De la pré-inscription d’un enfant à son entrée au sein de la crèche/garderie

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Accueillir un enfant pour son premier jour de garde au sein de son institution est un événement important. Il s’agit d’accompagner les familles dans cette séparation parfois source d’inquiétude.

Avant ce premier jour d’accueil, les parents passent beaucoup de temps pour trouver une structure pour leur enfant et ils s’y prennent des mois à l’avance.

Dans ce contexte, notre solution ERP accompagne les professionnels de la petite enfance dans ce processus administratif préparatoire à l’accueil des nouveaux enfants.

Plusieurs étapes sont nécessaires pour aboutir à la signature d’un contrat d’accueil. D’abord, le parent se préinscrit à travers un portail web et le dossier de l’enfant est automatiquement généré dans l’ERP. Ensuite, la structure d’accueil de jour traite la demande grâce à sa liste d’attente dynamique et d’autres outils permettant l’accès à des propositions de placement. Si les parents acceptent une des propositions de la structure, un contrat est généré automatiquement pour officialiser l’inscription.

La mise en place d’un portail parents permet notamment d’effectuer une préinscription. Cela évite la double saisie d’informations, puisque ces dernières sont entrées par les parents lorsqu’ils remplissent le formulaire. Au moment de la validation, le dossier de l’enfant est créé automatiquement dans SAINet.

Le portail parent est paramétrable. Le parent saisit les critères déterminants pour la structure, la plus importante étant la fréquentation et l’âge de l’enfant, si ce dernier est né. Cela permet à la structure d’accueil de jour de revenir vers les parents rapidement avec une proposition concrète issue des différents outils à disposition dans la solution.

Le dashboard est le lieu virtuel où se présente les raccourcis pour accéder aux différents modules consultés quotidiennement. Il est aussi paramétrable en fonction de celui qui l’utilise. Généralement, les utilisateurs de SAINet souhaitent disposer d’une tuile concernant les préinscriptions qui arrivent en temps réel. Cela permet le cas échéant un traitement rapide et à flux tendu.

Une fois saisie, les informations génèrent automatiquement le dossier de l’enfant. Le dossier de l’enfant dans SAINet est constitué de plusieurs pages qui s’alimentent durant la fréquentation de l’enfant. Pour cette première étape de préinscription et de mise en liste d’attente, le dossier relate les pages suivantes :

• ‘Données de l’enfant’ : nom, prénom, né le (ou terme), etc.
• ‘Intervenants’ : coordonnées d’un des parents au minimum, etc., ce qui permet de constituer les familles. Chaque intervenant est unique et est référencé dans la base d’adresse centralisée de l’application.
• ‘Fréquentation souhaitée’ : permet de définir la date souhaitée de début de fréquentation, les créneaux désirés, comme par exemple tous les jours, le lundi matin, etc., ce qui facilite la génération de statistiques et de décomptes sur les demandes.

Les créneaux sont des éléments paramétrables. Ils reflètent les horaires de la structure.

Un lieu d’accueil peut par exemple avoir deux créneaux par jour, le matin et l’après-midi, alors qu’une autre institution dispose de trois créneaux par jour, un le matin jusqu’à midi, entre midi et quatorze heures et entre quatorze heures et dix-neuf heures.

Ces créneaux peuvent être organisés en modules ce qui permet de configurer la facturation automatique.

La liste d’attente propose en trois clics, la meilleure solution de garde en fonction de la demande souhaitée par le parent.

SAINet possède un module de planification des places qui permet de savoir en tout temps la présence d’un enfant. La liste d’attente bénéficie donc de ce système et propose la garde la plus proche de la demande initiale. Elle explique également quelle durée il faut attendre pour que le créneau occupé se libère.

Ainsi, la direction de la structure d’accueil de jour peut de manière précise discuter avec les familles et prendre ensemble des décisions en connaissance de cause.

La liste d’attente joue également son premier rôle qui est de visualiser la totalité des familles souhaitant avoir une place. Il est possible d’exporter ces informations vers des outils de bureautique standard comme Microsoft ou Open Office pour ajouter des informations supplémentaires le cas échéant.

Pour aller plus loin, la solution offre d’autres possibilités de réponses à une demande de parent. SAINet possède un outil dédié à l’analyse au cas par cas, ce qui permet de montrer tous les chemins et leurs possibilités au lieu de se limiter au plus fonctionnel. C’est extrêmement pratique lorsque la demande des parents est flexible et que plusieurs solutions sont proches de la demande.

Par rapport à la demande initiale effectuée par les parents qui représente 100%, le simulateur propose toutes les possibilités de placement envisageables à des pourcentages identiques ou plus faibles selon le chemin et les possibilités.

Premièrement, le système montre à travers un agenda la réalité des possibilités. Un vu vert indique que la place est disponible. Un vu bleu indique que l’on arrive à la limite des capacités du groupe. Un ‘+1’ indique un surbooking à prévoir, mais en fonction de la date où apparaît cette indication, il appartient à la direction de prendre le risque ou non de proposer ce créneau en sachant qu’au sein des structures, il y a toujours des départs anticipés. Enfin, la ‘croix rouge’ montre que le groupe est complet.

Deuxièmement, l’outil propose un tableau pour engager la discussion avec les parents qui indique les propositions avec les passage dans les groupes, le pourcentage que cela représente et où est-ce que cela ne fonctionne pas et pendant combien de temps.

SAINet est un outil informatique très efficace. Cependant, le contact humain et social reste une clé du métier. Le logiciel fournit toutes les aides permettant de prendre des décisions et d’ouvrir des discussions sur les différentes possibilités d’accueil lorsqu’elles sont partielles.

La qualité d’un logiciel ERP dépend de sa capacité à l’exploiter et à aider les utilisateurs au quotidien. Dans ce contexte, le système dispose d’une capacité de générer une multitude de publipostages sans aucune limite. Le premier d’entre eux est évidemment le contrat d’accueil.

Une fois les discussions finalisées avec la famille et que la planification est validée, il s’agit de contractualiser cela.

Comme toutes les données sont disponibles dans le ‘dossier de l’enfant’, le contrat d’accueil est généré sans voir besoin de le rédiger. Ce contrat est exportable sous la bureautique Word, OpenOffice pour ajouter des informations complémentaires de dernière minutes spécifiques. L’outil permet donc de standardiser et simplifier les processus standard tout en étant ouverts aux exceptions.

La solution SAINet est totalement intégrée, paramétrable et surtout collaborative. En plus de ses performances pour soutenir les tâches administratives, financières et RH de la direction, elle aide au quotidien le personnel encadrant et facilite leur travail. Ainsi, l’enfant qui est accueilli pour sa 1^ère journée et pour le reste de sa fréquentation, est badgé et ses présences et absences planifiées pour qu’à leur tour d’autres parents puissent bénéficier d’informations claires et précises sur les places disponibles pour rapidement profiter du lieu d’accueil que cela soit une crèche, une garderie, une accueillante en milieu familiale ou une unité d’accueil pour écolier.

Didier Waldmeyer est à votre disposition pour une démonstration ou pour répondre à vos questions.
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