Solution Notaires : une gestion globale des dossiers, des temps, de la comptabilité et des documents

La solution Etude de Notaire permet de gérer tous les aspects du travail administratif d’une étude. De la déclaration d’une affaire et de ses acteurs, en passant par les actes, les paiements de provisions, la facture finale et son règlement : toutes les étapes sont prises en compte.

Une typologie complète permet de gérer les cas courants : société, immobilier, famille, succession, divers. Elle influence le contenu des dossiers, la nature des actes proposés, et le suivi comptable.

Par le concept collaboratif de SAINet, le secrétariat, les clercs, les notaires, et d’éventuels partenaires utilisent tous une base commune d’informations et d’adresses. Par les accès Web, chacun peut prendre directement connaissance des informations le concernant : statut des opérations en cours, historique de l’affaire à suivre, statuts des intervenants, soldes ouverts. Les dossiers sont accessibles et confidentiels : seuls les référents d’une affaire peuvent la consulter.

La comptabilité financière et tiers est intégrée au processus : décompte par affaire, suivi des provisions, des factures, des paiements de provisions et de soldes, de rappels, comptabilité financière intégrée.  Le traitement des émoluments et honoraires, de versements, de frais de registres, de droits d’enregistrement, de droits de timbres, frais divers sont traités nativement dans la solution.

La solution permet le pilotage de l’étude : les outils d’analyse intégrés permettent de produire des statistiques, des totaux et des graphiques sur demande. La liste des gains provisionnels par notaire et départements, la liste des règlements en attente par exemple.

La base de connaissance permet de formaliser les bonnes pratiques de l’étude. Les procédures internes, la gestion des cas particuliers, les règlements, les documents officiels sont directement connectés dans la solution.

Base d’adresses centralisée pour l’étude

Toutes les adresses sont déclarées une seule fois, et sont reprise en connexion dans toutes les bases : affaires, collaborateurs, partenaires, fournisseurs, contacts. Les acheteurs, vendeurs,
hoiries, fondateurs de sociétés, intermédiaires, clients et, fournisseurs réguliers sont référencés. Base disponible pour E-mailing, listings internes des numéros de téléphone, contacts courants, historique des contacts.

Collaborateurs / gestionnaires / partenaires

Les collaborateurs et partenaires font partie intégrante du système. Les notaires, les clercs, les secrétaires, les coursiers, les téléphonistes  et partenaires voient les dossiers des affaires selon leurs droits et accréditations. Leurs prestations sont valorisées et peuvent être portées sur les comptes des affaires : conseils, actes divers, rédactions sont facturables. Les collaborateurs ont des accès limités aux dossiers, selon des droits déterminés par leur métier, leur hiérarchie et leur secteur d’activité. Ils peuvent ainsi voir rapidement les affaires qui les concernent : derniers dossiers traités, urgences, plannings et rendez-vous.

L’affaire : contractants, typologie de l’acte

Le dossier de l’opération est l’endroit unique dans l’étude à consulter pour tout savoir sur une opération et ses contractants. Chaque opération constitue un dossier. Tous les collaborateurs concernés y ont accès. Les données les plus fréquemment stockées : coordonnées des correspondants, cédules, informations sur les valeurs, factures, actes, commentaires des collaborateurs, échéances. Les dossiers sont divisés en 5 départements principaux : société, immobilier, famille, succession, divers.

Les documents de l’affaire : actes, pièces, courriers

Les documents produits (actes et contrats, courriers, e-mails), les documents entrants (actes de naissances, carte d’identité, livret de famille, pièces associées, cédules, e-mails) sont attachés au dossier. Les documents émis (courriers, actes, confirmations) sont aussi reliés au dossier. Une indexation systématique du contenu des documents permet de retrouver des documents ou des dossiers, à partir de phrases clés.

Histoire de l’affaire : un suivi et un échéancier

Le travail courant, incluant les collaborateurs, est consignée au quotidien : ouverture du dossier, contacts, courriers, entretiens et communications en lien avec l’affaire, téléphones, mails, séances de signatures. Ce journal est la partie vivante du dossier, enrichi par un travail collaboratif. L’aspect financier est impacté : temps passés en interne, déplacement, frais, refacturation. Le journal est aussi protégé par un système d’accès selon les métiers et services.

Calcul des émoluments et frais, provisions, facture

Selon la typologie de l’acte, les montants des factures sont calculés. Des règles de calcul dynamiques permettent de détailler les émoluments, les frais de registres, droits d’enregistrement, timbres, frais divers, honoraires. Ils donnent lieu à une demande de provisions, une facture, un avis.

Facturation, comptabilité, suivi des paiements

La solution intègre une comptabilité financière, par débiteurs et fournisseurs. Toutes les opérations permettent une édition de factures avec BVR, des encaissements de paiements automatiques, un suivi des postes ouverts avec rappels et sommations. Les paiements aux fournisseurs sont automatisés, et payés par DTA.

Comptabilités intégrées

-Financière

-Facturation du dossier

-Par affaire

-Débiteurs

-Fournisseurs

-Multi-monnaies et différences de change

-Salariale Swissdec

Comptabilité salariales

SAINet est normé Swissdec. La solution permet de payer les collaborateurs selon leur activité, avec les bonus, paiements anticipés particuliers à l’étude. Les décomptes officiels sont produits en standard, selon les standards en vigueur.

 Gestion du coffre et des dépôts

Les opérations d’entrées et de sortie dans le coffre sont référencées et historisées.

Décomptes et analyses, tableaux de bord

Les outils d’analyse et les listes paramétrables permettent de produire des statistiques, sous forme de totaux et de graphiques tels que la liste des gains provisionnels par notaire et départements, règlements en attente. Toutes les données des dossiers permettent une exploitation analytique. Les extractions dans la bureautique (Word, Excel) permettent de réutiliser tous les données sous d’autres formes.

Base de connaissances et procédures

La base de connaissance est accessible par tous les collaborateurs  de l’étude. Cette base est visible en situation. Elle permet une recherche immédiate selon le cas rencontré : avis de droits, procédures internes, liens sur Internet. La base de connaissance contient la culture de l’entreprise, et permet aussi la connexion avec le monde extérieur.

Connexion avec Outlook

L’activité au quotidien, les échéances peuvent être interfacées avec Outlook : pour les collaborateurs, les ressources, les clients.

Connexion avec une centrale téléphonique

L’interface Link incluse dans le système permet de piloter une  centrale depuis les postes de travail, et de router les appels entrants sur le poste du collaborateur le plus qualifié.

Mobilité : tablettes, PC Web,  smartphone

L’application, par l’interface Web, est disponible pour le personnel en déplacement. Elle permet de voir le dossier et les acteurs d’une affaire, l’histoire du dossier, les factures  et les paiements.

Captures d'écran de la solution