De la pré-inscription à l’accueil : optimiser la gestion d’une crèche ou d’un accueil parascolaire avec SAINet DayCare

Accompagner les familles avec un logiciel de gestion de crèche et accueil parascolaire adapté

Accueillir un enfant pour son premier jour de garde est un moment important, souvent chargé d’émotions pour les familles. Il est essentiel d’accompagner les parents dans cette étape de séparation, parfois source d’inquiétude. Le logiciel gestion de crèche SAINet aide les structures d’accueil à encadrer ce moment en simplifiant l’ensemble du processus administratif, de la préinscription à l’arrivée effective de l’enfant.

Bien avant cette journée, les familles investissent beaucoup de temps à chercher une structure adaptée à leurs besoins. Elles commencent généralement leurs démarches plusieurs mois à l’avance. Dans ce contexte, le logiciel de gestion de crèche et accueil parascolaire SAINet devient un allié précieux pour les professionnels de la petite enfance. Il les aide à gérer les tâches administratives liées à l’accueil des enfants.

Un processus structuré grâce au logiciel gestion de crèche et accueil parascolaire

L’inscription d’un enfant passe par plusieurs étapes avant la signature du contrat. Tout commence par une préinscription via un portail web. Dès que les parents saisissent les informations, SAINet génère automatiquement le dossier de l’enfant. Ensuite, la structure analyse la liste d’attente pour formuler une proposition de placement. Si les parents acceptent cette proposition, SAINet crée le contrat d’inscription automatiquement afin d’officialiser l’accueil.

Préinscription en ligne via le portail SAINet

Le portail permet aux familles de remplir un formulaire de préinscription de ce logiciel de gestion. Cela évite toute double saisie pour le professionnel qui reçoit la demande d’ores et déjà intégrée dans un dossier avec le statut de l’enfant en mode ‘pré-inscription’.

Le portail de préinscription est entièrement personnalisable. Il collecte les informations essentielles : âge de l’enfant, fréquentation souhaitée, coordonnées des parents, documents médicaux, etc. Ces éléments permettent à la structure de revenir rapidement vers les familles avec une proposition concrète.

Un tableau de bord pensé pour les directrices de crèches et parascolaires

Le tableau de bord – dashboard – donne un accès rapide aux modules essentiels. Il est adaptable selon le profil de l’utilisateur. Par exemple, les directrices pédagogiques souhaitent souvent y voir s’afficher les nouvelles préinscriptions en temps réel, ce qui permet un traitement rapide, l’essence même de ce produit pour les crèches et le parascolaire.

Dossier de l’enfant : un pilier du logiciel SAINet pour les crèches et le parascolaire

Une fois la préinscription faite, les informations alimentent automatiquement le dossier de l’enfant. L’équipe structure le dossier en plusieurs pages, qui évoluent au fil du temps selon les données saisies. Lors de la première étape, on retrouve les sections suivantes :

• Données de l’enfant : nom, prénom, date de naissance (ou terme).
• Intervenants : coordonnées des parents et autres représentants légaux. SAINet enregistre chaque intervenant dans la base d’adresses centralisée.
• Fréquentation souhaitée : jours et créneaux horaires demandés (lundi matin, tous les jours, etc.).
• Santé : si demandé dans le portail de préinscription

Les créneaux reflètent les horaires spécifiques de chaque structure. Certaines structures ont deux créneaux par jour (matin et après-midi), d’autres trois (matin, midi, soir). Ces créneaux peuvent être regroupés en modules pour permettre une facturation automatisée.

Gérer la liste d’attente avec SAINet

La liste d’attente permet, en quelques clics, de proposer la meilleure solution de garde selon les préférences exprimées par les parents. Grâce au module de planification des places, elle montre les disponibilités dans le temps. Que ce soit dans l’accueil préscolaire avec les crèches et garderies ou le parascolaire avec les UAPE et les AES. SAINet intègre également les accueillantes en milieu familial dans son système.

La liste d’attente indique aussi le délai nécessaire avant la libération d’un créneau. Cela permet aux responsables de dialoguer efficacement avec les familles et de prendre des décisions éclairées.

En plus de son rôle principal (visualiser toutes les demandes), la liste d’attente est exportable vers des outils bureautiques comme Microsoft Office.

Génération automatique des documents contractuels d’accueil

Un bon logiciel doit faciliter le quotidien. SAINet qui s’est spécialisé dans les crèches et l’accueil parascolaire permet de générer automatiquement tous les documents, à commencer par le contrat d’accueil. L’équipe valide la planification, puis génère le contrat à partir des données du dossier de l’enfant. Elle peut ensuite l’exporter dans Word pour ajouter des précisions si nécessaire.

Ce fonctionnement combine standardisation et flexibilité, deux éléments clés pour simplifier le travail administratif.

Le jour J : un logiciel toujours présent

Le 1er jour de l’accueil de l’enfant, SAINet continue de jouer un rôle central. Totalement intégré et collaboratif, il accompagne non seulement les tâches administratives, RH et financières, mais aussi le personnel encadrant.

Dès le premier jour, le personnel badge l’enfant et planifie ses présences. Cela permet d’optimiser l’affectation des places restantes. Ainsi, d’autres familles peuvent bénéficier rapidement d’un accueil dans les meilleures conditions.

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