Le planning des enfants au sein des crèches et garderies

Cet article sur ‘Comment disposer de la vue planning des enfants et comment la coupler à d’autres vues ?’ est également disponible en pdf.

Dans l’arsenal des documents du quotidien, le planning des enfants est certainement dans les 3 premiers documents exploités le plus intensivement. Dans SAINet, on a la possibilité de sortir cette vue à travers la tâche CRMEV. Cette vue est également utilisée de manière conjointe à d’autres vues qui seront évoquées dans ce document. Cet article évoquera comment tirer des informations de ces vues. Un exemple lié au Covid sera également détaillé.

Cette tâche donne accès à plusieurs vues. D’un côté, il est possible de sortir les dernières activités des enfants, issues du journal de saisie. Plus globalement, ce sont toutes les déclarations réalisées par le personnel encadrant via l’utilisation de la tablette au sein des groupes. D’un autre côté, des vues liées à la planification sont accessibles, comme la vue liée au planning des enfants que nous allons vous présenter.

A la base, la philosophie de la plateforme SAINet est de faire une large place au temps réel. En fonction du document, à peine sorti, il peut aussitôt être obsolète. La vie d’une institution est faite d’exceptions, de changements liés à des absences, des maladies, que ce soit du côté d’un enfant ou d’un employé.  Cependant, il nous est apparu judicieux de proposer tout de même une vue liée au planning des enfants. Pour cette raison, nous avons fait en sorte qu’elle puisse représenter la somme journalière et par créneau des contrats prévus (théorique) et des présences réelles (basées sur le planning). Pour ces dernières, les suppléments, les absences et les vacances sont également disponibles.

Sur le dashboard, qui permet de lancer des tâches, il est possible d’accéder directement au CRMEV à travers la tuile ‘Vue activités’.

Une fois dans la vue, il y a plein de possibilités de sortir des informations liées au comportement des enfants au niveau du journal, du badgeage et de la planification. C’est la dernière vue qui nous intéresse dans ce blog, ‘P Planning des enfants’. Le système permet de choisir le groupe (nurserie, trotteur, grand, UAPE1, UAPE2, etc.) et la période. Le tableau peut s’afficher avec ou sans couleurs selon les besoins. Enfin, il s’agit de choisir si l’on veut afficher les totaux de présence liés au contrat, au planning réel ou les deux.

Le tableau révèle l’agrégation de l’ensemble des informations disponibles, entrées par l’administration et le personnel encadrant. Le total des contrats théoriques (total contrat) et réels (total planning) sont affichés de manière détaillée, par créneaux en fonction de la structure. Dans le cas de cette vue spécifique, les deux types de totaux sont présents. Aussi, chaque enfant dispose de deux lignes d’informations. La première ligne, reliée au contrat théorique, indique des chiffres ‘1’. Cela exprime le fait que l’enfant prend une place dans le groupe. La deuxième ligne, reliée au planning réel, affiche plusieurs lettres qui sont liés aux événements introduits à travers les tablettes ou par l’administration : ‘P’ pour présent qui a valeur de ‘1’, ‘A’ pour absent et ‘V’ pour vacances qui ont valeur de ‘zéro’.

Les résultats des lignes ‘2’ et ‘3’ permettent de se faire une idée du taux de remplissage et de prendre des décisions en fonction de ce constat. Déplacement d’une ressource d’un groupe à l’autre. Relance de parents en liste d’attente. Proposition marketing pour remplir un jour, etc.

Statistiquement, le tableau donne aussi des informations sur le total des jours cumulés des présences des enfants. Il donne aussi une information montrant le delta entre les jours prévus et les jours planifiés réellement en détaillant les jours d’absences et de vacances.

Le planning des enfants est utilisé de manière transversale dans une structure d’accueil de jour.

Le personnel encadrant en dispose au sein des groupes, ce qui permet d’avoir une vision d’ensemble sur un ou deux semaines. C’est un excellent complément à la vision journalière, issue de la tablette. Cela permet de répondre à des besoins de parents, comme par exemple lorsque ces derniers demandes des suppléments.

La direction va également utiliser cet output à différentes échelles sur le court, moyen et long terme, comme outil d’aide à la décision. En effet, l’historisation des données de contrat permet de prévoir des signatures futures et de faire des analyses d’occupation plusieurs mois et années à l’avance. Cela offre la possibilité d’anticiper les besoins en personnel, de réaliser les budgets annuels, de sortir des statistiques pour des rapports annuels ou les organes de contrôle.

Prenons le cas d’une structure d’accueil de jour qui souhaite faire des comparatifs d’une année à l’autre. Avec SAINet, il est aisé de réaliser des sorties vers les outils standards de bureautique comme la suite Office ou Open Office. Une fois fait, cela permet de réaliser des graphiques grâce à la vue des plannings des enfants. A noter qu’un outil de BI intégré à SAINet est également à disposition.  Dans le graphique ci-dessous, on découvre un comparatif sur le taux d’occupation du mois de septembre 2019 vs. 2020.

D’autres outputs comme les décomptes équivalent plein temps (voir encadré) et la liste d’attente dynamique viennent en complément de la vue planning des enfants.

Si la direction souhaite décompter les équivalents plein temps, cette tâche calcule la moyenne du remplissage vis-à-vis du groupe. Le paramétrage de la vue nécessite de choisir : un ou plusieurs groupes, un ou plusieurs créneaux, le type de vue (output), soit par mois et année ou alors par jour et enfin la période à analyser. Il est aussi possible de sélectionner les suppléments pour avoir une vision totale du taux de remplissage.

Les dirigeants peuvent également sortir encore une fois des analyses issues de cette vue. Par exemple, le COVID a été un moment hors norme et a déstabilisé l’accueil de jour. La direction de la garderie privée ‘Cup Cake’ pourrait s’intéresser à l’impact qu’a eu la pandémie sur le remplissage générale entre 2019 et 2020 et ses conséquences.

Si on analyse le graphique, voici ce qui en ressort.

• En 2019, la fréquentation de la structure ‘Cup Cake’ est en légère augmentation sur le nombre de place (environ 9.5 à5).
• En 2020, les résultats de la bonne gestion, la promotion et l’optimisation permet d’avoir un mois de janvier et ensuite février en plein boom de remplissage sur le groupe des grands (11.53 à16) en frôlant les 100% de remplissage.
• Le covid19 qui oblige les structures à fermer le 18 mars met à mal l’établissement.
• A la sortie du covid19, fin avril, début mai, on remarque un retour au rythme de fréquentations 2019. Malgré un léger sursaut en juin, les mois de mars, avril, mai, juin et juillet aurait dû être identiques à février 2020.
• La pandémie a engagé des ruptures de contrat pour diverses raisons, comme la recrue d’essence du chômage, la mise en place de nouvelles habitudes et un siphonnage de places par les structures publiques, soit subventionnées. Le résultat se ressent sur la courbe.
• Alors que l’année 2020 aurait dû être excellente, la fin de l’année 2020 s’annonce moins bonne que 2019.

Conclusion : la structure Cup Cake décide de réinvestir dans la promotion, développer de nouvelles propositions de valeur, pour remonter les chiffres et repartir début 2021 comme début 2020 sur une utilisation florissante des places.

Elle vient également compléter l’utilisation du planning des enfants pour avoir en parallèle les nouvelles demandes et l’occupation contractuelle actuelle. Cela offre des possibilités pour mieux remplir la structure, l’optimiser et être plus à l’écoute des parents et de leurs besoins, avec des propositions claires et précises.