Externalisez votre administration et vos finances avec SAI ERP

Dans un contexte où la gestion administrative, financière et pédagogique des structures d’accueil de la petite enfance devient de plus en plus complexe, SAI DayCare Services se présente comme une solution innovante et éprouvée.

Forts d’une expertise acquise par la vente du logiciel SAINet DayCare, qui gère aujourd’hui plus de 9 000 places d’accueil de jour, les experts de SAI ERP mettent désormais leur savoir-faire au service des structures de plus petite envergure, accueillant entre 14 et 66 places.

Dans cet article, nous vous expliquons en détail comment SAI DayCare Services transforme la gestion de votre établissement, en vous permettant de vous concentrer sur l’essentiel : la gestion pédagogique, l’accompagnement des ressources humaines et la relation avec les parents.

La gestion d’une institution d’accueil de la petite enfance implique un ensemble de responsabilités et de tâches administratives qui, si elles ne sont pas maîtrisées, peuvent rapidement devenir chronophages.

Entre la facturation, la gestion des paies, la comptabilité, la coordination des équipes et la communication avec les parents, chaque minute passée sur des tâches administratives est une minute de moins consacrée à l’essentiel : l’accompagnement et le développement des enfants.

Les Enjeux pour les Institutions de Petite Taille.

Les structures accueillant entre 14 et 66 places sont souvent confrontées à des défis spécifiques :

• Une organisation administrative lourde pour une petite équipe : La multiplication des tâches administratives peut conduire à des erreurs, des retards, des pertes d’informations et une surcharge de travail pour les équipes qui peut amener à une gestion moins bonne des enfants mais aussi à une baisse du chiffre d’affaires.
• Des ressources limitées : Contrairement aux grandes institutions, les petites structures ne disposent pas toujours d’un service administratif interne dédié, ce qui rend la gestion financière et la paie encore plus délicate.
• La nécessité d’un accompagnement expert : Pour garantir la qualité des services et la conformité aux exigences légales, l’expertise d’un partenaire spécialisé devient une alternative idéale.
• La gestion métier au quotidien, c’est à dire l’accueil des enfants, la relation avec les parents et en miroir, la gestion des ressources humaines.

SAI DayCare Services a été conçu pour répondre précisément à ces besoins. En proposant une délégation complète de la gestion administrative et financière (les 3 premiers points), le service permet aux responsables de se concentrer sur leur cœur de métier. En optant pour ce service, vous bénéficiez d’une expertise de plus de dix ans, soutenue par un logiciel expert (4ème point), mis à disposition gracieusement, et des processus éprouvés par SAI ERP pour des institutions privées ou publiques.

Pour vous apporter un soutien complet, SAI DayCare Services se décline en quatre prestations clés qui couvrent l’ensemble des besoins administratifs et financiers de votre institution. Découvrons ensemble chacune de ces prestations :

1. Facturation et Suivi des Débiteurs.

La facturation représente souvent l’un des aspects les plus sensibles et chronophages de la gestion d’une institution. Avec SAI DayCare Services, bénéficiez d’un service complet qui inclut :

• Génération automatisée des factures : Fini les erreurs manuelles, grâce à un processus automatisé qui vous garantit précision et rapidité.
• Contrôle et envoi des factures : Chaque facture est vérifiée et envoyée par email pour éviter les retards. Pour les parents qui préfèrent le format papier, un supplément est appliqué, garantissant ainsi une gestion claire et transparente.
• Gestion des encaissements et rappels : Le suivi des paiements est optimisé grâce à un système de relance automatique qui va jusqu’à la mise en demeure, vous permettant de sécuriser vos flux de trésorerie.
• Attestation annuelle pour les impôts : Les parents disposent d’un document officiel et conforme pour leurs déclarations fiscales.

Cette prestation vous permet de déléguer en toute sérénité la gestion des débiteurs et la facturation, libérant ainsi un temps précieux pour le développement pédagogique et relationnel de votre institution.

2. Paie et Bulletins.

La gestion des salaires est un domaine sensible qui nécessite précision et conformité avec la législation en vigueur. SAI DayCare Services vous propose :

• Génération des salaires : Le processus de paie est intégré dans le logiciel SAINet DayCare, assurant une gestion fluide et sécurisée.
• Émission des certificats de salaires : Chaque collaborateur reçoit un document certifié conforme, garantissant la transparence et la légalité des procédures.
• Conformité avec Swissdec 5 : Les bulletins de salaire respectent les standards suisses en matière de gestion salariale, vous assurant ainsi une conformité totale.

En externalisant la gestion de la paie, vous bénéficiez d’un partenaire expert qui assure la régularité des opérations, tout en vous permettant de vous concentrer sur l’accompagnement et le suivi de vos équipes.

3. Comptabilité Financière et Analytique.

La tenue de la comptabilité est essentielle pour assurer une vision claire de la santé financière de votre institution. SAI DayCare Services propose une offre complète qui inclut :

• Gestion et paiement des fournisseurs : Optimisez vos relations fournisseurs grâce à une gestion intégrée qui permet de suivre les paiements en temps réel.
• Intégration comptable des paiements : Que ce soit pour les débiteurs, les fournisseurs ou les salaires, tous les paiements sont intégrés dans un système de comptabilité financière robuste.
• Bouclement annuel : La clôture des comptes est facilitée par un processus de bouclage annuel rigoureux, garantissant la conformité aux normes comptables.
• Comptabilité analytique : Une ventilation détaillée des dépenses permet de suivre les coûts par structure ou groupe d’enfants, offrant ainsi une vision fine de la répartition des charges.

En choisissant SAI DayCare Services, vous optez pour une gestion comptable précise et transparente, indispensable pour la pérennité et le développement de votre établissement.

4. Assurances et Déclaration des sinistres (accident et maladie).

Le service SAI DayCare inclut des prestations spécifiques pour les assurances sociales et les assurances liées à la LAA/LAAC et à l’IJM :

• Décomptes AVS, LAA, LAAC, IJM et LPP : Chaque institution bénéficie d’un suivi détaillé des assurances sociales, garantissant une couverture adaptée à chaque situation.
• Gestion des déclarations d’accident et de maladie : En cas d’accident, le processus de déclaration et de renouvellement est géré par des experts, vous permettant ainsi de vous concentrer sur la qualité des soins et l’accompagnement des enfants.

Grâce à ces services, votre institution est en mesure de respecter les obligations légales, garantissant le paiement de vos collaborateurs et d’être remboursé à temps.

Au cœur de SAI DayCare Services se trouve le logiciel SAINet DayCare, développé en étroite collaboration avec des professionnels de l’enfance. Cet outil performant est conçu pour répondre à l’ensemble des besoins de gestion d’une institution d’accueil. Découvrons ensemble ses principales fonctionnalités :

Des Modules Adaptés à Chaque Aspect de la Gestion.

1. Module Métier.

Le module métier de SAINet DayCare offre une gestion complète des informations relatives aux enfants et aux intervenants :

• Portail de préinscription : Facilitez l’accueil des nouveaux enfants grâce à un processus de préinscription en ligne simple et intuitif.
• Dossier complet des enfants et des intervenants : Chaque dossier intègre des informations générales, une planification, des données de santé et des éléments de facturation. Cela permet un suivi personnalisé et sécurisé.
• Liste d’attente globale, planification des places et gestion des temps : Une gestion optimisée des inscriptions et des créneaux horaires, adaptable à toutes les configurations.
• Web application pour le personnel encadrant : Une application mobile permet au personnel de gérer en temps réel les absences, le badgeage, le journal de vie, l’agenda, et même de dépanner en cas d’urgence.
• Portail parents : les parents sont des acteurs importants qui participent à la gestion de l’enfant au sein de l’institution à travers un portail qui leur permet de communiquer avec la structure par des annionces et de bénéficier d’informations importantes.

2. Module Ressources Humaines.

La gestion des ressources humaines est facilitée par des outils dédiés :

• Dossier de l’employé, planification des ressources, gestion des temps et décomptes : Chaque collaborateur dispose d’un dossier complet, et la planification des horaires se fait de manière intuitive en miroir des places des enfants, ainsi que le suivi des décomptes mensuels et annuels.
• Portail RH : Les collaborateurs peuvent consulter et gérer eux-mêmes leurs informations, ce qui renforce la transparence et l’autonomie au sein de votre institution.

3. Module Facturation et Paie.

Intégrant des processus automatisés, ce module simplifie la gestion financière :

• Facturation automatisée : Une génération et un suivi rigoureux des factures permettent une gestion transparente des débiteurs.
• Salaires Swissdec 5 : Le module de paie intègre les normes suisses, garantissant une conformité totale avec la réglementation en vigueur.

4. Module Comptabilité et Gestion Électronique des Données (GED).

La gestion documentaire et comptable se voit optimisée grâce à :

• Une intégration comptable complète : Suivi des fournisseurs, bouclage annuel et gestion analytique.
• La GED pour les documents essentiels : De nombreux documents nécessaires au quotidien sont centralisés, facilitant l’accès et la sécurisation des données.

La Sécurité et l’Hébergement en Suisse.

La sécurité des données est une priorité absolue. SAINet DayCare garantit :

• Le droit à disposer de ses données et à l’oubli ainsi que l’accès à un système d’archivage efficace : Une gestion conforme aux exigences légales, notamment en ce qui concerne la possiblité pour une famille de récupérer l’entier de ses données. De plus, une fois les familles parties, un système d’archivage permet la destruction des données sensibles et l’anonymisation des données personnelles, afin de continuer à bénéficier des statistiques.
• Un hébergement en Suisse : En partenariat avec des hébergeurs locaux, la maintenance du serveur, les backups et la sécurité des données sont assurés dans un cadre réglementé et sécurisé.

En combinant une expertise technique reconnue et une collaboration étroite avec des professionnels de l’enfance, SAINet DayCare se positionne comme un outil incontournable pour une gestion efficace et moderne de votre institution.

Au-delà de la simple délégation des tâches administratives et financières, SAI DayCare Services accompagne à court, moyen et long terme l’institution. Ce suivi régulier vise à instaurer une méthode de travail structurée et à garantir une utilisation optimale du logiciel SAINet DayCare selon les procédures éprouvées par SAI ERP.

Un Accompagnement Progressif et Adapté à Vos Besoins.

Phase à Court Terme : Mise en Place de la Systématique de Travail.

• Validation des processus et récupération des données importantes : Dès le début de l’accompagnement, une séance de coordination permet de mettre en place les processus adaptés à votre institution.
• Formation initiale et réponses aux questions : Des sessions de formation hebdomadaires, puis bi-mensuelles et mensuelles, vous permettent de maîtriser l’outil SAINet DayCare et de l’intégrer efficacement dans votre quotidien.

Phase à Moyen et Long Terme : Suivi Hebdomadaire et Coordination Régulière.

• Séances de coordination hebdomadaires : Des réunions de 15 à 30 minutes permettent de faire le point sur les éléments clés de la gestion administrative et financière.
• Vérification des dossiers et des opérations : Des points réguliers sur la facturation, la gestion des absences, le suivi des rappels et la vérification des dépannages garantissent une bonne tenue de vos dossiers.
• Adaptation aux évolutions : Que ce soit pour les remplacements, l’adaptation des salaires ou la gestion des accidents, un suivi personnalisé vous permet de réagir rapidement et efficacement aux changements.

Cet accompagnement personnalisé vous assure de bénéficier d’un soutien constant et de rester informé des meilleures pratiques de gestion, tout en vous offrant la possibilité de poser vos questions et de résoudre rapidement les éventuels problèmes.

En optant pour SAI DayCare Services, vous choisissez une solution complète qui apporte de nombreux bénéfices :

Gain de Temps et Réduction de la Charge Administrative.

En déléguant la gestion administrative et financière à un partenaire expert, vous libérez du temps pour vous concentrer sur les aspects pédagogiques et relationnels de votre métier. Ce gain de temps se traduit par :

• Une meilleure qualité de vie pour la direction et les équipes : Moins de tâches répétitives et administratives permettent à vos collaborateurs de se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée.
• Une gestion plus efficace et sécurisée : Les processus automatisés et la vérification régulière des dossiers minimisent les risques d’erreurs et garantissent une gestion transparente.

Une Expertise Reconnue et une Conformité Assurée.

Grâce à une expérience de plus de dix ans et à un logiciel expert éprouvé, SAI DayCare Services vous offre :

• La garantie de respecter toutes les obligations légales : De la facturation à la paie, en passant par la comptabilité, toutes les opérations sont effectuées dans le respect des normes en vigueur.
• Un accompagnement expert et personnalisé : L’équipe SAI ERP est à vos côtés pour vous conseiller et vous former, afin d’assurer une transition en douceur et une utilisation optimale des outils.

Une Vision Globale et Intégrée de Votre Gestion.

En centralisant l’ensemble des processus administratifs et financiers, SAI DayCare Services vous permet d’avoir une vision globale de la santé de votre institution :

• Un suivi en temps réel de la facturation et des paiements : Grâce à l’automatisation des processus, vous êtes toujours informé de l’état de vos finances.
• Une gestion des ressources humaines optimisée : Le module dédié à la planification des horaires et au suivi des temps facilite la coordination de vos équipes.
• Une intégration complète des informations : Du dossier des enfants aux documents comptables, chaque donnée est centralisée pour une meilleure gestion et une prise de décision éclairée.

La Sécurité et la Confiance d’un Partenaire Local.

Enfin, en choisissant SAI DayCare Services, vous optez pour un hébergement et une maintenance en Suisse, gages de sécurité et de confidentialité des données :

• Un hébergement local et sécurisé : Vos données sont protégées selon les normes les plus strictes, vous assurant ainsi une tranquillité d’esprit.
• Un partenariat de confiance : L’expérience et la réputation de SAI ERP dans le domaine de la petite enfance vous garantissent un accompagnement fiable et adapté à vos besoins.

De nombreux gestionnaires de crèches et garderies ont déjà fait le choix de SAI pour optimiser leur gestion quotidienne. Voici quelques témoignages qui illustrent l’impact positif de cette solution :

‘Grâce à SAI DayCare Services, nous avons considérablement réduit le temps passé sur les tâches administratives. Ma directrice peut désormais se concentrer plus sur l’accompagnement des enfants et la qualité des activités pédagogiques. La coordination hebdomadaire et l’accompagnement personnalisé sont de véritables atouts pour notre institution.’

— Propriétaire d’une crèche privée

‘La gestion de la paie et des facturations était toujours un casse-tête pour nous. Avec le logiciel SAINet DayCare et l’accompagnement de SAI DayCare Services, nous bénéficions d’un suivi rigoureux et automatisé qui nous permet de nous concentrer sur notre mission première : le bien-être des enfants.’

— Responsable financier d’une crèche subventionnée

Ces témoignages démontrent que l’adoption de SAI DayCare Services ne se limite pas à une simple externalisation administrative. Il s’agit d’un véritable partenariat stratégique qui vous aide à gagner en efficacité, en sérénité et en qualité de service.

En résumé, SAI DayCare Services est bien plus qu’un simple service de délégation administrative et financière. C’est une solution intégrée qui vous permet de :

• Optimiser vos processus de gestion grâce à des outils automatisés et des méthodes éprouvées.
• Garantir une conformité totale avec les obligations légales en matière de facturation, paie et comptabilité.
• Libérer du temps pour vous concentrer sur l’essentiel : la gestion pédagogique, l’accompagnement des équipes et la relation avec les parents.
• Bénéficier d’un accompagnement personnalisé avec des séances de formation et de coordination régulières, assurant une transition fluide et une utilisation optimale du logiciel SAINet DayCare.
• Sécuriser vos données grâce à un hébergement local en Suisse et à des processus de maintenance rigoureux.

Que vous soyez une petite structure en quête d’une meilleure organisation ou une institution souhaitant externaliser ses tâches administratives pour gagner en efficacité, SAI DayCare Services est la solution idéale pour répondre à vos besoins.

Si vous souhaitez moderniser la gestion de votre institution d’accueil de la petite enfance et profiter de l’expertise d’un partenaire reconnu, il est temps d’agir. Ne laissez pas les tâches administratives freiner le développement de vos activités pédagogiques et relationnelles. En optant pour SAI DayCare Services, vous faites le choix de la simplicité, de l’efficacité et de la tranquillité d’esprit.

Contactez-Nous pour une Démonstration Personnalisée.

Nous vous invitons à nous contacter dès aujourd’hui pour découvrir comment SAI DayCare Services peut transformer la gestion de votre établissement. Profitez d’une démonstration personnalisée de notre logiciel SAINet DayCare et bénéficiez des conseils de nos experts pour adapter nos solutions à vos besoins spécifiques.

Choisissez votre créneau horaire pour notre rencontre : ici

Rejoignez la Communauté SAI ERP.

Ne manquez pas l’opportunité de rejoindre une communauté d’experts et de professionnels engagés dans la qualité de l’accueil de la petite enfance. Participez à nos webinaires, ateliers et séances de formation pour échanger sur les meilleures pratiques et les innovations qui font la différence dans la gestion de votre institution.

• SAI DayCare Services s’adresse aux structures de petite enfance gérant entre 14 et 66 places, afin de leur permettre de se concentrer sur les aspects pédagogiques, RH et relationnels.
• Quatre prestations de services sont proposées : facturation et suivi des débiteurs, paie et bulletins, comptabilité financière et analytique, ainsi que la gestion des assurances et des déclarations d’accidents.
• Le logiciel SAINet DayCare intègre des modules complets pour gérer tous les aspects de la gestion quotidienne, allant du suivi des inscriptions à la gestion des documents comptables et administratifs.
• Un accompagnement personnalisé assure une intégration fluide et une adaptation continue aux besoins spécifiques de chaque institution.
• La sécurité des données et un hébergement en Suisse garantissent la confidentialité et la conformité aux normes les plus strictes.

En adoptant SAI DayCare Services, vous bénéficiez d’une solution sur-mesure qui allie performance, sécurité et accompagnement expert, vous permettant ainsi d’optimiser la gestion de votre institution et de garantir une qualité de service optimale pour les enfants et leurs familles.

Ne laissez pas les défis administratifs freiner l’épanouissement de votre établissement. Avec SAI DayCare Services, rejoignez les nombreux professionnels de la petite enfance qui ont déjà fait le choix de l’excellence et de l’efficacité. Investissez dans une gestion moderne et performante, et offrez à votre équipe les outils nécessaires pour se concentrer sur ce qui compte vraiment : le bien-être des enfants et l’accompagnement de leurs familles.

Pour toute information complémentaire ou pour programmer une rencontre avec nos experts, n’hésitez pas à nous contacter. Votre institution mérite le meilleur, et avec SAI DayCare Services, vous êtes assurés d’avoir un partenaire à la hauteur de vos ambitions.