Mettre à disposition du propriétaire un portail web

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Les clients institutionnels et les propriétaires privés représentent le trésor des régies immobilières. Ce sont eux qui font bouillir la marmite. Il faut être attentif à leurs besoins au quotidien. Certains souhaitent avoir plus d’indépendance face à la régie immobilière à travers l’accès à un portail web.

Propriétaire et portail web sont des mots qui vont de mieux en mieux ensemble chaque jour qui passe.

Les nouvelles générations de propriétaires marchent avec un Smartphone dans la poche, un laptop dans leur sac et une tablette sur la table basse du salon. L’immobilier n’est pas exsangue de cet état de fait.

Le monde bancaire, des assurances, etc. propose aux utilisateurs des solutions web pour obtenir et transmettre des informations de manière efficace.

C’est au tour des acteurs de la pierre de proposer ces outils qui sont désormais un standard. C’est dans ce contexte que SAI ERP propose son portail web pour les propriétaires, accessible via un navigateur web, qui va chercher les informations dont elle a besoin dans son produit ERP pour les régies immobilières SAINet REM.

Les propriétaires accèdent à des informations issues des tâches de SAINet selon des scénarios définis au format PDF en mode portrait ou paysage, téléchargeable et imprimable.

Une des qualités de SAINet est de proposer à ses clients une solution souple et paramétrable. Aussi, chaque portail web peut être différent d’une société à l’autre, en fonction des procédures et de la culture mise en place, afin de coller au plus proche des processus métiers.

Les utilisateurs actuels bénéficient des fonctionnalités suivantes sur leurs différents immeubles :

1. La vue dynamique des écritures (détaillées) immeubles (Tâche REGEI) avec liens pour accéder à la facture correspondante à la ligne sous forme d’hyperlien. Les 4 dernières années sont disponibles.
2. L’impression des écritures immeubles (REG52) avec un accès à une période de l’année ‘x’ et à la totalité de l’année précédente.
3. Les états locatifs (Tâche REG65) avec la mise à disposition des documents sans et avec le détail du bail sur une année ‘x’ et l’année précédente.
4. Les comptes d’exploitation, soit le décompte au propriétaire (Tâche REG72) avec un décompte périodique sur une année ‘x’ et un décompte annuel sur l’année précédente.
5. L’encaissement des loyers, soit le bouclement locataires (Tâche REG75) avec un décompte périodique sur une année ‘x’ et un décompte annuel sur l’année précédente.
6. Etc.

La régie a toujours la main sur la date [année ‘x’] qui permet de bloquer les informations mises à disposition du propriétaire. Ainsi, le propriétaire n’accède pas à des informations en cours de traitement qui peuvent encore évoluer.

Tous les documents sont exportables au format PDF.

D’autres fonctionnalités peuvent être mises en place simplement. Il suffit de demander. A ce titre les copropriétaires, les locataires, les fournisseurs bénéficieront aussi de fonctionnalités dans les mois à venir.

Le portail immobilier est une application tierce à SAINet, accessible publiquement (via un navigateur) qui va puiser directement dans la solution SAINet les données dont il a besoin. Par extension, cette dernière nécessite donc d’ accéder à SAINet par un point d’entrée unique.

Suivant les besoins en termes de sécurité, cela peut avoir des impacts différents en termes de mise en place et ainsi nécessiter l’intervention du service informatique pour la configuration (et la maintenance) de l’infrastructure réseau.

Suggestion 1 – Portail web public L’approche la plus simple consiste à rendre l’URL d’accès à SAINet de manière publique (sans passer derrière un VPN) et ainsi permettre au portail d’y accéder directement. Cela a l’avantage de pouvoir externaliser l’hébergement du portail hors du réseau interne.

Suggestion 2 – Portail web avec DMZ Dans le cas où la solution SAINet ne peut pas être accédée de manière publique, cela implique la mise en place d’une zone démilitarisée (DMZ) dans laquelle le portail pourra être accédé publiquement, et que ce dernier puisse accéder à SAINet via l’intranet.

Le portail web à destination des propriétaires vient en complément du produit SAINet REM, l’ERP 100% intégré de SAI ERP. Il est en capacité de proposer toutes les prestations nécessaires à la gestion d’une société qui fait de la gestion de patrimoine immobilier. Le système propose les modules suivants :

1. ‘Régie‘ : notamment le dossier permettant la gestion d’immeubles, des objets, des locataires. La réalisation de la comptabilité en lien avec les immeubles, les objets et les locataires. Des outils de vues pour outputs. Des Templates, comme la réalisation des factures locataires, les rappels, etc. les Bons et suivi des travaux et entretien, directement connectés aux fournisseurs à l’intérieur du module Régie. Les échanges de données officielles OFS.
2. ‘Copropriété‘: gestion spécifique des besoins d’une copropriété au niveau financier.
3. ‘Contentieux‘ : disponible dès le 2ème semestre 2023.
4. ‘Comptabilité financière‘ : comptabilité générale et analytique avec notamment fonctionnalité de gestion de sociétés multiples.
5. ‘Suivi des Fournisseurs‘ : gestion du suivi des factures fournisseurs, avec scan en GED, paiement et intégration en comptabilité.
6. ‘Salaires‘ : normés Swissdec 4, notamment très utile pour les employés de la régie et les concierges, voir pour régler les honoraires des propriétaires.
7.  ‘GED‘ : gestion électronique des documents.