présentation précise des données salariales.

Outils d’analyse de Type BI pour la gestion des coûts en entreprise

SAINet intègre un outil propriétaire de présentation d’analyse de type Business Intelligence (BI). Ces analyses peuvent être présentées sous forme de listes, vues, et graphiques, et sont entièrement configurables par les utilisateurs. Par exemple, une analyse des coûts par département et par assurance peut être visualisée sous forme de graphique, permettant aux utilisateurs de communiquer efficacement ces informations à leurs collègues. Cette capacité améliore la compréhension des structures de coûts et aide à optimiser les processus financiers au sein des entreprises.

Comptabilité salariale

La comptabilité salariale dans SAINet est finement ajustée grâce à une affectation précise des prestations aux employés selon des centres de charge. Un lien direct entre ces centres de charge et les comptes financiers et analytiques permet de générer des écritures comptables détaillées pour chaque centre. Ce processus garantit que la ventilation des salaires par centre de charges est précisément comptabilisée, offrant une visibilité claire sur la répartition des coûts et facilitant la gestion financière. En fonction du métier traité et des modules sélectionnés par les clients, la répartition comptable peut provenir de la répartition de l’activité de planning des employés, autre module très performant de SAINet (planification et gestion des temps).

Gestion avancée des charges et provisions avec SAINet

Dans SAINet, chaque employé peut être affecté à plusieurs centres de charges, et des variables spécifiques peuvent également être attribuées à des centres précis. Lors du calcul du salaire, les charges sont distribuées en fonction des paiements effectués sur les différents centres, assurant que l’exportation comptable reflète fidèlement la cohérence entre ‘charges’ et ‘assurances’. De plus, il est possible de visualiser la génération des écritures comptables avant leur export vers un autre système, permettant une vérification et une correction précises avant la finalisation.

Prévision et réajustement des provisions comptables

Le système de paie de SAINet permet le calcul progressif des provisions pour les différentes charges attendues durant l’année, telles que les factures d’assurance, les contributions aux caisses de retraite, et les 13èmes salaires. Ces provisions sont ensuite inscrites dans des comptes spécifiques au moment de la comptabilisation en fin de mois. Dans un système comptable comme celui de SAINet, il est possible de comparer les comptes de provision avec les dépenses effectives, permettant ainsi d’ajuster les provisions en fonction des changements réglementaires ou des prévisions financières. En cas de provisionnement incorrect, il est recommandé de passer des écritures d’extourne pour rectifier les erreurs sans délai.

Performance et efficacité de SAINet ; traitement des salaires et performance comptable

Le temps de traitement des salaires dans SAINet est linéaire par rapport au nombre de salariés. Pour une entreprise de 100 employés, le calcul des salaires prend environ 12 secondes au total, et pour 1000 employés, environ 2 minutes au total. Ce temps de traitement est similaire pour la comptabilisation et le bouclement des salaires, offrant une prévisibilité et une efficacité essentielles pour les moyennes et grandes entreprises en Suisse.

Conformité et certification des salaires

SAINet est conforme à la norme ISO 20022, facilitant les paiements des salaires sous forme de fichiers XML, ce qui assure une gestion de paie sécurisée et standardisée adaptée aux exigences des entreprises moyennes et grandes en Suisse.

Certification Swissdec

Les salaires gérés par SAINet bénéficient de la certification Swissdec ELM 4.0 [Zert-Nr.1104.16], garantissant une sécurité et une conformité totale avec notamment les exigences de gestion des impôts à la source pour tous les cantons suisses.

*Swissdec 5.0 est en cours d’implémentation et sera disponible dès le 1er janvier 2025. Ainsi, SAINet continue de s’aligner sur les normes élevées imposées par Swissdec, couvrant non seulement la gestion des impôts, mais aussi les rétroactifs et les contrôles minutieux des données.

SAINet est parfaitement équipée pour gérer ces exigences, offrant ainsi une solution fiable et sécurisée pour les entreprises en Suisse, qui nécessitent une gestion précise et conforme de la paie. Cette capacité assure non seulement le respect des régulations mais également une gestion simplifiée des diverses obligations fiscales liées aux salaires en Suisse.

Normes ISO et transmission de données

La transmission annuelle des données à l’Office des statistiques (OFS) est intégrée au processus Swissdec dans SAINet, assurant la conformité avec les exigences gouvernementales suisses. Les données statistiques de l’employé sont prises en compte au 31 octobre de chaque année, garantissant ainsi l’exactitude des informations transmises.

Le module salaire SAINet et son environnement

Regroupement dans une seule base de données

SAINet est capable de regrouper toutes les sociétés dans une seule base de données. Chaque société est indexée comme étant l’index numéro 1 dans toutes les tables, et des mesures de sécurité robustes permettent d’isoler chaque société des autres. Une gestion des droits permet à un utilisateur d’accéder à une ou plusieurs de ces sociétés et d’effectuer des consolidations. En général, deux types de paramétrages sont utilisés sur un site : les préférences globales du site et des surcharges spécifiques à chaque société pour prendre en compte ses particularités.

Architecture centralisée, infrastructure de base de données et gestion des sociétés

SAINet est connecté à une base de données centralisée, organisée en sociétés, utilisant la société comme premier index sur chacune des tables. Cette structure ne nécessite pas la création de nouvelles tables lors de la déclaration d’une nouvelle société, car la société différencie tous les enregistrements. Cette organisation facilite la constitution de sociétés ‘consortium’ qui peuvent exploiter les données de manière consolidée, idéale pour les grandes entreprises en Suisse qui requièrent une gestion intégrée et hermétique, garantie par un système de droits performants.

Technologie avancée et accessibilité de la version Web de SAINet ; interface utilisateur et accessibilité

La version V4 Web de SAINet comprend deux interfaces utilisateur : un client riche, browser SAI pour Windows, et un client web HTML pour un accès simplifié via un portail self-service. Cette configuration permet une utilisation sécurisée et efficace depuis n’importe quel endroit, adaptée aux utilisateurs occasionnels et réguliers. Les mises à jour et l’installation sur les postes de travail sont entièrement automatisées, favorisant une expérience utilisateur sans tracas et hautement performante, conforme aux standards ergonomiques de Microsoft.

Technologies, architecture multi-tiers et outils de développement de SAINet

SAINet est connecté à une base de données centralisée, organisée en sociétés, utilisant la société comme premier index sur chacune des tables. Cette structure ne nécessite pas la création de nouvelles tables lors de la déclaration d’une nouvelle société, car la société différencie tous les enregistrements. Cette organisation facilite la constitution de sociétés ‘consortium’ qui peuvent exploiter les données de manière consolidée, idéale pour les grandes entreprises en Suisse qui requièrent une gestion intégrée et hermétique, garantie par un système de droits performants.

Infrastructure serveur recommandée pour SAINet ; configuration Serveur pour les RH

Pour une entreprise avec environ 100 utilisateurs RH, la configuration de base recommandée pour une utilisation optimale de SAINet est la suivante:

• CPUs Quad-core hyperthreadé avec 8 cœurs dédiés à SAINet et à la base de données.
• 32 Go de RAM, répartis également entre SAINet et la base de données.
• 500 Go d’espace disque, dont au moins 250 Go dédiés à la gestion électronique des documents (GED) de SAINet.

Un système d’exploitation Linux/Debian est fortement recommandé pour une meilleure performance et stabilité.

Il est également possible d’installer une architecture multi-instances pour améliorer les performances et la disponibilité du système, une option idéale pour les grandes entreprises suisses cherchant à optimiser leur gestion des ressources humaines.

Sécurité des données et gestion des droits ; traçabilité et confidentialité

La gestion des droits et de la confidentialité est une priorité pour SAINet, offrant une traçabilité complète au sein de l’application. Le système enregistre des informations détaillées sur le dernier utilisateur à avoir modifié les données ainsi que la date de cette modification pour toutes les tables. Pour les tables considérées comme ‘sensibles’, telles que le dossier de l’employé, un journal des mutations est systématiquement tenu à jour. Cette approche de traçabilité globale renforce la sécurité des données et assure une gestion des informations conforme aux normes de confidentialité exigées par les entreprises suisses, particulièrement celles de taille moyenne à grande.

Sécurité et authentification dans SAINet ; protocoles de sécurité et authentification

SAINet supporte plusieurs modules d’authentification, y compris LDAP à travers JaaS, et utilise par défaut sa propre base de données pour authentifier les utilisateurs. Chaque utilisateur doit s’authentifier avec un login/mot de passe; les logins Windows génériques ne sont pas utilisés, renforçant ainsi la sécurité individuelle.

Le système impose des règles strictes sur les mots de passe, demandant plus de complexité pour les administrateurs par rapport aux utilisateurs standards. Ces contraintes sont configurables pour répondre aux exigences de sécurité spécifiques de l’entreprise.

SAINet protège contre les attaques Brutforce en limitant les tentatives de connexion erronées et en utilisant un mécanisme de blocage par adresse IP. Les mots de passe sont sécurisés via un salage et un hachage SHA256, et toutes les communications entre les clients et le serveur sont chiffrées par HTTPS.

Interfaces

Le système d’import/export de SAINet est utilisé pour les interfaces avec d’autres systèmes. Dans ce processus, le système SIRH émet un export CSV dans un format convenu périodiquement. Ensuite, le « scheduler » de SAINet lance une tâche d’import des données issues du système externe selon une périodicité définie. Une fois importées, les données sont disponibles en ligne et le journal des mutations est mis à jour. Ce système est utilisé, par exemple, à l’Etat de Fribourg en lien avec SAP, avec HR Café à la Caisse de Compensation du Valais, avec Opale pour l’ensemble des communes genevoises (SIACG), etc.

Intégration API et Open API pour la communication avec SAINet

SAINet intègre un système API natif qui facilite l’accès aux données par des systèmes externes. Un descripteur Open API est également disponible pour faciliter l’interfaçage avec d’autres systèmes. Cette fonctionnalité est essentielle pour les grandes entreprises suisses qui nécessitent une intégration transparente avec diverses plateformes technologiques, optimisant ainsi la gestion des salaires suisses. Ce module est notamment utilisé par l’Orif.

Notifications, aides au contrôle

Le système d’aide de SAINet se présente sous différentes formes pour offrir un soutien complet aux utilisateurs :

Aide contextuelle : des informations d’aide sont fournies directement dans chaque tâche et champ concerné. Un référentiel global est également disponible, organisé selon la répartition des tâches, ce qui permet aux utilisateurs de consulter et de rechercher des éléments dans toute l’aide disponible.

Raccourcis en ligne : des raccourcis vers l’aide sont disponibles dans la plupart des pages, permettant aux utilisateurs d’accéder directement à l’aide pertinente sans quitter la tâche en cours.

Aides personnalisées : cette fonctionnalité permet de personnaliser l’aide pour refléter précisément la manière de travailler dans le cadre de l’institution. Par exemple, cela peut inclure des instructions sur la manière de remplir une remarque spécifique, de structurer un nom complexe, ou d’utiliser un champ précis.

Liens vers d’autres informations autour des SIRH

1. Présentation différentes des salaires au niveau du menu ‘Modules’ : ICI
2. Présentation du portail self-service permettant notamment aux collaboratrices/collaborateurs d’accéder à des informations comme la fiche de paie, les certificats de salaires, etc. via un accès web dédié à une Web application : ICI
3. Présentation du module ‘déclaration du temps de travai et gestion des absences : ICI