Externalisez votre administration et vos finances avec SAI ERP

La gestion administrative, financière et pédagogique des structures d’accueil de la petite enfance devient de plus en plus complexe.
Dans ce contexte, SAI DayCare Services se présente comme une solution innovante et éprouvée.

Les experts de SAI ERP ont acquis une solide expertise grâce à la vente du logiciel SAINet DayCare.
Ce dernier gère aujourd’hui plus de 9 000 places d’accueil de jour, soit 16 200 enfants. Ils mettent désormais ce savoir-faire au service des structures plus modestes, accueillant entre 14 et 66 places.

Dans cet article, nous vous expliquons en détail comment SAI DayCare Services transforme la gestion de votre établissement.
Vous pouvez ainsi vous concentrer sur l’essentiel : la gestion pédagogique, l’accompagnement des ressources humaines et la relation avec les parents.

Un Contexte en Mutation : Les Défis de la Gestion Administrative et Financière dans la Petite Enfance.

Gérer une institution d’accueil de la petite enfance implique de nombreuses responsabilités et tâches administratives.
Si elles ne sont pas maîtrisées, ces tâches peuvent rapidement devenir chronophages.

Facturation, paie, comptabilité, coordination des équipes, communication avec les parents : les tâches administratives sont nombreuses.
Chaque minute qu’on y consacre est une minute en moins pour l’essentiel : accompagner et faire grandir les enfants.

Les Enjeux pour les Institutions de Petite Taille.

Les structures accueillant entre 14 et 66 places sont souvent confrontées à des défis spécifiques :

• Une organisation administrative trop lourde devient vite un frein, surtout pour une petite équipe. La multiplication des tâches entraîne des erreurs, des retards et des pertes d’information. Résultat : les équipes sont surchargées, la qualité d’accueil baisse, tout comme le chiffre d’affaires.
• Les petites structures disposent souvent de ressources limitées, contrairement aux grandes institutions. Sans service administratif dédié, la gestion financière et la paie deviennent encore plus complexes.
• Un accompagnement expert devient indispensable pour garantir la qualité des services et rester conforme aux exigences légales. L’intervention d’un partenaire spécialisé représente alors une solution idéale.
• La gestion quotidienne couvre trois aspects clés : l’accueil des enfants, la relation avec les parents et les ressources humaines.

SAI DayCare Services a été conçu pour répondre précisément à ces besoins. Le service propose une délégation complète de la gestion administrative et financière. Cela permet aux responsables de se concentrer pleinement sur leur cœur de métier. Cette solution vous donne accès à plus de dix ans d’expertise. Vous bénéficiez aussi d’un logiciel professionnel gratuit et de processus éprouvés, utilisés dans le privé comme dans le public.

Les Quatre Prestations de Service de SAI DayCare : Un Partenaire de Confiance pour Votre Gestion.

SAI DayCare Services vous apporte un soutien complet. Il se décline en quatre prestations clés, couvrant tous les besoins administratifs et financiers de votre institution. Découvrons ensemble chacune de ces prestations :

1. Facturation et Suivi des Débiteurs.

La facturation représente souvent l’un des aspects les plus sensibles et chronophages de la gestion d’une institution. Avec SAI DayCare Services, bénéficiez d’un service complet qui inclut :

• Génération automatisée des factures : Fini les erreurs manuelles, grâce à un processus automatisé qui vous garantit précision et rapidité.
• Contrôle et envoi des factures : Chaque facture est vérifiée et envoyée par email pour éviter les retards. Pour les parents qui préfèrent le format papier, un supplément est appliqué, garantissant ainsi une gestion claire et transparente.
• Un système de relance automatique assure un suivi rigoureux des paiements, jusqu’à la mise en demeure si nécessaire. Vous sécurisez ainsi vos flux de trésorerie.
• Attestation annuelle pour les impôts : Les parents disposent d’un document officiel et conforme pour leurs déclarations fiscales.

Vous déléguez en toute sérénité la gestion des débiteurs et la facturation. Résultat : plus de temps pour développer les volets pédagogiques et relationnels de votre institution.

2. Paie et Bulletins.

La gestion des salaires est un domaine sensible qui nécessite précision et conformité avec la législation en vigueur. SAI DayCare Services vous propose :

• Génération des salaires. Le processus de paie est intégré dans le logiciel SAINet DayCare, assurant une gestion fluide et sécurisée.
• Émission des certificats de salaires. Chaque collaborateur reçoit un document certifié conforme, garantissant la transparence et la légalité des procédures.
• Vos bulletins de salaire sont générés selon les standards Swissdec. Vous êtes ainsi assuré d’une conformité totale.

Externaliser la paie, c’est faire appel à un partenaire expert qui garantit la régularité des opérations. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur l’accompagnement et le suivi de vos équipes.

3. Comptabilité Financière et Analytique.

La tenue de la comptabilité est essentielle pour assurer une vision claire de la santé financière de votre institution. SAI DayCare Services propose une offre complète qui inclut :

• Gestion et paiement des fournisseurs. Suivez vos paiements en temps réel grâce à une gestion intégrée. Vous optimisez ainsi vos relations avec les fournisseurs.
• Intégration comptable des paiements. Tous les paiements – débiteurs, fournisseurs et salaires – sont automatiquement intégrés dans un système comptable robuste. Vous assurez une traçabilité claire et centralisée.
• Bouclement annuel. Un processus rigoureux facilite la clôture des comptes en fin d’année. Vous garantissez ainsi la conformité avec les normes comptables.
• Comptabilité analytique. Les dépenses sont ventilées de façon détaillée par structure ou groupe d’enfants. Vous bénéficiez d’une vision fine de la répartition des charges.

SAI DayCare Services vous garantit une gestion comptable précise et transparente. C’est un atout essentiel pour assurer la pérennité et le développement de votre établissement.

4. Assurances et Déclaration des sinistres (accident et maladie).

Le service SAI DayCare comprend des prestations dédiées aux assurances sociales et aux assurances LAA, LAAC et IJM.
Chaque institution bénéficie d’un suivi précis des décomptes AVS, LAA, LAAC, IJM et LPP.
En cas d’accident ou de maladie, nos experts gèrent les déclarations et les renouvellements.
Vous respectez vos obligations légales, garantissez le paiement des salaires, et êtes remboursé dans les délais.

SAINet DayCare : Un Logiciel Expert au Service de la Petite Enfance.

Le cœur de SAI DayCare Services, c’est SAINet DayCare, un logiciel conçu avec des professionnels de la petite enfance. Cet outil performant est conçu pour répondre à l’ensemble des besoins de gestion d’une institution d’accueil. Découvrons ensemble ses principales fonctionnalités :

Des Modules Adaptés à Chaque Aspect de la Gestion.

1. Module Métier.

Le module métier de SAINet DayCare offre une gestion complète des informations relatives aux enfants et aux intervenants :

• Portail de préinscription : Facilitez l’accueil des nouveaux enfants grâce à un processus de préinscription en ligne simple et intuitif.
• Chaque enfant et intervenant dispose d’un dossier complet. Il regroupe les informations générales, la planification, les données de santé et les éléments de facturation. Cela permet un suivi personnalisé et sécurisé.
• Gérez facilement la liste d’attente, la planification des places et le temps de présence. L’outil s’adapte à toutes les configurations et optimise les inscriptions.
• Une application mobile permet au personnel encadrant de gérer les tâches en temps réel. Elle couvre les absences, le badgeage, le journal de vie, l’agenda et les urgences.
• Les parents jouent un rôle actif dans la gestion de leur enfant au sein de l’institution. Grâce à un portail dédié, le portail famille, ils reçoivent les annonces importantes et communiquent facilement avec la structure.

2. Module Ressources Humaines.

La gestion des ressources humaines est facilitée par des outils dédiés :

• Chaque collaborateur dispose d’un dossier complet.
• La planification des horaires se fait en miroir des places enfants, de façon intuitive.
• Les décomptes mensuels et annuels sont suivis automatiquement.
• Le portail RH renforce la transparence et l’autonomie. Chaque employé peut consulter et gérer ses propres informations.

3. Module Facturation et Paie.

Intégrant des processus automatisés, ce module simplifie la gestion financière :

• Facturation automatisée : Une génération et un suivi rigoureux des factures permettent une gestion transparente des débiteurs.
• Salaires Swissdec 5 : Le module de paie intègre les normes suisses, garantissant une conformité totale avec la réglementation en vigueur.

4. Module Comptabilité et Gestion Électronique des Données (GED).

La gestion documentaire et comptable se voit optimisée grâce à :

• Une intégration comptable complète : Suivi des fournisseurs, bouclage annuel et gestion analytique.
• La GED centralise tous les documents essentiels au quotidien. Vous accédez facilement aux données tout en assurant leur sécurité.

La Sécurité et l’Hébergement en Suisse.

Vous conservez le contrôle total sur les données : droit d’accès, droit à l’oubli, archivage conforme.
Les familles peuvent récupérer l’ensemble de leurs données à tout moment.
Lorsqu’elles quittent l’institution, un système sécurisé permet de supprimer les données sensibles et d’anonymiser les autres, tout en conservant les statistiques utiles.

Les données sont hébergées en Suisse, en partenariat avec des fournisseurs locaux.
La maintenance, les sauvegardes et la sécurité sont assurées dans un cadre strictement réglementé.

Grâce à son expertise technique et à sa collaboration étroite avec des professionnels de l’enfance, SAINet DayCare est aujourd’hui un outil incontournable pour une gestion moderne et fiable de votre institution.

La Coordination et l’Accompagnement : Un Suivi Personnalisé pour Garantir Votre Réussite.

SAI DayCare Services va bien au-delà de la simple délégation des tâches administratives et financières.
L’institution bénéficie d’un accompagnement à court, moyen et long terme.
Ce suivi structuré aide votre équipe à adopter des méthodes de travail claires.
Il garantit aussi une utilisation optimale du logiciel SAI DayCare, selon les procédures éprouvées de SAI ERP.

Un Accompagnement Progressif et Adapté à Vos Besoins.

Phase à Court Terme : Mise en Place de la Systématique de Travail.

• Dès le début de l’accompagnement, une séance de coordination est organisée avec votre équipe. Elle permet de valider les processus et de préparer la récupération des données clés.
• Des sessions de formation vous accompagnent dès le départ : d’abord chaque semaine, puis tous les quinze jours, puis chaque mois. Vous maîtrisez ainsi l’outil SAINet DayCare et l’intégrez efficacement à votre quotidien.

Phase à Moyen et Long Terme : Suivi Hebdomadaire et Coordination Régulière.

• Séances de coordination hebdomadaires. Des réunions courtes de 15 à 30 minutes sont organisées chaque semaine. Elles permettent de suivre les points clés de votre gestion administrative et financière.
• Vérification des dossiers et des opérations. Des points réguliers sont faits sur la facturation, les absences, les rappels et les dépannages. Vous assurez ainsi une tenue rigoureuse et à jour de tous vos dossiers.
• Adaptation aux évolutions. Le suivi personnalisé vous aide à gérer les changements en temps réel : remplacements, salaires ou accidents. Vous réagissez rapidement et efficacement à chaque situation.

Cet accompagnement personnalisé vous garantit un soutien constant et un accès aux meilleures pratiques de gestion. Vous pouvez poser vos questions à tout moment et résoudre rapidement les éventuels problèmes.

Les Avantages de SAI DayCare Services pour Votre Institution.

En optant pour SAI DayCare Services, vous choisissez une solution complète qui apporte de nombreux bénéfices :

Gain de Temps et Réduction de la Charge Administrative.

En déléguant la gestion administrative et financière, vous gagnez du temps pour vous recentrer sur l’essentiel : le pédagogique et le relationnel. Ce gain de temps se traduit par :

• Une meilleure qualité de vie pour la direction et les équipes. Moins de tâches administratives répétitives. Vos collaborateurs peuvent se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée.
• Une gestion plus efficace et sécurisée. Des processus automatisés et un suivi régulier des dossiers réduisent les erreurs. Vous bénéficiez d’une gestion claire, fiable et transparente.

Une Expertise Reconnue et une Conformité Assurée.

Grâce à plus de dix ans d’expérience et un logiciel expert, SAI DayCare Services vous offre :

✅ Le respect total des obligations légales

De la facturation à la paie, en passant par la comptabilité, toutes vos opérations sont conformes aux normes en vigueur.

✅ Un accompagnement expert et personnalisé

L’équipe SAI ERP vous conseille et vous forme à chaque étape.
Vous bénéficiez d’une transition fluide et d’une utilisation optimale des outils.

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Une vision globale et intégrée de votre gestion

En centralisant tous vos processus administratifs et financiers, SAI DayCare Services vous offre une vue d’ensemble claire de la santé de votre institution.

✅ Un suivi en temps réel de vos finances

Grâce à l’automatisation, vous êtes informé à tout moment de l’état de la facturation et des paiements.

✅ Une gestion RH simplifiée

Le module dédié à la planification des horaires et au suivi du temps facilite la coordination de vos équipes.

✅ Une intégration complète des données

Dossiers des enfants, documents comptables, plannings… Toutes les informations sont centralisées pour une gestion fluide et une prise de décision éclairée.

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La sécurité et la confiance d’un partenaire local

En choisissant SAI DayCare Services, vous misez sur la sécurité, la confidentialité et la proximité.

Un hébergement en Suisse, sécurisé et conforme

Vos données sont stockées localement, protégées selon les normes les plus strictes.
Vous bénéficiez d’un cadre légal rassurant et d’une totale tranquillité d’esprit.

Un partenariat fiable

L’expérience de SAI ERP dans le domaine de la petite enfance vous garantit un accompagnement adapté, professionnel et durable.

Témoignages et Retours d’Expérience.

Des gestionnaires de crèches et garderies ont déjà fait le choix de SAI pour optimiser leur gestion quotidienne. Voici quelques témoignages qui illustrent l’impact positif de cette solution :

‘Grâce à SAI DayCare Services, nous avons considérablement réduit le temps passé sur les tâches administratives. Ma directrice peut désormais se concentrer plus sur l’accompagnement des enfants et la qualité des activités pédagogiques. La coordination hebdomadaire et l’accompagnement personnalisé sont de véritables atouts pour notre institution.’

— Propriétaire d’une crèche privée

‘La gestion de la paie et des facturations était toujours un casse-tête pour nous. Avec le logiciel SAINet DayCare et l’accompagnement de SAI DayCare Services, nous bénéficions d’un suivi rigoureux et automatisé qui nous permet de nous concentrer sur notre mission première : le bien-être des enfants.’

— Responsable financier d’une crèche subventionnée

Ces témoignages démontrent que l’adoption de SAI DayCare Services ne se limite pas à une simple externalisation administrative. Il s’agit d’un véritable partenariat stratégique qui vous aide à gagner en efficacité, en sérénité et en qualité de service.

Pourquoi Adopter SAI DayCare Services Dès Aujourd’hui ?

En résumé, SAI DayCare Services est bien plus qu’un simple service de délégation administrative et financière. C’est une solution intégrée qui vous permet de :

• Optimiser vos processus de gestion grâce à des outils automatisés et des méthodes éprouvées.
• Garantir une conformité totale avec les obligations légales en matière de facturation, paie et comptabilité.
• Libérer du temps pour vous concentrer sur l’essentiel : la gestion pédagogique, l’accompagnement des équipes et la relation avec les parents.
• Bénéficiez d’un accompagnement personnalisé avec des séances régulières de formation et de coordination. Vous assurez ainsi une transition fluide et une utilisation optimale du logiciel SAINet DayCare.
• Sécuriser vos données grâce à un hébergement local en Suisse et à des processus de maintenance rigoureux.

Modernisez dès maintenant la gestion de votre institution d’accueil de la petite enfance. Profitez de l’expertise d’un partenaire reconnu. Il est temps d’agir.

Passez à l’Étape Supérieure avec SAI DayCare Services.

Vous souhaitez moderniser la gestion de votre institution d’accueil de la petite enfance ? Faites appel à un partenaire reconnu et bénéficiez d’une expertise éprouvée. Le moment d’agir, c’est maintenant.

Ne laissez pas les tâches administratives freiner le développement de vos activités pédagogiques et relationnelles. En optant pour SAI DayCare Services, vous faites le choix de la simplicité, de l’efficacité et de la tranquillité d’esprit.

Contactez-Nous pour une Démonstration Personnalisée.

Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment SAI DayCare Services peut transformer votre gestion. Profitez d’une démonstration personnalisée du logiciel SAINet DayCare. Nos experts vous conseillent pour adapter nos solutions à vos besoins spécifiques.

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Résumé de la proposition de valeur.

• SAI DayCare Services s’adresse aux structures de petite enfance accueillant entre 14 et 66 enfants. L’objectif : vous libérer des contraintes administratives pour vous concentrer sur le pédagogique, les ressources humaines et la relation aux familles.
• Quatre prestations de services sont proposées. Facturation, gestion des débiteurs, paie, comptabilité et gestion des assurances.
• Le logiciel SAINet DayCare intègre des modules complets pour couvrir l’ensemble de vos besoins. Il gère tout, du suivi des inscriptions aux documents comptables et administratifs.
• Un accompagnement personnalisé assure une intégration fluide et une adaptation continue aux besoins spécifiques de chaque institution.
• La sécurité des données et un hébergement en Suisse garantissent la confidentialité et la conformité aux normes les plus strictes.

En adoptant SAI DayCare Services, vous profitez d’une solution sur-mesure, performante et sécurisée.
Vous êtes accompagnés par des experts à chaque étape.
Résultat : une gestion optimisée et une qualité de service renforcée pour les enfants et leurs familles.

Faites le Choix de l’Excellence.

Ne laissez pas les défis administratifs freiner l’épanouissement de votre établissement. Avec SAI DayCare Services, rejoignez les nombreux professionnels de la petite enfance qui ont choisi l’excellence et l’efficacité. Investissez dans une gestion moderne et performante. Offrez à votre équipe les bons outils pour se concentrer sur l’essentiel : le bien-être des enfants et l’accompagnement des familles.

Pour toute information complémentaire ou pour programmer une rencontre avec nos experts, n’hésitez pas à nous contacter. Votre institution mérite le meilleur. Avec SAI DayCare Services, vous bénéficiez d’un partenaire à la hauteur de vos ambitions.