Application Crèche et Garderie pour les Parents

Pourquoi les crèches mettent-elles à disposition des parents une application de communication ?

Rédigé par Didier Waldmeyer, le 14 juillet 2020

 

Dans la vie d’un enfant, les structures d’accueil de jour pré et parascolaires sont des lieux qui comptent. Il côtoie le personnel encadrant, auquel il s’attache et inversement.

Le personnel encadrant s'implique émotionnellement auprès des enfants

 

De leur côté, les parents engagés dans un partenariat éducationnel, sont sensibles à cette première expérience que vit leur enfant hors des murs du foyer. Ils parlent quotidiennement avec les éducatrices/eurs lors des ‘retours’, font des bilans personnalisés, découvrent sur les murs des photos avec les activités réalisées, participent aux fêtes annuelles et aux petits déjeuners communs. Ainsi, les parents n’ont pas attendu des systèmes digitaux pour partager et bien connaître l’environnement dans lequel leur enfant passe plusieurs heures par semaine.

Pour autant, le digital a son intérêt, avec les vertus d’une application mis à disposition des parents. Elle est cohérente dans un monde où l’on peut tout faire depuis son Smartphone.

La presse se passionne pour ce sujet de longue date depuis que plusieurs applications, exclusivement communicationnelles, ont surgit sur le marché des crèches et garderies. Le monde de l’application Crèche et Garderie pour les Parents  provoque une certaine inquiétude des professionnels notamment sur l’impossibilité des parents à couper avec leur enfant durant la journée, comme le dit la Professeure Isabelle Collet sur les canaux de la RTS.  Le site Slate évoque également les difficultés pour les parents de se concentrer au travail avec en plus un accroissement du sentiment de culpabilité lorsqu’ils reçoivent une alerte. Les journaux parlent d’hyper-connectivité dans un contexte où les parents ne loupent plus jamais ‘un caca’ !

Quoi qu’il en soit, les structures commencent à s’équiper. Par exemple, les structures privées y voient un atout marketing dans leur offre de prestations et un moyen d’être toujours plus proches de leur clientèle.

De son côté, SAINet propose son module communication parents <-> structures, mais avec un avantage majeur sur les autres produits du marché.

En quoi l’application parents <-> crèches, issue de la plateforme ERP SAINet, prend tout son sens dans un système intégré

Notre plateforme ERP comprend tous les modules nécessaires à gérer une structure d’accueil de jour et les accueillant(e)s en milieu familiale. Elle traite le métier, la finance, les RH, la planification et enfin la communication. C’est dans le cadre de ce dernier volet que l’application parents <-> structure est mise en place au côté du module de préinscription.

L’avantage majeur que présente la solution SAINet est que ce module, au même titre que les autres, communique avec l’ensemble de la solution. Cela permet d’éviter les saisies multiples et d’automatiser un certain nombre de processus qui, pour finir peut donner une facture, un salaire ou un rapport.

Ainsi, une application mise à disposition des parents ne doit pas uniquement servir à connaitre le nombre de couches utilisées dans la journée. En revanche, si le nombre de couches est connecté au système de facturation ou fournisseurs de la structure, alors l’existence de cette information fait sens et peut être relayée éventuellement aux parents sans forcément l’alerter à chaque changement.

Menu pour accéder aux différentes fonctions offertes par l'application

 

Dans le développement de notre module, l’attention a été portée quasi exclusivement sur un concept : comment une information peut être partagée de manière collaborative et réutilisée à d’autres fin pour simplifier la vie du personnel encadrant de la direction et des parents ?

Au même titre que des milliers d’applications, l’application de communication parent <-> structure doit être un lieu où l’information est mise à disposition facilement dans un sens comme dans l’autre. Dans notre cas, la structure et les parents doivent pouvoir communiquer de manière bilatérale.

Il y a un certain nombre d’informations administratives qui peuvent être mis à disposition des parents. Bien que cela soit décrié par certains, il parait évident de donner accès au journal de vie de l’enfant, comme les activités auxquels les enfants ont participé. Et s’il y des photos c’est tant mieux, cela fait des souvenirs.

Galerie Photos de l’application

 

A ce titre, l’application utilisée par le personnel encadrant a la capacité de renseigner très finement le système sur la journée d’un enfant (accueil, collation, repas, sieste, activité, soins, etc.). C’est à la direction pédagogique de déterminer ensuite ce qui doit être mis dans les mains des parents. Pour éviter de culpabiliser les parents ou les empêcher de faire une séparation nette d’avec leur enfant, il suffit simplement de ne pas intégrer cette notion d’instantanéité. Un journal de vie peut être envoyé une fois par semaine. Enfin les parents peuvent également avoir accès à leurs factures quand ils le souhaitent et aux documents récapitulatifs pour les impôts.

Le système devient vertueux grâce à la qualité des informations données par les parents à la structure. Elles sont automatiquement redirigées vers le bon endroit (planning, puis facture en fonction des règles) et aux bonnes personnes (alerte sur le dashboard de la direction ou la tuile de communication au sein des groupes). Il y a les informations concernant la gestion des absences, la demande de suppléments et les demandes de changement de fréquentation.

Ce que contient l’application de communication parents <-> structures

Communication de la structure vers le parent :

  • Annonces aux parents : fête de fin d’année, petit déjeuner, sortie avec directive), etc.
  • Journal de vie/Événements. Éléments Factuels et Photos qui ont été spécifiquement marqué à destination des parents.
  • Facturation : mise à disposition de l’état des postes ouverts et de la facture sous forme de pdf (pas de paiement depuis le portail).
  • Menu de la semaine des garderies et UAPE.
  • Mise à disposition de documents administratifs (règlements tarifaires, etc.).

 

Communication du parent vers la structure :

  • Gestion des absences : annonce d’un retard (via un bouton), d’une absence et des vacances (est traité directement sur le planning).
  • Demande d’un supplément (ponctuel). Est traité directement sur le planning mais doit être validée par l’administration.
  • Demande modification fréquentation (sur la durée). Le parent dispose de la fréquentation actuelle et de l’historique de leur demande et peut en saisir une nouvelle.
  • Santé : saisie des journaux médicaux des enfants (médicaments, alimentation et vaccins)
  • Création et Gestion des intervenants secondaires.
  • Résiliation du contrat. Mise à disposition d’un document prérempli. Il le modifie, le signe et le remet sur le portail.

Accessibilité aux fonctionnalités

Les fonctionnalités allant dans le sens structures à parents sont disponibles sur SAINet et la partie journal de vie sur tablette. Les fonctionnalités allant dans le sens parents à structures sont disponibles via Desktop et les browsers suivants : chrome, edge, safari et firefox | Tablette | Smartphone.

Environnement ‘Portail Parents’ comprenant les modules ‘Préinscription’ et ‘Communication’

 

Avec cette application Crèche et Garderie pour les Parents, SAINet remplit désormais la totalité des besoins métiers, financiers, rh, gestion des temps et planification et enfin de communication d’une structure d’accueil de jour et des accueillant(e)s en milieu familial.

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