Choisir SAINet pour la gestion de biens immobiliers

SAI est une entreprise qui a plus de 40 ans d’expérience dans l’édition et la commercialisation du logiciel ERP SAINet. Depuis plusieurs années, la version 4 offre une solution d’informatique de gestion orientée web qui permet de répondre efficacement aux besoins métiers, financiers et ressources humaines des entreprises, tout en offrant un accès pratique à des portails web.

Les sociétés dans l’immobilier qui choisissent SAINet bénéficient d’une plateforme complète, modulaire et personnalisable qui leur permet de gérer efficacement leur patrimoine immobilier, d’acquérir de nouveaux clients et de fidéliser les propriétaires. Avec la solution SAINet Real Estate Management (REM), les utilisateurs peuvent suivre en temps réel la gestion comptable de leur bien immobilier, en accédant facilement à toutes les sources de charges et de recettes.

Les régies immobilières, en particulier, dispose d’une solution de choix pour assurer une gestion optimale des biens immobiliers qu’elles gèrent, avec pour objectif principal de réduire au minimum la vacance du logement ou du bien commercial et d’optimiser ainsi le rendement pour le propriétaire. Mais SAINet REM est également utilisé par d’autres acteurs, tels que les groupes d’assurance, les entreprises, les Fondations, les Family office, les Communes et les Cantons qui ont un département dédié à la gestion de leur patrimoine.

Conviviale et performant, le produit SAINet REM répond aux besoins spécifiques de la gestion d’un parc immobilier et avec SAI, les clients peuvent compter sur une entreprise qui met l’accent sur la qualité, l’innovation et la satisfaction des utilisateurs.

En 2019, six clients fidèles de SAI issus du domaine de la gestion de biens immobiliers, ont souhaité migrer vers la dernière version de SAINet. Malgré leur utilisation de la version 2 depuis plus de 20 ans, ils ont rapidement reconnu les avantages et les fonctionnalités améliorées de la version 4.

Cette dernière est une solution avancée basée sur une technologie de pointe, conçue pour répondre aux besoins de gestion modernes des entreprises. Ces clients ont donc fait le choix judicieux de passer à la version la plus récente pour bénéficier d’une solution de gestion d’entreprise complète et efficace, capable de répondre à toutes leurs exigences en matière de gestion immobilière.

Mais c’est seulement après avoir comparé différentes solutions sur le marché, que ces clients historiques ont validé que SAINet offrait toujours des avantages considérables, tels que :

– Une ergonomie unifiée qui permet à leur équipe exécutive de travailler de manière plus efficace. Grâce à cette ergonomie, chaque chaîne est visuellement identique, ce qui facilite l’adaptation des ressources et l’interchangeabilité des fonctions. Par exemple, en cas d’absence d’un collègue, ses tâches peuvent facilement être prises en charge par un autre membre de l’équipe.

– Un système de génération de vues unique avec filtre, ainsi que des Templates paramétrables, qui permettent de produire des outputs personnalisés et des listes statistiques rapidement. La vitesse de traitement des calculs et la simplicité de sortie des outputs dans Microsoft Office sont également des atouts majeurs.

– Une GED (Gestion Électronique des Documents) qui rend disponible les documents en ligne et fournit une assistance pour comprendre une tâche ou se rappeler comment l’utiliser.

De plus, la migration des données vers la nouvelle version était possible. La reprise de l’intégralité des fonctionnalités également. Et cela ne doublerait pas le prix d’acquisition de la nouvelle version. Enfin, les déploiements se ferait directement par SAI ERP et pas par un intégrateur externe.

Ainsi, les clients historiques de SAI ont choisi de rester fidèles à SAINet, car la solution leur offrait une capacité de gestion de biens immobiliers complète et efficace, avec des avantages incontestables par rapport aux autres solutions disponibles sur le marché.

La société SAI ERP appartient exclusivement à ses collaborateurs, ce qui garantit l’intégrité des données des utilisateurs. Il n’y a pas de conflits d’intérêt. De plus, les clients choisissent où seront stockées leurs données. Ils bénéficient ainsi d’une plus grande sécurité.

SAINet est un ERP puissant mais son ergonomie n’a pas été négligée. Elle offre de nombreuses possibilités de configuration pour répondre aux besoins de chaque utilisateur.

Le Dashboard est personnalisable pour un accès rapide aux tâches, aux statistiques et aux données. Il peut être créé en fonction des utilisateurs et de leur niveau hierarchique pour répondre à leurs besoins spécifiques.

Quelle que soit la chaîne utilisée, l’affichage est identique. Il y a le navigateur principal, le navigateur de pages. Et les pages, dont la structure varie en fonction des besoins de la tâche. Il y a des pages uniques, mixtes ou datées.

SAINet est équipé de raccourcis clavier pour toutes les actions, ce qui permet aux utilisateurs de naviguer et de travailler sur la plateforme rapidement et efficacement. La saisie de données est ainsi simplifiée et les tâches courantes sont accomplies plus rapidement.

SAINet offre une grande flexibilité en permettant aux utilisateurs de passer facilement d’une société à l’autre et d’un exercice à l’autre. Grâce à une tâche spécifique, les utilisateurs peuvent modifier leur environnement de travail avec facilité. Cela permet une gestion simplifiée et efficace des différentes tâches et des différents clients.

SAINet est une solution collaborative qui offre de nombreux avantages à tous les acteurs qui interagissent de près ou de loin avec un immeuble. Les gestionnaires de la régie peuvent utiliser la plateforme pour gérer efficacement l’immeuble, tandis que les collaborateurs comme les concierges sont payés via le module ‘salaire’. Les propriétaires peuvent accéder facilement aux documents réguliers via l’espace propriétaire, par courrier électronique ou courrier postal. Les locataires bénéficient de manière indirecte de la plateforme pour la gestion des flux d’argent et la résolution des incidents. Les copropriétaires peuvent quant à eux bénéficier efficacement des problématiques liées à la PPE, tandis que les fournisseurs et artisans peuvent être sollicités pour la résolution des incidents grâce à la génération de bons de règlement. En somme, SAINet offre une solution collaborative complète pour tous les acteurs qui évoluent autour d’un immeuble.

La direction dispose d’un environnement informatique sain pour gérer efficacement son activité. Il offre des fonctionnalités pour la gestion du métier ainsi que des modules business pour la comptabilité interne, l’émission de salaires, la gestion des RH, y compris la gestion des temps, les décomptes et l’accès à un portail self-service pour les employés.

Elle inclut également un module spécifique pour le suivi de construction, qui peut s’avérer très utile pour les régies qui gèrent des chantiers pour le compte de leurs clients.

Le client choisit quel module il souhaite prendre entre le module Régie, PPE, Fournisseur, Débiteur, Comptabilité, Salaire, Dossier de l’employé, Décompte de l’employé, Planification et GTP, Portails.

Bien que SAINet REM soit un produit, le déploiement de la solution passe par une phase de configuration, de paramétrage et parfois même de développement spécifique pour permettre au client de bénéficier d’un environnement informatique adapté à son mode de fonctionnement courant. Cette personnalisation est essentielle pour assurer une utilisation efficace de la solution par la direction et pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise. En permettant cette personnalisation, SAINet REM offre une solution sur mesure pour la gestion de l’entreprise, ce qui peut contribuer à améliorer l’efficacité opérationnelle et la productivité.

Cela a déjà été dit en préambule, SAINet sait agréger et ordonner les données, ce qui permet au client propriétaire de recevoir des rapports d’analyse et des statistiques clairs et précis sur leurs immeubles. Cette qualité de présentation des documents donne confiance aux propriétaires et peut contribuer à les fidéliser à long terme. En offrant des rapports détaillés et faciles à comprendre, SAINet REM permet à la direction de mieux comprendre leur activité et de prendre des décisions plus éclairées pour améliorer leur performance. Ainsi, SAINet REM offre un avantage compétitif aux entreprises qui l’utilisent en leur permettant de mieux répondre aux besoins de leurs clients et de renforcer leur relation avec eux.

Génération de vues (grille dans laquelle l’utilisateur peut réorganiser les données) et de listes (document non éditable) avec un système de filtres fins. Ce dernier est à disposition dans chaque tâche et permet de resserrer le spectre des recherches. Idéal pour des analyses souples des données ou la réalisation de statistiques et la sortie de graphiques dans la BI interne.

Exemple. Acquisition des immeubles par année.

Utilisation de Templates génériques ou création sur mesure en fonction des besoins du client. Les Templates génériques proposés incluent des modèles pour les salaires, les loyers, les décomptes de charges, les contrats de bail, les résiliations et les rappels, entre autres. Le système de templating intelligent de SAINet permet une réponse rapide et souple aux demandes spécifiques des clients ou de leurs clients propriétaires. Cette fonctionnalité permet donc d’optimiser le temps et les ressources de l’entreprise, en fournissant des documents de qualité en un temps record, tout en répondant efficacement aux besoins de chaque propriétaire.

Les vues, les listes et les Templates générés par SAINet REM sont exportables sur les outils Microsoft Office Word et Excel. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de travailler sur des documents personnalisés à l’aide des outils familiers de Microsoft, ce qui facilite leur utilisation et leur partage. De plus, l’exportation des données sur ces outils offre une grande flexibilité pour les analyses et les traitements ultérieurs des données, permettant ainsi aux utilisateurs de tirer le meilleur parti de l’information disponible.

La GED (Gestion Électronique des Documents) est disponible dans tous les modules de la solution SAINet REM. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour la gestion des factures fournisseurs, où elle est très utilisée. En outre, il est possible de coupler la GED à de l’OCR (Optical Character Recognition), via l’utilisation d’outils avec lesquels SAI est interfacé. L’OCR permet de numériser et de traiter des documents, tels que des factures ou des contrats, afin d’extraire les informations clés et de les enregistrer dans la solution SAINet REM. Cette fonctionnalité facilite grandement le traitement des documents et accélère le flux de travail, permettant ainsi aux utilisateurs de gagner du temps et de réduire les erreurs.

Exemple d’un processus. Scannage OCR via la solution Doc.Capture. Passage du XML dans une tâche SAINet dédiée. L’image arrive dans la tâche de saisie des factures fournisseur. L’écriture est enregistrée avec son image. Validation de l’écriture selon processus usuel. La facture est visualisable dans les chaînes Régie, Comptabilité et Fournisseur. Génération du DTA et intégration du paiement, ce qui crée une écriture de contrepartie.

La GED peut notamment être utile pour vérifier si une facture a été encaissée ou non.

– Etat des lieux (Homepad, Tayo Software)
– OCR (Doc.series)
– Agrégation de données en provenance de différentes régies, notamment pour les Fonds d’investissement (Khephren et Cronos)
– OFS

SAINet dispose de fonctionnalités de gestion des droits avancés. Chaque utilisateur a un compte avec un code utilisateur et un mot de passe. Les mots de passe et les délais de renouvellement sont paramétrables. Les utilisateurs ont des droits d’accès, des rôles et des profils définis, qui peuvent être saisis directement dans SAINet ou provenir d’un référentiel utilisateur comme Microsoft Active Directory. Les données sont compartimentées en environnements de travail, mais peuvent être partagées entre plusieurs environnements pour plus de souplesse.

La mise à disposition d’un portail offre de nouvelles possibilités de partenariat avec les clients, ce qui peut renforcer les relations et améliorer la satisfaction de ces derniers dans son ressenti sur la gestion de biens immobiliers via SAINet. Cela peut également permettre à la régie de mieux comprendre les besoins et les attentes de ses clients. De plus, l’automatisation de certaines tâches répétitives grâce au portail permet aux gestionnaires de se concentrer sur des tâches plus complexes et à plus forte valeur ajoutée. Cela peut les aider à se sentir plus épanouis et à mieux utiliser leurs compétences. Enfin, la mise à disposition de documents auprès des propriétaires de manière automatisée peut contribuer à une meilleure communication et une plus grande transparence, ce qui peut renforcer la confiance des propriétaires envers la régie. Cela peut également réduire les erreurs et les retards dans la transmission des informations, ce qui peut améliorer l’efficacité globale de la régie.

Intégration d’une fonctionnalité de gestion de sociétés multiples pour offrir une expérience utilisateur encore plus personnalisée. Cette fonctionnalité permet de gérer facilement plusieurs sociétés immobilières et diverses PPE (propriétés par étages) au sein de SAINet. L’utilisateur peut désormais bénéficier d’un accès simplifié à toutes les informations relatives aux différentes sociétés et propriétés, ce qui facilitera grandement son travail.

SAINet permet de transférer les soldes des comptes d’une société source vers plusieurs autres sociétés consolidées ou cibles. Grâce à cette fonctionnalité, chaque société peut bénéficier d’une comptabilité autonome tout en étant en mesure de transférer les valeurs de ses comptes vers une autre société, simplifiant ainsi la gestion financière pour les utilisateurs. De plus, il n’y a pas de limites quant au nombre de sociétés pouvant être consolidées, ce qui offre une grande flexibilité aux utilisateurs.

Voici l’article reprenant tous les avantages à choisir SAINet REM au format PDF.

Lisez la datasheet commerciale qui propose un autre angle sur le produit de gestion de biens immobiliers SAINet Real Estate management.