Module salaire Swissdec 5 pour entreprises basées en Suisse.

Aujourd’hui, un module salaire Swissdec devient vite indispensable pour une entreprise basée en Suisse. La paie reste en effet un défi : les règles cantonales et fédérales s’empilent, et la moindre erreur coûte cher. Naviguer dans ce cadre demande donc une grande rigueur. sai People s’appuie d’ailleurs sur près de 40 ans d’expérience dans la paie suisse. Il vous donne ainsi les outils pour simplifier vos salaires dans ce contexte exigeant.

En Suisse, chaque canton applique en effet ses propres règles. Salaires, cotisations sociales et impôts varient ainsi d’une région à l’autre. Cette diversité complique dès lors la paie des entreprises multisites. Les accords bilatéraux avec l’Union européenne ajoutent en outre une couche pour les employés non-suisses. Cette fragmentation réglementaire impose donc un système de paie flexible et précis. Les entreprises moyennes et les grandes structures le ressentent en premier, car elles gèrent une main-d’œuvre étendue et variée.

Au cœur du module se trouve d’abord le dossier de l’employé. Cette interface riche donne en effet un accès rapide aux tâches ouvertes et facilite la navigation entre collaborateurs. Des pages thématiques, datées ou multiples la complètent également. Vous ajustez ensuite le dossier selon votre taille et vos besoins : planification, gestion du temps, analyses, portail self-service.

sai People vous laisse par ailleurs configurer les éléments du dossier et les plans de calcul de paie. Les RH manipulent par exemple des écrans simples pour les demandes de base, les heures supplémentaires ou les primes. Des super-utilisateurs formés gèrent quant à eux les scripts et les paramétrages avancés. La personnalisation du système de paie va donc très loin.

Chaque employé peut également occuper plusieurs postes, chacun avec ses propres règles. Le module calcule alors le salaire poste par poste, chaque mois, et répartit les contributions avec précision. sai gère chaque contrat avec sa date de début et de fin, puis calcule salaires et charges sociales au prorata, selon les règles 30, 31 ou 21.75 jours. Vous pouvez aussi diviser un mois en sous-périodes : chaque intervalle produit son propre bulletin.

Chaque entreprise configure son propre plan de calcul de salaires et de taux. Vous le mutualisez ensuite entre sociétés, ou l’adaptez depuis des modèles standards par secteur. Un plan typique compte des centaines de lignes, parfois des milliers, et chaque rôle a les siennes. Les équipes élaborent des modèles de sociétés types, puis standardisent et testent les plans avant la mise en œuvre. À la création d’une nouvelle société, la duplication de configuration récupère enfin l’essentiel : taux, plans de calcul, bulletins, rôles, droits et ventilation comptable suivent d’un coup.

sai gère aussi l’affiliation de chaque employé à plusieurs assurances. Maladie, accidents et plans de retraite (LPP) tiennent dans une table dédiée. Le module produit ensuite la récapitulation annuelle et transmet les données chaque mois aux assurances, selon Swissdec. Les compteurs paramétrables suivent par ailleurs congés, récupérations et heures supplémentaires. Ils se mettent à jour tous les mois et apparaissent également sur le bulletin. L’impôt à la source et les allocations familiales bénéficient notamment d’un traitement rétroactif : vous corrigez le mois en cours comme plusieurs mois passés. Une compensation manuelle reste toutefois possible hors cadre Swissdec.

sai verse désormais les salaires à différentes dates ou en plusieurs fois. Vous payez par exemple une partie du 13e salaire en novembre, le solde en décembre. Le module gère aussi la paie multi-moment dans le mois : les horaires partent en début de mois suivant, les mensuels en fin de mois. Chaque employé peut également disposer de plusieurs comptes de versement, reprise OP, pensions ou épargne, qui apparaissent sur son bulletin. La ventilation des coûts s’appuie quant à elle sur une hiérarchie de centres de coûts, rattachés aux comptes financiers et analytiques. Un employé peut enfin appartenir à plusieurs centres.

Des écrans de saisie intuitifs laissent les super-utilisateurs créer lignes, constantes et taux. Des scripts personnalisés gèrent ensuite les calculs très avancés, règle par règle. Le shadow payroll simule de son côté la paie : vous visualisez et modifiez les calculs sans toucher aux enregistrements officiels. Un journal des mutations enregistre en outre chaque modification, avec l’utilisateur, la date, l’ancienne et la nouvelle valeur. La traçabilité devient donc totale. La gestion des congés sans solde maintient enfin les couvertures d’assurance nécessaires, avec un salaire à zéro.

La comptabilité salariale repose avant tout sur une ventilation précise par centre de charge. Chaque centre se rattache ensuite aux comptes financiers et analytiques. Le système génère donc automatiquement les écritures par centre. Il calcule aussi les provisions, progressivement : assurances, caisses de retraite, 13e salaire. Vous les comparez alors aux dépenses effectives, et une écriture d’extourne corrige les erreurs. La comptabilisation se fait quant à elle en fin de mois, avec blocage des périodes. Vous pouvez toutefois décomptabiliser pour réévaluer. Le traitement reste linéaire : environ 12 secondes pour 100 employés, 2 minutes pour 1000.

sai gère les salaires selon les normes Swissdec certifiées ELM 5.3 (Zert-Nr 1104.25), ELM 5.1 et ELM 5.0. Vous restez ainsi sécurisé et conforme, y compris sur l’impôt à la source, dans tous les cantons. Les paiements partent quant à eux au format XML ISO 20022. Chaque année, sai transmet les données requises à l’Office fédéral de la statistique, via Swissdec, en s’appuyant sur les données au 31 octobre. Le site officiel de Swissdec détaille également chaque version de la norme ELM.

Le système de templates personnalise les bulletins : logo, coordonnées, recto-verso avec récapitulatif annuel. Vous imprimez ensuite par groupe ou par département. Le multilinguisme suit également, en français et en allemand. Une GED centralisée stocke par ailleurs les documents et les retrouve avec leur contexte complet. L’import/export facilite aussi la gestion en masse : CSV, Excel ou saisie en grille. Les rapports s’exportent en XLSX, DOCX, PDF ou image. Un outil d’analyse de type Business Intelligence complète enfin le tableau. La solution regroupe toutes les sociétés dans une base centralisée, cloisonnée et sécurisée. Elle offre en outre une API native et une Open API. L’authentification accepte notamment LDAP, et sai sale et hache les mots de passe en SHA256. Les communications passent en HTTPS chiffré.

Pour aller plus loin, découvrez aussi la comptabilité salaires, le portail RH self-service et la gestion du temps de travail et des absences.