Accueillantes en milieu familial : gestion pratique avec SAINet DayCare

Logiciel gestion accueil familial de jour, SAINet DayCare répond aux besoins des AMF : planification, sécurité, facturation et portail parents. Conçu pour les structures affiliées AMF, ce logiciel simplifie la vie des accueillantes, des coordinatrices et des familles.

Optimiser la gestion de l’accueil familial de jour (AMF) avec SAINet DayCare

Il y a bien longtemps, les collectivités publiques ont trouvé une activité connexe à celles des crèches et garderies. L’accueil familial de jour, comme bien nommé, permet à des familles de confier leurs enfants à des hommes et des femmes qui les accueillent au sein de leur foyer. SAI ERP intègre au sein de sa plateforme collaborative SAINet DayCare ce mode d’accueil, qui diffère de l’accueil classique proposé dans les structures d’accueil de jour, en pré et parascolaire.

Comment appelle-t-on les personnes qui accueillent nos enfants chez elles ?

Le fédéralisme oblige, les accueillants et accueillantes portent des noms différents selon les cantons. Sur Fribourg, on les appelle « assistant/e parental/e » ou « maman de jour ». Sur Vaud, la terminologie « maman de jour », « nounou » ou « assistante maternelle » a été remplacée par « accueillant/e en milieu familial (AMF) », comme c’est aussi le cas dans le Jura. À Genève, le terme « accueillant/e en crèche familiale » est utilisé. Quant à Neuchâtel et au Valais, ils parlent de « parent d’accueil ».

L’institutionnalisation croissante de l’accueil familial de jour

Depuis plusieurs années, l’accueil familial de jour s’est institutionnalisé, notamment dans les cantons romands. Les cantons et les communes ont mis en place des associations et fédérations pour encadrer cette forme de garde. Petit à petit, les accueillants et accueillantes ont rejoint un environnement plus structuré et professionnel.

Cette évolution a nécessité certains ajustements. Même s’ils n’ont pas l’obligation d’être éducateurs ou éducatrices de la petite enfance, les AMF doivent désormais suivre des cours d’introduction à la garde d’enfants. Sur Vaud, par exemple, c’est la Communauté d’intérêt pour l’accueil de jour qui organise ces formations et délivre les autorisations de garde. Cette professionnalisation rassure les familles et apporte une solution de garde plus personnalisée, parfois plus souple que celle offerte par les structures traditionnelles.

Une réponse technologique adaptée aux besoins des AMF

Avec la structuration des réseaux et associations d’AMF, l’administration a dû évoluer. Pour faire face à la masse de données et aux impératifs de facturation, certaines institutions ont utilisé des outils inadaptés, voire obsolètes. Cela entraînait des saisies manuelles, des oublis et une gestion chronophage.

SAINet DayCare : une solution complète dédiée à l’accueil en milieu familial

Depuis 2017, SAINet propose une solution innovante pour les crèches et garderies. Depuis peu, une brique dédiée à l’accueil familial de jour a été ajoutée. Elle est intégrée aux modules métiers : dossier de l’enfant, gestion des temps et planification des places, dossier de l’employé, gestion RH, débiteurs et facturation, ainsi que les salaires.

Fonctionnalités clés pour les accueillants et accueillantes en milieu familial

1. Un dashboard clair et utile au quotidien

Le tableau de bord (dashboard) constitue l’entrée principale dans le système. Il regroupe des tuiles menant vers des tâches, statistiques ou vues synthétiques. Les coordinateurs et les AMF y visualisent les enfants attendus, les heures saisies, etc. Cela réduit significativement les erreurs de saisie.

2. La gestion des enfants dans SAINet DayCare

Attribution d’un enfant à un/e AMF

Lorsqu’une famille ne trouve pas de place en crèche, une solution en accueil familial est proposée. Le/la coordinateur/rice attribue un/e AMF en fonction de critères spécifiques. Celui/celle-ci accède alors à une partie du dossier de l’enfant. Une rencontre est organisée avec les parents pour fixer les horaires. Si les créneaux conviennent, une convention est établie. En cas d’incompatibilité, une autre solution est proposée.

a. Tuile communication

Les coordinateurs envoient aux AMF des informations pratiques : dates clés, arrivée de nouveaux enfants, rappels, etc.

b. Dossier de l’enfant : données essentielles accessibles

Le dossier contient les coordonnées de l’enfant et des intervenants (parents, représentants légaux), les informations santé (médications, allergies, vaccins) et les droits d’accès sont finement paramétrés. L’administration peut également adapter ou compléter les données si l’enfant fréquente aussi une crèche.

c. Planification des présences et des prestations

L’AMF détermine avec les parents un planning régulier ou irrégulier. En cas d’irrégularité, un minimum d’heures est défini et facturé, même en cas d’absence. Le système calcule automatiquement la facturation à partir de ces données. En cas de changement ou d’absence, l’AMF met à jour le planning, avec une grande souplesse.

Outre les présences, l’accueillante en milieu familal indique les prestations fournies (repas, goûters, etc.), selon les critères définis (âge, allergies, restrictions alimentaires). Elle peut également déclarer des prestations non planifiables (sorties, frais de bricolage, kilomètres), utiles pour la facturation et les salaires.

d. Journal de vie

Le journal de vie peut servir à consigner des observations, des événements ou à partager des photos. Même s’il reste optionnel, il enrichit la relation entre parents et AMF.

3. Gestion des collaborateurs et collaboratrices

a. Agenda synchronisé automatiquement

Le planning de l’accueillante est généré à partir de celui des enfants. Si elle se met en congé, les enfants sont automatiquement exclus de la facturation. Cette automatisation évite les oublis ou les corrections fastidieuses.

b. Validation simplifiée en fin de mois

À la fin de chaque mois, le parent d’accueil clôture la période. SAINet valide automatiquement les heures pour tous les enfants dont elle a la charge, évitant les validations manuelles répétitives. Le décompte est prêt et le salaire est prêt à être engagé et payé par la direction qui gère les accueillantes en milieu familial.

Le décompte des heures peut être également envoyé aux familles par mail ou plus simplement imprimé pour une validation de leur part: Cela permet d’éviter toute erreur au moment de la facturation.

Automatiser et professionnaliser pour gagner en sérénité dans un univers familial avec des parents d’accueil exigeants

Grâce à SAINet DayCare, la facturation se fait automatiquement, sans intervention du service administratif. Cela représente un gain de temps et une réduction des erreurs considérables. De plus, l’application à venir permettra aux parents de demander des modifications ou suppléments, validés ensuite par l’AMF ou le coordinateur.

Portail de communication entre l’accueillant familal et les parents

Les parents ont aussi la main sur l’application avec le portail de communication famille. Cela permet de communiquer avec l’AMF en toute simplicité. Par exemple, le parent peut demander s’ils peut bénéficier d’une adaptation de la fréquentation ou d’une prestation supplémentaire. A l’inverse, il peut annoncer une absence ou un retard. Etc., etc. Pour sa part, l’AMF n’a plus qu’à valider ou non la demande. La coordinatrice peut également assumer cette prérogative si cette dernière souhaite que le parent d’accueil se concentre exclusivement sur les aspects pédagogiques.

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