Facturation crèche et extrascolaire pendant le COVID : adaptez simplement ses règles avec SAINet

La crise du COVID-19 a bouleversé le fonctionnement des crèches et des structures extrascolaires. De nombreuses institutions ont dû faire preuve d’agilité pour adapter leurs processus, notamment en matière de facturation. C’est dans ce contexte que SAINet s’est révélé indispensable. Le cas de Petites Couleurs (PCO) illustre comment une structure peut conserver une facturation juste, rapide et conforme aux décisions politiques, grâce à l’usage intelligent du logiciel SAINet.

Analyse de la gestion de la facturation de PCO pendant la crise sanitaire

Le COVID-19 a entraîné la fermeture des crèches et garderies dans plusieurs cantons suisses. Par exemple, dans le canton de Vaud, un arrêté cantonal a imposé la fermeture des structures d’accueil dès le 18 mars pour une durée indéterminée. Cette mesure est restée en vigueur jusqu’au 27 avril, date à laquelle une réouverture progressive a commencé. Finalement, ce n’est que le 11 mai que les activités ont repris à 100 %.

Face à ces circonstances, la direction de PCO a adapté sa politique de facturation au fur et à mesure de l’évolution de la situation.

Le fonctionnement du système de facturation de PCO

PCO applique une facturation anticipée. La direction facture les prestations du mois de mars dès la mi-février, avec une échéance fixée au 1er mars.

La facturation automatisée repose sur un paramétrage initial défini avec la direction de la structure. Ce paramétrage comprend :

1. Les créneaux horaires utilisés (matin, sieste, après-midi).
2. Les prestations facturables (journée, dépannage, couches, etc.).
3. La gestion du rétroactif (ex. : jours supplémentaires entre le 16 et le 28 février).
4. Les règles de majoration ou de rabais (ex. : fratrie, adaptation, enfants non inscrits).

Le système applique ces règles à chaque facturation mensuelle en tenant compte des modifications de fréquentation ou des services exceptionnels.

Les décisions de PCO durant la fermeture

Le 17 mars, PCO a fermé ses portes. À ce moment-là, la direction avait déjà envoyé les factures de mars. Quelques jours plus tard, le 20 mars, elle décide de générer les factures d’avril, dans l’optique de simplifier le traitement futur des remboursements.

Fin avril, la situation se clarifie. La direction choisit de ne pas facturer les prestations non fournies. La direction remboursera donc les parents pour les périodes du 18 mars au 26 avril (ou jusqu’au 10 mai selon les cas).

Deux décisions sont prises :

1. Les familles paient intégralement les factures de mars et avril.
2. Les remboursements seront déduits lors de la facturation de juin.

La facturation de juin (générée le 20 mai) comprendra donc :

• Le remboursement partiel de mars.
• Le remboursement total ou partiel d’avril.
• La facturation de mai (selon fréquentation réelle).
• La facturation de juin.

Le mode urgence SAINet : un atout clé

SAINet a introduit un mode « Urgence » permettant aux crèches et garderies de gérer facilement les imprévus. En cas de fermeture soudaine, ce mode permet d’adapter la planification et de calculer automatiquement les présences exceptionnelles, facilitant les remboursements ou les ajustements.

La page « Secteur » : clé de voûte de la facturation COVID

PCO applique une facturation mensualisée et constante, quel que soit le calendrier des vacances. Mais en cas de périodes exceptionnelles, SAINet permet un calcul au prorata des jours ouvrables.

C’est dans la page « secteur » du dossier de l’enfant que l’on gère la fréquentation et la facturation. La direction définit chaque période en activant ou désactivant les créneaux correspondants.

Pour gérer la crise :

1. 11.01 au 17.03 : fréquentation normale.
2. 18.03 au 10.05 : créneaux désactivés = pas de présence.
3. 11.05 au 31.05 : retour partiel selon les jours cochés.
4. 01.06 au 30.06 : nouvelle fréquentation jusqu’au départ de l’enfant.

SAINet analyse ces données sur trois mois et applique automatiquement les règles de remboursement et de facturation.

Exemple concret de facture automatisée

Pour une famille avec deux enfants quittant l’institution fin mai, la facture de juin affiche :

• Le remboursement de la période 18-31 mars.
• Le remboursement d’avril.
• La facturation de mai (11-31 mai).
• La facturation de juin selon la présence effective.

Traitement de 50 familles en moins d’une demi-journée

Grâce à SAINet, PCO a traité la facturation de 50 familles en moins de quatre heures. La direction a traité manuellement deux factures, devenues négatives en raison du départ des enfants. Elle a émis des notes de crédit en conséquence.

De 6 heures à 45 minutes pour faire la facturation mensuelle

Avant SAINet, PCO consacrait une demi-journée à la facturation, avec de nombreuses manipulations manuelles et une charge administrative importante. Depuis que l’équipe utilise SAINet, elle automatise entièrement le processus : elle génère, vérifie et envoie les factures par email en seulement 45 minutes.

SAINet ne se contente pas de gérer les temps « normaux », il s’adapte aussi avec souplesse et précision aux situations de crise, offrant aux crèches et garderies suisses une gestion réactive, fiable et centrée sur la transparence avec les familles.

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