Logiciel pour les acteurs de l’Action sociale qui s’occupent de personnes en situation de handicap.

L’ensemble des produits SAINet profitent d’un corpus commun : SAINet Handicap ne fait pas exception.

Listons ces fonctionnalités disponibles dans SAINet Handicap.
1. Chaque utilisateur possède un compte identifié par un code utilisateur et par un mot de passe.

2. Base d’une gestion des droits avancés permettant de paramétrer finement quel utilisateur/groupe a accès à quelle fonctionnalité.

3. Aide. Contextuelle : dans chaque tâche et chaque champ qu’elles concernent. En ligne : avec des raccourcis disponibles dans la plupart des pages pour aller directement à l’aide attendue. Une configuration personnalisée permet de refléter précisément la manière de travailler propre à chaque institution. Par exemple, l’utilisateur peut apprendre à remplir correctement une remarque. De plus, il saura structurer un nom complexe et utiliser chaque champ selon sa finalité spécifique.

4. Notes. L’utilisateur peut saisir des informations libres sous forme de textes, images, ou fichiers sur n’importe quel enregistrement ou champ de l’application.

5. Les workflows permettent de constituer des procédures d’aide/didacticiels claires et intégrées. Le client peut personnaliser toutes les procédures métiers ou en créer de toutes pièces.

D’autres fonctionnalités composent ce corpus

Génération de vues et de listes, export office, système de templating, gestion des tâches automatiques, ajout de configuration personnalisée, fiche d’enregistrement, configurations email, gestion possible en multi-sociétés, dashboard paramétrable.

1. Les modules métiers pour accompagner les bénéficiaires en situation de handicap

Les modules métiers forment le cœur de la solution SAINet, permettant de gérer l’ensemble des aspects opérationnels spécifiques aux institutions sociales.

1.1 Dossier administratif du bénéficiaire en situation de handicap

Organisation par thèmes. Le dossier du ‘bénéficiaire’ est le pilier de la CRM. Des thèmes et des pages paramétrables le constituent. Ces pages se coordonnent avec les autres modules de la solution.Certaines pages sont uniques, d’autres multiples ou encore d’autres datées.

Conservation des données. Ainsi, le système conserve toutes les données, et les utilisateurs peuvent les exploiter à des fins diverses selon leurs besoins.

Suivi complet. De plus, le dossier contient l’historique de chaque bénéficiaire, son environnement et les intervenants associés. Date des contacts, suivi des dossiers et des événements notables. Carnet d’adresses centralisées. Connection aux modules financiers, RH et portails.

Avantages du dossier du bénéficiaire.

Le gestionnaire dispose de toutes les pages nécessaires au bon traitement des données du bénéficiaire. Par exemple, il peut accéder au journal de bord collaboratif ou créer des rapports, allant de simples descriptions administratives à des suivis méthodologiques plus complexes.

En complément, SAINet offre bien plus que la simple génération de courriers. En effet, il intègre une fonctionnalité puissante de création et de modification de documents. Grâce à une interface de type drag & drop et à l’intégration directe avec Microsoft Word, les utilisateurs peuvent concevoir des modèles personnalisés facilement.

L’éditeur permet de générer tous les types de documents nécessaires : lettres types, listes, fiches personnalisées, étiquettes, statistiques, rapports, etc. Par conséquent, ces documents peuvent être ajoutés aux documents officiels et restent modifiables à tout moment.

Flux et processus du dossier

Définition des étapes. La mise en place de flux se fait en fonction de la situation ou de l’état du dossier.
Documentation du parcours. Les utilisateurs peuvent décrire toutes les étapes de la vie du bénéficiaire et les attribuer à des rôles.
Suivi et rapports. Suivi détaillé, via toutes les pages, le journal de bord et la constitution de rapports.
Evaluation des processus. Possible d’interroger le système sur les processus en cours pour évaluer où en est le bénéficiaire dans son parcours.

Suivi des événements

Journal de bord. Élément central dans le dossier administratif, il regroupe des événements paramétrables tels que les incidents, accidents ou hospitalisations. Ces éléments permettent un suivi détaillé. Par exemple, une hospitalisation peut être journalisée de manière précise. De cette façon, l’équipe assure un suivi structuré et exploitable dans le temps.

L’utilisateur peut enrichir l’événement en y ajoutant la notion de temporalité. Il saisit chaque visite dans le dossier, ce qui garantit une traçabilité complète. En cas de changement dans la date prévue de retour à l’institution, le système peut automatiquement générer un e-mail à destination des acteurs concernés.

Prestations. L’utilisateur peut également définir une prestation selon différentes formes. Par exemple, il peut créer un atelier avec un nombre de places limité. À cela s’ajoute un système de comparaison qui affiche en temps réel le nombre de places restantes. Ainsi, il devient plus simple de gérer les capacités d’accueil, sans avoir à recalculer manuellement les disponibilités.

Suivi et statuts. Les organisateurs s’appuient sur des listes et des vues détaillées pour connaître, atelier par atelier, les disponibilités restantes. Chaque attribution de prestation possède un statut et une date d’acceptation. Lorsque l’utilisateur accepte la prestation, elle est intégrée automatiquement dans les plannings. À l’inverse, s’il la refuse, elle reste en attente dans le système. Cependant, les données liées à la demande initiale sont conservées, ce qui garantit la traçabilité des décisions.

Gestion des acteurs autour du bénéficiaire en situation de handicap

Base d’acteurs centralisée. L’utilisateur référence dans une base d’acteurs tous les intervenants internes ou externes liés au dossier du bénéficiaire (médecin, assistant socio-professionnel, ergothérapeute, responsable administratif, etc.).

Conservation historique. Contrairement à d’autres solutions, SAINet permet d’avoir plusieurs acteurs de même type. De plus, il en conserve l’historique. Ces acteurs sont dans une table unique avec plusieurs rôles.

Partage entre sites. Par ailleurs, tout en garantissant la confidentialité, les utilisateurs peuvent mutualiser les acteurs entre les sites, en ne rendant visibles que certaines informations.

Rôles multiples. Le rôle d’un acteur dans le dossier du bénéficiaire peut être multiple : il peut être à la fois père, tuteur et médecin.

1.2 Planification et gestion des temps d’un bénéficiaire

Intégration du dossier. Le module d’intégration du dossier est directement lié au dossier du bénéficiaire. Concrètement, il permet de gérer un planning, similaire à Google Agenda, dans lequel sont intégrés les besoins spécifiques du bénéficiaire (rendez-vous, prestations, etc.). Une fois réalisés, ces événements sont automatiquement ajoutés au journal du bénéficiaire. Ainsi, les utilisateurs conservent une vision complète de la trajectoire des prestations, qu’elles soient passées ou à venir.

Projection des événements. Le contenu du dossier, ainsi que les pages de traitement, servent à établir une planification claire pour chaque événement à venir. Par la suite, le professionnel peut partager l’agenda avec le bénéficiaire, mais aussi avec le lieu concerné.

Agenda partagé. Tous les rendez-vous générés par le planning, qu’ils soient individuels ou classés par type d’événement, sont intégrés à la planification globale. De ce fait, ils apparaissent dans les agendas de tous les acteurs et secteurs concernés. En déplacement, chacun peut consulter son agenda en filtrant par sujet, période ou bénéficiaire. Ainsi, les professionnels gagnent en efficacité, tout en conservant une vision claire de leurs priorités.

1.3 Planification et gestion des ressources

Variété des ressources. De multiples ressources peuvent s’intégrer dans la planification. Par exemple, il est possible d’y inclure les acteurs, les salles de réunion, les ateliers, les résidences, les lieux d’accueil de jour, ou encore les bus.

Optimisation. Grâce à la gestion centralisée des ressources, il devient possible d’optimiser leur utilisation tout en évitant les conflits de planification.

Facturation intégrée. L’utilisation de ces ressources permet non seulement de suivre les occupations et de communiquer sur les réservations, mais surtout, de gérer efficacement la facturation.

1.4 Gestion d’admission d’une personne en situation de handicap

Dossier simplifié. Les utilisateurs conservent toutes les admissions sous forme de dossiers simplifiés. Ainsi, ils peuvent à la fois tracer les inscriptions et générer des statistiques précises.

Anticipation. Ces dossiers permettent d’anticiper les prévisions d’arrivées, de départs et de mutation, et ainsi gérer de manière optimale l’utilisation des ressources, allant des places d’accueil aux interventions.

Validation des demandes. Une fois qu’il valide une demande, l’utilisateur l’officialise en tant que dossier effectif, généralement en modifiant le statut du bénéficiaire. Ensuite, il met à jour les listes d’attente à partir de ces demandes d’admission. Cela permet de garantir une vue claire et actuelle sur la disponibilité des ressources internes et externes pour une période donnée.

1.5 Comptabilité personnelle pour gérer le budget d’un bénéficiaire

Le module de comptabilité personnelle de SAINet permet une gestion claire et centralisée des finances de chaque bénéficiaire. De plus, il répond aux exigences spécifiques du secteur de l’action sociale, en garantissant à la fois rigueur, transparence et traçabilité. Ainsi, les professionnels peuvent suivre chaque mouvement financier en toute confiance, tout en respectant les obligations réglementaires.

Suivi des entrées. Enregistrement des allocations, subventions et revenus personnels.

Gestion des dépenses. Catégorisation claire des sorties financières par type et priorité.

Rapports détaillés. Génération d’états financiers adaptés aux besoins administratifs et légaux.

Visibilité partagée. Accès sécurisé pour les professionnels encadrants et les tuteurs légaux.

Grâce à cette comptabilité intégrée, les professionnels peuvent assurer un accompagnement financier personnalisé, ce qui est essentiel pour soutenir l’autonomie progressive des bénéficiaires.

1.6 Mobilité. Important pour le personnel encadrant

Travail sur le terrain par le personnel encadrant auprès des bénéficiaires au sein de l’institution

Badgeage des bénéficiaires. Le badgeage permet une gestion en temps réel des présences et des activités. Ainsi, il facilite à la fois la gestion administrative et la facturation des prestations. Selon les besoins, il peut être réalisé via une tablette ou un smartphone, dans différentes circonstances liées à l’activité de l’institution.

Accès aux informations. Travailler avec des données exactes à tout moment est essentiel dans le domaine de l’action sociale. Grâce à l’intégration complète du dossier du bénéficiaire, les professionnels accèdent rapidement aux informations de base, aux intervenants associés, à la planification prévue, ainsi qu’aux problématiques de santé éventuelles.

Journal de bord. Saisie et consultation du journal bord avec différents événements préprogrammés.

Planning et absences. Les professionnels peuvent consulter à tout moment le planning du bénéficiaire, qu’il s’agisse du court, du moyen ou du long terme. En parallèle, ils ont la possibilité de saisir divers événements, tels que les vacances, les absences (qu’elles soient de courte ou de longue durée), les suppléments, les dépannages ou encore les périodes d’adaptation.

Travail en itinérance directement chez le bénéficiaire

Outils pour des employés itinérants. Le professionnel accède à toutes les informations nécessaire à ses interventions. Il alimente le système permettant le paiement de son salaire, notamment avec les trajets réalisés et la validation ou non des rendez-vous réalisés.

Optimisation des itinéraires. Le professionnel accède à toutes les informations nécessaires à ses interventions. Par ailleurs, il alimente le système qui permet le paiement de son salaire, notamment en enregistrant les trajets effectués et en validant ou non les rendez-vous réalisés.

1.7 Portails pour les bénéficiaires et les tiers payant

SAINet dispose d’un portail web pour les personnes extérieurs à linstitution, comme les bénéficiaires, leur entourage ou les tiers payants. Dans le domaine social, pour chaque client, le déploiement peut être différent, car les besoins sont spécifiques.

Portail pour les demandes d’admission

Les utilisateurs conservent les demandes d’admission sous forme de dossiers simplifiés. À partir de cette base, ils peuvent éditer toutes les statistiques utiles ainsi que les prévisions d’arrivées, de départs et d’occupation des ressources (places d’accueil, classes, appartements, soins, thérapeutes, etc.). Une fois le dossier admis, celui-ci passe automatiquement en statut actif.

Portail bénéficiaire et tiers

Les administrateurs mettent le portail web à disposition des bénéficiaires ou des tiers, en y intégrant les fonctionnalités nécessaires à leurs besoins. Par exemple, un portail demandeur pour les bénéficiaires et les tiers payant permet une gestion évoluée des missions personnelles ponctuelles.

1.8 Archivage et droit à l’oubli dans le contexte sociale

Notre système d’archivage générique et de compilation centralisée permet de gérer facilement les périodes de rétention et de garantir la conformité avec les lois en vigueur. Les clients institutionnels demandent beaucop de spécifique dans ce contexte, car ils sont liés à des législations spécifiques en fonction des bénficiaires qu’ils traitent.

Périodes de rétention. L’utilisateur définit les périodes de rétention des données dans la gestion des dossiers bénéficiaires.

Niveaux d’archivage. L’utilisateur applique ensuite deux niveaux d’archivage : Niveau 1 : il supprime les données sensibles ; Niveau 2 : il anonymise les informations personnelles identifiables.

Récupération des données. La fiche d’enregistrement, disponible au niveau du dossier administratif, permet de récupérer toutes les données y compris les documents sous un format ‘zip’.

Horodatage. SAINet intègre un mécanisme générique qui applique automatiquement une signature électronique à tous les fichiers PDF générés par le système. Ainsi, l’utilisateur peut garantir l’intégrité des documents, notamment dans le cadre de problématiques fiscales ou juridiques, où les fichiers ne doivent plus être modifiables.

2. Modules financiers pour une gestion spécifique de l’Action sociale

2.1 Facturation et suivi des débiteurs

Facturation. Selon un plan de facturation paramétré lors du déploiement, basé sur les règles de l’institution. L’utilisateur relie généralement le plan à la planification théorique et/ou effective des événements ou des prestations en lien avec le bénéficiaire. Il inclut souvent la notion de rétroactif, etc.

Édition et envoi. Les utilisateurs peuvent visualiser et saisir les factures débiteurs, en complément de la génération automatique proposée par SAINet. En quelques clics, ils peuvent éditer les factures, les envoyer par e-mail, ou bien les imprimer pour un envoi postal. Enfin, toutes les factures sont automatiquement intégrées à la comptabilité financière et analytique, garantissant une traçabilité complète.

Gestion complète. Gestion des débiteurs, postes ouverts (encaissement manuel ou automatique des QR Factures), des rappels et des notes de crédit. Outils d’analyse des prestations fournies.

L’utilisateur peut également activer un module de gestion du contentieux, mais ce dernier ne semble pas pertinent dans le contexte du produit SAINet Handicap.

En cas de facturation dans un autre logiciel

Moteur de décompte de facturation automatisé et plan de variables exportés au format CSV. Visualisation et saisie des décomptes complétant la génération automatique.

2.2 Suivi des fournisseurs

SAINet permet une gestion complète des créanciers, y compris leurs multiples adresses de paiement. Dès la saisie, les utilisateurs peuvent enregistrer les factures et paiements, automatiser les ordres de paiement, appliquer les conditions de règlement et réaliser des analyses précises. Par ailleurs, le système prend en charge la gestion des clés de répartition, tant financière qu’analytique. De la saisie initiale aux écritures comptables, chaque pièce de facture est suivie dans l’ensemble de l’application. Enfin, des statistiques détaillées permettent d’analyser les dépenses par structure. Le module prend aussi en charge le scanning en masse des factures, pour gagner du temps et fiabiliser la numérisation.

2.3 Gestion de la paie

SAINet prend en charge la gestion complète de la paie à partir du plan de salaire Swissdec. Lors du déploiement, les types de salaires sont paramétrés selon les spécificités de l’organisation. Les bulletins de salaire peuvent être générés automatiquement. En complément, il est possible d’y faire apparaître des lignes de salaires additionnelles, au-delà du format standard. Par souci de praticité, ces bulletins peuvent être transmis par e-mail aux collaborateurs. Le paiement des salaires est réalisé sous la forme de fichiers XML conformes à la norme ISO 20022. Enfin, SAINet permet également la sortie des certificats de salaires officiels suisses et l’intégration directe des données de paie dans la comptabilité financière.

2.4 Comptabilité générale, financière et analytique

Gestion du plan comptable. Saisie des écritures. Édition du bilan et du grand livre. Gestion budgétaire, comparaisons annuelles, analyses. Plan de rubrique adapté. Budgets, analyses, intégration avec la comptabilité financière, débiteurs et fournisseurs.

3. Modules pour la gestion des Ressources humaines

Les modules Ressources Humaines de SAINet offrent une couverture complète de la gestion du personnel. Depuis le dossier de l’employé jusqu’au portail collaborateur, chaque étape du parcours professionnel est prise en compte. Le dossier de l’employé centralise toutes les pages nécessaires pour définir, suivre et actualiser la vie du collaborateur au sein de l’entreprise, du recrutement jusqu’au départ. Ainsi, les responsables RH disposent d’une vue globale, structurée et évolutive.

3.1 Dossier, postes et fonctions dédiés à la variété des métiers du domaine de l’Action sociale

Le dossier employé centralise toutes les informations durant le parcours professionnel au sein de l’entreprise.

Données de base. Identité, données personnelles, adresse résidence, codes calcul, coordonnées bancaires, statistiques, téléphones et mails, documents confidentiels, vaccin, documents.

Contrats, postes, présences. Entrées et sorties, contrats multiples, hiérarchie et référents, planning, décomptes des temps, autorisation de pratiquer, conditions d’accueil.

Situation familiale et fiscale. Enfants, conjoint.

Assurances. Données LPP, Annonce EMA, LPP et CAF, Annonce AVS

Impôts à la source. Activité conjoint, codification, annonce EMA, infos. complémentaires.

Salaires et primes. Certificats de salaire, salaires mutiples, bulletin.

Ressources humaines. Compétences, formations, évaluations

3.2 Planification et gestion des temps des employés

Planification flexible. Organisation du travail à long terme et gestion des imprévus quotidiens.

Vue agenda intégrée. Interface type ‘Google agenda’ pour visualiser ses plannings personnels.

Événements configurables. Saisie d’activités ponctuelles ou récurrentes avec catégorisation détaillée.

Suivi du temps réel. Enregistrement via badgeage ou saisie manuelle des heures effectives.

3.3 Décompte des temps employés

Décomptes et calculs. Décomptes des temps, calcul selon un plan de décomptes employés paramétré lors du déploiement. Temps contractuels, complémentaires, supplémentaires avec suivi des détails d’activités si souhaité.

Absences et vacances. Gestion complète des absences et congés avec validation par les responsables et suivi des quotas. Gestion des vacances : droits, prises, validation par le responsable.

Timbrage et rapports. Tableaux de suivis des temps employés. Enregistrement des activités détaillées et génération de décomptes mensuels et annuels.

Incapacités. Suivi des certificats médicaux et calcul automatique des réductions de temps de vacances.

3.4 Portail employé self-service

Un espace personnel sécurisé pour chaque employé, accessible via identifiants uniques.

Le dashboard d’entrée centralise toutes les fonctionnalités essentielles au quotidien professionnel.

Mise à jour des informations personnelles selon les droits attribués.

Consultation des fiches et certificats de salaire.

Visualisation et gestion du planning via l’agenda intégré.

Système de badgeage et suivi des heures travaillées.

Gestion des demandes de congés avec flux de validation.

Déclaration des absences avec catégorisation détaillée.

Etc.

4. Gestion électronique des documents

4.1 GED N1 – Gestion décentralisée des documents

Ce module permet la gestion des documents entrants et sortants liés au métier, à la finance et aux ressources humaines. L’utilisateur raccorde chaque module choisi à ce module global. Les documents ainsi enregistrés sont directement accessibles à travers l’application.

L’utilisateur enregistre les documents directement sous forme de notes, dans des champs dédiés à chaque type de contenu. D’une part, cela concerne les documents émis par l’institution (courriers, factures, rappels, décomptes, bilans, etc.). D’autre part, il peut également archiver les documents liés aux bénéficiaires, tels que les pièces justificatives, attestations ou documents administratifs divers.En parallèle, SAINet permet la rédaction de modèles types (contrats, courriers, communications) afin de gagner du temps et d’harmoniser les échanges.

Indexation de tous les documents pour une recherche rapide selon le contenu. Gestion des processus de distribution/transmission des documents d’un collaborateur à l’autre. Notification par courriel de la transmission du document. Rappel de SAINet, du dossier, du document depuis le mail. Droits sur les documents basés sur les pages.

SAINet utilise une GED décentralisée. Les utilisateurs peuvent déposer des documents à n’importe quel endroit dans l’application. Sur l’enregistrement sélectionné ou le champ de saisie.

4.2 GED N2 – Scan en masse

Ce module de GED de niveau 2, permet le scanning en masse des factures fournisseurs.

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