Produit informatique pour les acteurs de l’Action sociale qui s’occupent de personnes en situation de handicap.

L’ensemble des produits SAINet bénéficient d’un corpus commun : technologie, fonctionnalités et une partie de l’ergonomie. SAINet Handicap ne fait pas exception.

Listons ces fonctionnalités disponibles dans SAINet Handicap.
1. Chaque utilisateur possède un compte identifié par un code utilisateur et par un mot de passe.
2. Base d’une gestion des droits avancés permettant de paramétrer finement quel utilisateur/groupe a accès à quelle fonctionnalité.
3. Aide. Contextuelle : dans chaque tâche et chaque champ qu’elles concernent. En ligne : avec des raccourcis disponibles dans la plupart des pages pour aller directement à l’aide attendue. Personnalisée : permet de refléter la manière exacte de travailler dans le cadre de l’institution : quelle est la bonne façon de remplir cette remarque, de structurer ce nom complexe, à quoi sert ce champ précis, etc.
4. Notes. L’utilisateur peut saisir des informations libres sous forme de textes, images, ou fichiers sur n’importe quel enregistrement ou champ de l’application.
5. Les workflows permettent de constituer des procédures d’aide/didacticiels claires et intégrées. Le client peut personnaliser toutes les procédures métiers ou en créer de toutes pièces.

D’autres fonctionnalités composent ce corpus

Génération de vues et de listes, export office, système de templating, gestion des tâches automatiques, ajout de configuration personnalisée, fiche d’enregistrement, configurations email, gestion possible en multi-sociétés, dashboard paramétrable.

1. Les modules métiers pour accompagner les bénéficiaires en situation de handicap

Les modules métiers forment le cœur de la solution SAINet, permettant de gérer l’ensemble des aspects opérationnels spécifiques aux institutions sociales.

1.1 Dossier administratif du bénéficiaire en situation de handicap

Organisation par thèmes. Le dossier du ‘bénéficiaire’ est le pilier de la CRM. Des thèmes et des pages paramétrables le constituent. Ces pages se coordonnent avec les autres modules de la solution.Certaines pages sont uniques, d’autres multiples ou encore d’autres datées.
Conservation des données. Le système conserve toutes les données, et les utilisateurs peuvent les exploiter à des fins diverses selon leurs besoins.
Suivi complet. Dans le dossier, on trouve également l’historique de chaque bénéficiaire, son environnement et les intervenants. Date des contacts, suivi des dossiers et des événements notables. Carnet d’adresses centralisées. Connection aux modules financiers, RH et portails.

Avantages du dossier du bénéficiaire.

Le gestionnaire dispose de toutes les pages nécessaires au bon traitement des données du bénéficiaire, dont le Journal de bord collaboratif, la réalisation de rapports, allant de descriptions simples administratives à des suivis de méthodologies complexes.
Plus large que la réalisation de courriers, SAINet dispose d’une fonctionnalité qui peut modifier et créer des documents / listings. Sélection des données par drag & drop, intégration MS Word pour les Template personnalisés, etc. L’éditeur de documents permet de réaliser / personnaliser tous les documents produits par la solution. Lettres types, listes, fiches personnalisées, étiquettes, statistiques, rapport. Les utilisateurs ajoutent les documents produits aux documents officiels et peuvent les modifier à tout moment.

Flux et processus du dossier

Définition des étapes. La mise en place de flux se fait en fonction de la situation ou de l’état du dossier.
Documentation du parcours. Les utilisateurs peuvent décrire toutes les étapes de la vie du bénéficiaire et les attribuer à des rôles.
Suivi et rapports. Suivi détaillé, via toutes les pages, le journal de bord et la constitution de rapports.
Evaluation des processus. Possible d’interroger le système sur les processus en cours pour évaluer où en est le bénéficiaire dans son parcours.

Suivi des événements

Journal de bord. Élément central dans le dossier administratif. Des événements paramétrables (incidents, accidents, etc.) le composent et permettent un suivi détaillé – par exemple, une hospitalisation. L’utilisateur peut la détailler en y intégrant la notion de temporalité. Il journalise chaque visite dans le dossier. Un changement dans la date prévue de retour à l’institution peut générer un mail aux acteurs concernés, etc.
Prestations. De manière plus globale, l’utilisateur peut définir une prestation sous des formes différentes. Par exemple, l’utilisateur peut mettre en place un atelier avec un nombre de places définies, associé à un système de comparaison des places restantes.
Suivi et statuts. Les organisateurs peuvent s’appuyer sur les listes et vues qui leur permettent de connaître atelier par atelier, les disponibilités restantes. Chaque attribution d’une prestation comporte un statut et une date d’acceptation. Si l’utilisateur accepte la prestation, il l’intègre aux plannings ; s’il la refuse, il la laisse en attente tout en conservant les données de la demande.

Gestion des acteurs autour du bénéficiaire en situation de handicap

Base d’acteurs centralisée. L’utilisateur référence dans une base d’acteurs tous les intervenants internes ou externes liés au dossier du bénéficiaire (médecin, assistant socio-professionnel, ergothérapeute, responsable administratif, etc.).
Conservation historique. Contrairement à d’autres solutions, SAINet permet d’avoir plusieurs acteurs de même type. De plus, il en conserve l’historique. Ces acteurs sont dans une table unique avec plusieurs rôles.
Partage entre sites. Tout en garantissant la confidentialité, les utilisateurs peuvent mutualiser les acteurs entre les sites, en ne rendant visibles que certaines informations.
Rôles multiples. Le rôle d’un acteur dans le dossier du bénéficiaire peut être multiple : il peut être à la fois père, tuteur et médecin.

1.2 Planification et gestion des temps d’un bénéficiaire

Intégration du dossier. Ce module est intimement lié au dossier du bénéficiaire et permet de disposer d’un planning, type google agenda, qui intègre les besoins du bénéficiaire (rdvs, prestations, etc.). Ces prévisions, une fois réalisées, font partie du journal du bénéficiaire. Les utilisateurs conservent l’ensemble de la trajectoire des prestations fournies, du passé au futur.
Projection des événements. Le contenu du dossier et des pages de traitement servent à projeter une planification pour chacun des événements. Le professionnel partage l’agenda avec le bénéficiaire et le lieu concerné.
Agenda partagé. Tous les rendez-vous générés par le planning, ou organisés par type d’événements, font partie de la planification. Ces rendez-vous font parties des agendas de tous les acteurs et secteurs touchés. Ils peuvent consulter en déplacement leurs agendas en ciblant les sujets, les périodes, les clients.

1.3 Planification et gestion des ressources

Variété des ressources. De multiples ressources peuvent s’intégrer dans la planification : les acteurs, les salles de réunions, les ateliers, les résidences, les lieux d’accueil de jour, les bus, etc.
Optimisation. La gestion centralisée des ressources permet d’optimiser leur utilisation et d’éviter les conflits de planification.
Facturation intégrée. L’usage de ces ressources permet de suivre les occupations, de communiquer sur les réservations, et surtout, de gérer la facturation.

1.4 Gestion d’admission d’une personne en situation de handicap

Dossier simplifié. Les utilisateurs conservent toutes les admissions sous forme de dossiers simplifiés, qu’ils utilisent à la fois pour tracer les inscriptions et pour générer des statistiques.
Anticipation. Ces dossiers permettent d’anticiper les prévisions d’arrivées, de départs et de mutation, et ainsi gérer de manière optimale l’utilisation des ressources, allant des places d’accueil aux interventions.
Validation des demandes. Une fois qu’il valide une demande, l’utilisateur l’officialise en tant que dossier effectif, généralement en modifiant le statut du bénéficiaire. Parallèlement, il met à jour les listes d’attente à partir de ces demandes d’admission, ce qui garantit une vue claire et actuelle sur la disponibilité des ressources internes et externes pour une période donnée.

1.5 Comptabilité personnelle pour gérer le budget d’un bénéficiaire

Le module de comptabilité personnelle offre une gestion transparente des finances de chaque bénéficiaire. Il répond parfaitement aux exigences de l’action sociale.

Suivi des entrées. Enregistrement des allocations, subventions et revenus personnels.
Gestion des dépenses. Catégorisation claire des sorties financières par type et priorité.
Rapports détaillés. Génération d’états financiers adaptés aux besoins administratifs et légaux.
Visibilité partagée. Accès sécurisé pour les professionnels encadrants et les tuteurs légaux.

Cette comptabilité intégrée permet un accompagnement financier personnalisé, essentiel à l’autonomie progressive des bénéficiaires.

1.6 Mobilité. Important pour le personnel encadrant

Travail sur le terrain par le personnel encadrant auprès des bénéficiaires au sein de l’institution

Badgeage des bénéficiaires. Le badgeage permet une gestion des temps réel et des activités facilitant la gestion administrative et la facturation des prestations. Il se fait via une tablette ou un Smartphone dans différentes circonstances en lien avec l’activité de l’institution.
Accès aux informations. Travailler avec des données correctes en tout temps issus du dossier du bénéficiaire. Accès aux informations de base, aux intervenants, à la planification prévue, à des problématiques santé, etc.
Journal de bord. Saisie et consultation du journal bord avec différents événements préprogrammés.
Planning et absences. Consulter en tout temps le planning à court, moyen et long terme du bénéficiaire. Saisir des vacances, des absences de courtes et longues durées, des suppléments/dépannages et des périodes d’adaptation.

Travail en itinérance directement chez le bénéficiaire

Outils pour des employés itinérants. Le professionnel accède à toutes les informations nécessaire à ses interventions. Il alimente le système permettant le paiement de son salaire, notamment avec les trajets réalisés et la validation ou non des rendez-vous réalisés.

Optimisation des itinéraires. Le système propose les itinéraires et les chiffre en temps à l’aide de Google Maps. Les employés valident la réalisation des prestations, commentent celle-ci. Toutes ces prestations font partie de la planification et de la facturation.

1.7 Portails pour les bénéficiaires et les tiers payant

SAINet dispose d’un portail web pour les personnes extérieurs à linstitution, comme les bénéficiaires, leur entourage ou les tiers payants. Dans le domaine social, pour chaque client, le déploiement peut être différent, car les besoins sont spécifiques.

Portail pour les demandes d’admission

Les utilisateurs conservent les demandes d’admission sous forme de dossiers simplifiés. Ils s’appuient sur cette base pour éditer toutes les statistiques et prévisions d’arrivées, de départs et d’occupation des ressources (places d’accueil, classes, appartements, soins, thérapeutes, etc.). Lorsqu’ils admettent le dossier, celui-ci devient un dossier actif.

Portail bénéficiaire et tiers

Les administrateurs mettent le portail web à disposition des bénéficiaires ou des tiers, en y intégrant les fonctionnalités nécessaires à leurs besoins. Par exemple, un portail demandeur pour les bénéficiaires et les tiers payant permet une gestion évoluée des missions personnelles ponctuelles.

1.8 Archivage et droit à l’oubli dans le contexte sociale

Notre système d’archivage générique et de compilation centralisée permet de gérer facilement les périodes de rétention et de garantir la conformité avec les lois en vigueur. Les clients institutionnels demandent beaucop de spécifique dans ce contexte, car ils sont liés à des législations spécifiques en fonction des bénficiaires qu’ils traitent.

Périodes de rétention. L’utilisateur définit les périodes de rétention des données dans la gestion des dossiers bénéficiaires.
Niveaux d’archivage. L’utilisateur applique ensuite deux niveaux d’archivage : Niveau 1 : il supprime les données sensibles ; Niveau 2 : il anonymise les informations personnelles identifiables.
Récupération des données. La fiche d’enregistrement, disponible au niveau du dossier administratif, permet de récupérer toutes les données y compris les documents sous un format ‘zip’.
Horodatage. Mécanisme générique qui applique une signature électronique sur tous les fichiers PDFS créés par SAINet. L’utilisateur trouve cela utile pour traiter des problématiques liées à des documents fiscaux ou autres, qui ne peuvent plus être manipulés.

2. Modules financiers pour une gestion spécifique de l’Action sociale

2.1 Facturation et suivi des débiteurs

Facturation. Selon un plan de facturation paramétré lors du déploiement, basé sur les règles de l’institution. L’utilisateur relie généralement le plan à la planification théorique et/ou effective des événements ou des prestations en lien avec le bénéficiaire. Il inclut souvent la notion de rétroactif, etc.
Édition et envoi. Visualisation et saisie des factures débiteurs complétant la génération automatique. Édition des factures avec envoi par mail et/ou impression pour envoi par courrier. Intégration dans la comptabilité financière et analytique des factures.
Gestion complète. Gestion des débiteurs, postes ouverts (encaissement manuel ou automatique des QR Factures), des rappels et des notes de crédit. Outils d’analyse des prestations fournies.

L’utilisateur peut également activer un module de gestion du contentieux, mais ce dernier ne semble pas pertinent dans le contexte du produit SAINet Handicap.

En cas de facturation dans un autre logiciel

Moteur de décompte de facturation automatisé et plan de variables exportés au format CSV. Visualisation et saisie des décomptes complétant la génération automatique.

2.2 Suivi des fournisseurs

Gestion des créanciers et de leurs multiples adresses de paiement. Saisie des factures et des paiements, ordre de paiements automatiques, conditions de paiement et analyses. Gestion des clés de répartition (financière et analytique). Suivi des pièces de facture partout dans l applications, de la saisie aux écritures. Suivi statistique des dépenses par structure. Scanning en masse.

2.3 Gestion de la paie

Gestion de la paie issue du plan de salaire Swissdec (saisie des genres de salaires à paramétrer lors du déploiement). Sortie des bulletins de salaire. Possibilité de faire apparaître des lignes de salaires complémentaires au standard sur le bulletin. Possibilité de les transmettre par email. Paiements des salaires sous la forme de XML standard norme ISO 20022. Sortie des certificats de salaires officiels suisses. Intégration des données financières de la paie dans la comptabilité.

2.4 Comptabilité générale, financière et analytique

Gestion du plan comptable. Saisie des écritures. Édition du bilan et du grand livre. Gestion budgétaire, comparaisons annuelles, analyses. Plan de rubrique adapté. Budgets, analyses, intégration avec la comptabilité financière, débiteurs et fournisseurs.

3. Modules pour la gestion des Ressources humaines

Les modules Ressources Humaines de SAINet offre une couverture complète de la gestion du personnel, depuis le dossier de l’employé jusqu’au portail accessible aux collaborateurs. Le dossier de l’employé contient toutes les pages permettant de définir et de suivre la vie de l’employé durant tout son parcours au sein de l’entreprise.

3.1 Dossier, postes et fonctions dédiés à la variété des métiers du domaine de l’Action sociale

Le dossier employé centralise toutes les informations durant le parcours professionnel au sein de l’entreprise.

Données de base. Identité, données personnelles, adresse résidence, codes calcul, coordonnées bancaires, statistiques, téléphones et mails, documents confidentiels, vaccin, documents.
Contrats, postes, présences. Entrées et sorties, contrats multiples, hiérarchie et référents, planning, décomptes des temps, autorisation de pratiquer, conditions d’accueil.
Situation familiale et fiscale. Enfants, conjoint.
Assurances. Données LPP, Annonce EMA, LPP et CAF, Annonce AVS
Impôts à la source. Activité conjoint, codification, annonce EMA, infos. complémentaires.
Salaires et primes. Certificats de salaire, salaires mutiples, bulletin.
Ressources humaines. Compétences, formations, évaluations

3.2 Planification et gestion des temps des employés

Planification flexible. Organisation du travail à long terme et gestion des imprévus quotidiens.
Vue agenda intégrée. Interface type ‘Google agenda’ pour visualiser ses plannings personnels.
Événements configurables. Saisie d’activités ponctuelles ou récurrentes avec catégorisation détaillée.
Suivi du temps réel. Enregistrement via badgeage ou saisie manuelle des heures effectives.

3.3 Décompte des temps employés

Décomptes et calculs. Décomptes des temps, calcul selon un plan de décomptes employés paramétré lors du déploiement. Temps contractuels, complémentaires, supplémentaires avec suivi des détails d’activités si souhaité.
Absences et vacances. Gestion complète des absences et congés avec validation par les responsables et suivi des quotas. Gestion des vacances : droits, prises, validation par le responsable.
Timbrage et rapports. Tableaux de suivis des temps employés. Enregistrement des activités détaillées et génération de décomptes mensuels et annuels.
Incapacités. Suivi des certificats médicaux et calcul automatique des réductions de temps de vacances.

3.4 Portail employé self-service

Un espace personnel sécurisé pour chaque employé, accessible via identifiants uniques.
Le dashboard d’entrée centralise toutes les fonctionnalités essentielles au quotidien professionnel.
Mise à jour des informations personnelles selon les droits attribués.
Consultation des fiches et certificats de salaire.
Visualisation et gestion du planning via l’agenda intégré.
Système de badgeage et suivi des heures travaillées.
Gestion des demandes de congés avec flux de validation.
Déclaration des absences avec catégorisation détaillée.
Etc.

4. Gestion électronique des documents

4.1 GED N1 – Gestion décentralisée des documents

Ce module permet la gestion des documents entrants et sortants liés au métier, à la finance et aux ressources humaines. L’utilisateur raccorde chaque module choisi à ce module global. Les documents ainsi enregistrés sont directement accessibles à travers l’application.

L’utilisateur enregistre ces documents sous forme de notes dans des champs dédiés à chaque type : documents émis (courriers, factures, rappels, décomptes, bilans, etc.) et documents liés aux bénéficiaires (pièces, attestations, documents divers). Rédaction des templates types : contrats, courriers, communications.

Indexation de tous les documents pour une recherche rapide selon le contenu. Gestion des processus de distribution/transmission des documents d’un collaborateur à l’autre. Notification par courriel de la transmission du document. Rappel de SAINet, du dossier, du document depuis le mail. Droits sur les documents basés sur les pages.

SAINet utilise une GED décentralisée. Les utilisateurs peuvent déposer des documents à n’importe quel endroit dans l’application. Sur l’enregistrement sélectionné ou le champ de saisie.

4.2 GED N2 – Scan en masse

Ce module de GED de niveau 2, permet le scanning en masse des factures fournisseurs.

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