Fonctionalité ‘Cantines scolaires’

Gestion des cantines scolaires, 16ème fonctionnalité au coeur du portail de communication 'Parents'

Rédigé par D. Waldmeyer, le 3 octobre 2023

La gestion des cantines scolaires est un sujet du quotidien pour des milliers de familles. Les organismes qui les gèrent peuvent proposer SAINet et sa fonctionnalité ‘Cantine scolaire’ au sein du portail parents qui compte d’ores et déjà plusieurs dizaines de fonctionnalités pour dynamiser la relation structure d’accueil de jour – parents.

La fonctionnalité ‘Cantines scolaires*’ permet aux parents, aux administrations et aux autres acteurs externes, comme des fournisseurs, de gérer numériquement les différents flux qui ont lieu pour que les enfants puissent bénéficier d’un repas de midi ou un tout autre moment de la journée.

Les besoins spécifiques de nos futurs clients ou clients actuels pourront être pris en compte de manière usuelle, grâce à l’environnement paramétrable de SAINet.

La fonctionnalité ‘Cantine’ au sein du portail parents ; que propose-t-elle aux parents ?

La cantine, un lieu de socialisation pour les enfants et l'assurance d'avoir un bon repas tous les jours.

Cette 16ème fonctionnalité offre aux parents, et par extension aux institutions (lieu d’accueil de jour et les écoles), de nouvelles possibilités de gestion 100% intégrée. Voyons les possibilités qui sont offertes.

A. Inscription des parents

SAINet permet aux parents qui ne seraient pas d’ores et déjà inscrits auprès de l’institution dans le cadre du préscolaire ou du parascolaire, de le faire via le portail d’inscription. Les parents remplissent un formulaire qui permet de constituer le dossier de l’enfant. Informations de base de l’enfant, des parents ou autre personnes ayant l’autorité, validation de la charte, remise d’une attestation de médecin en cas d’allergie ou de tout autre document, etc. Ensuite, les parents reçoivent un utilisateur et mot de passe pour bénéficier du portail et gérer l’accès à la cantine scolaire de leur enfant.

B. Gestion du planning des repas, des régimes alimentaires et des allergies

Planification et régularité. Interface intuitive pour les parents basé sur le dossier de l’enfant avec planification des jours de fréquentation, options de répétition pour les jours fixes choisis, annonces des absences et inscription ‘last minute’ en fonction des règles de l’institution. Souvent, cela doit être fait avant 8h le matin.

L’administration pré-planifie l’année avec les fermetures officielles. Les vacances, les jours fériés et les événements spéciaux sont intégrés dans le planning des enfants en fonction de la classe dont ils dépendent.

Menus et préférences. Les parents peuvent sélectionner les menus si la cantine scolaire en propose plusieurs.

Choix des régimes alimentaires. Végétarien, végétalien, sans gluten, sans lactose, halal, etc.

Gestion des allergies et restrictions alimentaires. Avec alertes correspondantes le cas échéant.

Facturation et paiement. Elle est intégrée au module de facturation automatisée qui prend notamment en compte la gestion des présences et des absences et qui permet la génération des factures selon les habitudes de l’institution : paiement d’avance, après les prestations, etc. Le moteur de facturation permet également de profiter du système rétroactif qui simplifie la gestion des comportements non standards des familles. Suppléments, absences, etc.

Le système peut également gérer des paiements fait par avance sous forme de décompte.

En tout temps, les parents bénéficient d’un accès à la fonctionnalité ‘facture’ et peuvent voir où ils en sont au niveau de leur paiement. Ils peuvent également télécharger des attestations pour les impôts par exemple.

C. Interaction et communication

Identification et présence de l’enfant. Utilisation de cartes avec QR code ou puces RFID pour que l’enfant puisse s’enregistrer comme ‘arrivé’ à la cantine scolaire. La fonction de recherche manuelle est aussi possible por le personnel encadrant en cas d’oubli de la carte de l’enfant. En cas d’absence imprévue, une notification est envoyée aux parents sur le portail parents et par mail. Les parents peuvent aussi signaler un incident, perte/vol de la carte, pour regénérer un nouveau code si nécessaire.

D. Gestion Administrative

Gestion, statistiques et reporting. L’administration gère les dossiers des enfants de manière individualisée ou collective.  La fonctionnalité s’intègre parfaitement dans le socle générique SAINet. Les listes, les vues, les template, permettant la réalisation de statistiques, graphiques sont disponibles. Présence, décompte de repas par type de menu, etc. Cela permet un suivi des tendances de l’utilisation des infrastructures pour prévoir les besoins futurs et rendre des comptes à un niveau hiérarchique supérieur.  Les modules ‘facturation’, ‘suivi des débiteurs’ et ‘comptabilité’ sont intimement liés à la fonctionnalité.

E. Aspects Techniques

Sécurité et Confidentialité. L’aspect de sécurité est un élément central de la solution SAINet et qui est régulièrement audité afin de protéger au maximum les utilisateurs et leur données. Les différentes librairies utilisées sont tenues à jour, le communications ainsi que les données sensibles (mots de passe) sont chiffrées.

F. Support

Tutoriels courts et efficaces pour les familles. Documentation en ligne détaillée – aide en ligne – pour l’administration.

G. Personnalisation et évolutivité

Paramétrisation étendue : adaptable aux besoins spécifiques de chaque établissement. Options pour ajouter/modifier des fonctionnalités en fonction de la demande.

G. Personnalisation et évolutivité

Paramétrisation étendue : adaptable aux besoins spécifiques de chaque établissement. Options pour ajouter/modifier des fonctionnalités en fonction de la demande.

H. Côté Fournisseurs, les traiteurs

Accès au portail et possibilité de mettre à jour les menus de la semaine.

Dans le futur, et sur demande, pour des cuisines directement sur place : gestion des stocks pour les cuisines internes : suivi des ingrédients et matières premières. Alerte pour les niveaux bas de stock, intégration avec les fournisseurs pour une mise à jour automatisée.

Retour sur le portail parents, dit ’portail de communication’

Portail de communication parents et ses 15 fonctionnalités

Le portail de communication parents permet aux parents d’enfants inscrits auprès d’un réseau public offrant un accès au préscolaire via des crèches et garderies, mais également au parascolaire via des UAPE, AES ou APEMS, de disposer de dizaines de fonctionnalités pour la gestion de leur enfant. Les crèches privées, mais aussi les associations de communes ou tout autre institution, permettant l’accueil de jour, peuvent également bénéficier de cet application.

Les parents bénéficient d’informations en provenance de l’administration ou du groupe de leur enfant. Ils peuvent faire des demandes, des annonces, transmettre des documents et gérer des autorisations.

Voici un résumé des fonctionnalités :

  1. News. Les parents ont accès aux communications en provenance de l’institution sur différentes actualités. Soirée de parents, nouvelles directives, demande de renouvellement, etc.
  2. Journal de vie. Les parents profitent d’un retour virtuel donnant accès aux informations sur les faits marquants de la journée de leur enfant.
  3. Retards. Les parents annoncent des retards en temps réel lorsqu’ils n’ont pas la capacité d’arriver à l’heure pour chercher leur enfant.
  4. Absences. Les parents annoncent des absences de leur enfant, qu’elles soient courtes ou longues, pour des raisons de vacances, de maladies ou tout autres moments qui ne permettent pas à leur enfant d’être présent selon son planning prévu.
  5. Suppléments. Les parents demandent des suppléments lorsqu’ils ont besoin d’un soutien supplémentaire pour garder leur enfant. Le réseau consulte les disponibilités et rend une décision dans les meilleurs délais.
  6. Communiquer. Les parents transmettent des informations ou de questions à la structure.
  7. Intervenants. Les parents communiquent au lieu d’accueil de jour les personnes qui ont le droit ou non de venir chercher leur enfant.
  8. Santé. Les parents fournissent des informations globales en termes de maladie, de prise de médicaments, etc. à long terme.
  9. Prise de médicaments. Les parents annoncent des médicaments que doit prendre leur enfant de manière ponctuelle, quand et à quelle heure.
  10. Vaccination. Les parents remettent les informations concernant les vaccins que leur enfant a reçu.
  11. Allergies et alimentation. Les parents annoncent différentes allergies dont souffre leur enfant et quel aliment il ne peut pas manger.
  12. Contrat. Les parents visualisent l’état de leur contrat, de leurs fréquentations actuelles. Nils peuvent effectuer de nouvelle demandes de fréquentation avec leur inscription dans la liste d’attente.
  13. Factures. Les parents restent au courant des échéances de factures, des paiements comptabilisés, des factures ouvertes, de l’historique des factures et des factures en pdf.
  14. Irréguliers. Les parents choisissent et transmettent leurs plannings irréguliers grâce aux périodes mises à disposition par la structure.
  15. Résiliation. Les parents retrouvent les articles du contrat concernant la résiliation. Ils résilient le contrat à travers un Template qui s’autogénère. Ils impriment, scannent et remontent la résiliation dans la fonctionnalité.

Entités professionnelles visées

Etablissements accueillant des cantines

Le portail parents – respectivement la fonctionnalité « Cantines scolaires » – peut être mis à disposition des entités suivantes :

A. Crèches et Garderies (préscolaire)

Avec la population active, de nombreuses familles dépendent des crèches et garderies. Avec la fonctionnalité ‘Cantines scolaires’, les institutions peuvent bénéficier d’une meilleure gestion de leur service de repas. Les crèches et garderies plébiscitent d’ores et déjà le portail parents, l’ajout de cette fonctionnalité vient parfaire ce module.

Institutions d’Accueil de Jour pour Enfants (UAPE)

Ces structures parascolaires, spécifiques à la Suisse, offrent des services parascolaires aux enfants. La gestion des repas est un élément clé de leur service. Les UAPE plébiscitent d’ores et déjà le portail parents, l’ajout de cette fonctionnalité viendra parfaire ce module.

B. Municipalités et Communes

Les municipalités et communes jouent un rôle majeur dans la gestion des services publics, dont les écoles et les cantines scolaires. Elles cherchent régulièrement des solutions pour améliorer la gestion des cantines scolaires à l’échelle locale.

Écoles Publiques et Privées

Qu’elles soient publiques ou privées, SAINet améliore la gestion des cantines scolaires et représente un intérêt évident de gestion intégrée.

C. Entreprises de Restauration Scolaire

Certaines entreprises se spécialisent dans la fourniture de repas pour les écoles. Elles sont intéressées par ce type de solution qui facilite leur coordination avec les écoles.

D. Grandes Entreprises avec des services de Garde

De grandes entreprises offrent des garderies pour les enfants de leurs employés. Une solution de gestion de cantine scolaire pourrait être attrayante pour elles.

E. Associations de Parents d’Élèves

Ces groupes ont besoin d’aide et plaident en faveur de l’adoption d’une telle solution pour améliorer la qualité et la gestion des repas scolaires.

Conclusion

Si vous avez un intérêt à découvrir la fonctionnalité ‘Cantines scolaires’, respectivement le portail parents, contactez-nous pour une démonstration. info[at]sai-erp.net | Objet : [Entité] – demo. Cantines scolaires.

 

*La fonctionnalité ‘Cantines scolaires’, telle que présentée, sera disponible d’ici la fin de l’année 2023.

 

Vous pouvez télécharger cet article de blog au format PDF ICI.

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